Jak rozwiązać problem z pocztą elektroniczną w programie Power Automate w programie Excel

Badanie problemu z funkcjonalnością poczty e-mail w Power Automate

Power Automate, narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia automatyzacji przepływu pracy, napotyka specyficzny problem podczas integracji z OneDrive. W szczególności podczas próby wysłania pliku Excel jako załącznika do wiadomości e-mail plik zawiera tylko jeden wiersz danych. Problem ten pojawia się pomimo tego, że plik Excel w OneDrive zawiera wiele pól, co sugeruje rozbieżność w sposobie przetwarzania lub dołączania danych podczas operacji wysyłania wiadomości e-mail.

Ten problem wynika z serii działań, podczas których generowany jest raport za pośrednictwem aplikacji Canvas, który uruchamia przepływ. Przepływ wypełnia szablon programu Excel danymi pobranymi z Dataverse na podstawie filtrów zastosowanych w aplikacji Canvas. Wydaje się, że sedno problemu wiąże się z interakcją pomiędzy pobieraniem danych, wypełnianiem pliku Excel oraz mechaniką dołączania i wysyłania pliku pocztą elektroniczną.

Komenda	Opis
Connect-SPOService	Łączy się z usługą SharePoint Online w celu zarządzania zbiorami witryn, umożliwiając operacje na plikach przechowywanych w OneDrive.
Get-SPOFile	Pobiera określony plik z usługi SharePoint Online, używany tutaj w celu zapewnienia pobrania najnowszej wersji pliku Excel.
Start-Sleep	Opóźnia wykonanie skryptu PowerShell o określony czas, używany tutaj w celu zapewnienia zakończenia operacji na plikach.
Send-MailMessage	Wysyła wiadomość e-mail z załącznikami przy użyciu protokołu SMTP, niezbędnego do wysłania pliku Excel pocztą elektroniczną w skrypcie.
acquire_token_by_username_password	Uwierzytelnia i pobiera token dostępu do API Microsoft Graph przy użyciu nazwy użytkownika i hasła, niezbędnych do operacji wymagających dostępu do danych OneDrive.
load_workbook	Ładuje skoroszyt programu Excel z pliku, umożliwiając manipulowanie jego zawartością przy użyciu biblioteki openpyxl w języku Python.
os.BytesIO	Tworzy strumień bajtów z danych binarnych, używany tutaj do obsługi danych pliku Excel pobranych z OneDrive w celu modyfikacji.

Wyjaśnienie funkcjonalności skryptu

Dostarczone skrypty PowerShell i Python służą do rozwiązania problemu niekompletnych plików Excel wysyłanych pocztą e-mail w Power Automate. The I polecenia w PowerShell zapewniają dostęp do najnowszej wersji pliku Excel bezpośrednio z OneDrive. Jest to istotne, aby uniknąć wysyłania nieaktualnych lub niekompletnych plików. The polecenie służy do opóźnienia wykonania skryptu, zapewniając zakończenie wszystkich operacji na plikach przed dołączeniem pliku do wiadomości e-mail. Ten krok pomaga złagodzić problem wysyłania pliku, zanim będzie on w pełni gotowy.

W skrypcie Pythona plik Funkcja z biblioteki MSAL uwierzytelnia użytkownika i pobiera token dostępu, który jest niezbędny do uzyskania dostępu do OneDrive poprzez API Microsoft Graph. The funkcja z openpyxl ładuje plik Excel w celu manipulacji danymi. Warto zauważyć, że użycie ma kluczowe znaczenie dla obsługi danych binarnych otrzymanych z OneDrive, umożliwiając skryptowi skuteczny odczyt i zapis w pliku Excel. Wszystkie te operacje łącznie zapewniają, że zaktualizowany plik ze wszystkimi niezbędnymi danymi zostanie ponownie zapisany w OneDrive i poprawnie dołączony do wiadomości e-mail.

$user = "user@example.com"
$password = ConvertTo-SecureString "YourPassword" -AsPlainText -Force
$cred = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -ArgumentList $user, $password
Connect-SPOService -Url https://example-admin.sharepoint.com -Credential $cred
$file = Get-SPOFile -Path "/Documents/example.xlsx" -AsFile
Start-Sleep -Seconds 10 # Ensure file is fully synced
$attachment = @{    Path = $file.FullName;    FileName = "example.xlsx"}
Send-MailMessage -From "sender@example.com" -To "receiver@example.com" -Subject "Generated Excel File" -Body "Here is the generated Excel file." -Attachments $attachment.Path -SmtpServer "smtp.example.com" -Credential $cred
Disconnect-SPOService

import os
import openpyxl
from openpyxl import load_workbook
from msal import PublicClientApplication
import requests
app = PublicClientApplication(client_id='your_client_id', authority='https://login.microsoftonline.com/your_tenant')
token_response = app.acquire_token_by_username_password(username='your_username', password='your_password', scopes=['Files.ReadWrite.All'])
access_token = token_response['access_token']
headers = {'Authorization': 'Bearer ' + access_token}
response = requests.get("https://graph.microsoft.com/v1.0/me/drive/root:/Documents/example.xlsx:", headers=headers)
wb = load_workbook(filename=os.BytesIO(response.content))
ws = wb.active
ws.append(['New', 'Data', 'Row'])
wb.save("updated_example.xlsx")
response = requests.put("https://graph.microsoft.com/v1.0/me/drive/root:/Documents/updated_example.xlsx:/content", headers=headers, data=open('updated_example.xlsx', 'rb'))

Zaawansowany wgląd w automatyzację plików Excel w Power Automate

Podczas automatyzowania procesów za pomocą usługi Power Automate, szczególnie w przypadku plików Excel, kluczowe znaczenie ma zrozumienie podstawowych mechanizmów obsługi plików. Oznacza to nie tylko tworzenie lub aktualizowanie plików Excel, ale także zapewnienie ich pełnej synchronizacji z OneDrive przed wykonaniem jakichkolwiek operacji, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail. Problem często pojawia się, gdy synchronizacja plików z OneDrive nie została ukończona przed wysłaniem wiadomości e-mail. Może to prowadzić do scenariuszy, w których do odbiorców wysyłany jest jedynie częściowy zbiór danych, co obserwujemy w przypadku przedmiotowych niekompletnych plików Excel.

Kolejnym krytycznym aspektem jest obsługa plików Excel w kontekście Power Automate. Użytkownicy muszą upewnić się, że wszystkie dane przeznaczone dla pliku zostały przetworzone i że operacje zapisu pliku zostały zakończone. Co więcej, potwierdzenie ostatecznego rozmiaru pliku i integralności danych przed wysłaniem go jako załącznika może znacznie ograniczyć błędy. Te kroki są niezbędne do utrzymania wierności danych w zautomatyzowanych przepływach pracy i zapewnienia, że ​​odbiorcy otrzymają kompletne i dokładne pliki.

1. Dlaczego usługa Power Automate wysyła niekompletny plik Excel?
2. Zwykle dzieje się tak, gdy plik nie jest w pełni aktualizowany lub synchronizowany w OneDrive przed wysłaniem wiadomości e-mail.
3. Jak zapewnić kompletność danych w plikach Excel wysyłanych przez usługę Power Automate?
4. Przed wysłaniem pliku jako załącznika do wiadomości e-mail upewnij się, że wszystkie procesy przetwarzania danych i operacje aktualizacji plików zostały zakończone.
5. Czy mogę wyzwolić przepływ w Power Automate na podstawie aktualizacji plików Excel?
6. Tak, możesz skonfigurować wyzwalacze, które będą aktywowane, gdy plik zostanie zmodyfikowany w OneDrive lub SharePoint.
7. Co powinienem zrobić, jeśli mój plik Excel nadal wysyła niekompletne dane?
8. Sprawdź stan synchronizacji plików w OneDrive i rozważ dodanie mechanizmu opóźnienia lub sprawdzenia przed wysłaniem pliku.
9. Czy istnieją ograniczenia dotyczące rozmiaru plików programu Excel obsługiwanych przez usługę Power Automate?
10. Chociaż usługa Power Automate może obsługiwać duże pliki, bardzo duże zestawy danych lub pliki mogą mieć wpływ na wydajność.

Zrozumienie i rozwiązywanie problemów z automatycznymi transmisjami plików Excel w Power Automate wymaga zapewnienia pełnej synchronizacji między aktualizacjami plików a wysyłaniem wiadomości e-mail. Należy koniecznie sprawdzić, czy w momencie wysyłania wszystkie dane przeznaczone do transmisji są dokładnie odzwierciedlone w pliku. Wdrażanie środków, takich jak skrypty opóźniające lub kontrole sprawdzające przed wysłaniem wiadomości e-mail, może pomóc zapobiec problemowi wysyłania niekompletnych danych. Te kroki mają kluczowe znaczenie dla skutecznego wykorzystania usługi Power Automate w procesach biznesowych, zapewniając, że automatyzacja usprawnia, a nie komplikuje przepływ pracy.