Videresending av e-post i Apps Script med filvalidering

E-postautomatisering med Apps Script

Automatisering av videresending av e-post i Google Apps Script kan effektivisere kommunikasjons- og dataoverføringsprosesser betraktelig. Dette er spesielt gunstig når du arbeider med spesifikke etiketter i Gmail, der e-poster må videresendes til eksterne applikasjoner uten manuell inngripen. Et vanlig problem oppstår med uønskede innebygde bilder, som signaturer og overskrifter, som er inkludert i disse videresendingene.

Dette problemet roter ikke bare de videresendte meldingene, men utgjør også en utfordring når kravet er å bare videresende vedlegg som PDF-filer. I slike scenarier blir det viktig å endre skriptet for å selektivt videresende vedlegg samtidig som konteksten til e-posttråden opprettholdes. Den følgende artikkelen vil utforske en løsning for å sikre at bare de nødvendige filene videresendes, noe som forbedrer automatiseringens effektivitet.

Kommando	Beskrivelse
GmailApp.getUserLabelByName()	Henter en etikett fra brukerens Gmail-konto etter navn, slik at skript kan fungere med e-poster kategorisert under spesifikke etiketter.
getThreads()	Returnerer en rekke trådobjekter innenfor en etikett, som brukes til å behandle hver e-postsamtale under en Gmail-etikett.
getMessages()	Henter alle e-postmeldingene i en enkelt tråd, og gir detaljert tilgang til hver e-posts innhold og metadata.
getAttachments()	Trekker ut alle vedlegg fra en e-postmelding, som deretter kan filtreres for kun å videresende ønskede filtyper.
GmailApp.sendEmail()	Sender en e-post fra brukerens Gmail-konto. Den støtter avanserte alternativer som vedlegg, CC, BCC og HTML-innhold.
filter()	Brukes til å bruke en test på hvert element i en matrise. I denne sammenhengen filtrerer den vedlegg for å finne bare de med PDF-innholdstypen.

Forbedre videresending av e-post med Google Apps Script

De medfølgende Google Apps Script-eksemplene er utformet for å møte det spesifikke behovet for å filtrere og videresende e-poster som oppfyller bestemte kriterier, i dette tilfellet kun videresending av PDF-vedlegg og ekskludering av innebygde bilder som signaturer eller overskrifter. Den første delen av skriptet initialiseres ved å hente alle e-posttråder knyttet til en forhåndsdefinert Gmail-etikett. Dette gjøres ved å bruke kommandoen `GmailApp.getUserLabelByName()`, som henter etikettobjektet slik at skriptet kan operere på alle tilknyttede e-posttråder. Deretter itererer den over disse trådene for å få tilgang til individuelle meldinger.

Hver melding inspiseres for å identifisere og filtrere vedlegg ved å bruke `getAttachments()`-metoden kombinert med en filterfunksjon som sjekker MIME-typen, og sikrer at kun PDF-filer er inkludert. Funksjonen `GmailApp.sendEmail()` brukes deretter til å videresende disse filtrerte vedleggene. Denne funksjonen er avgjørende siden den gjør det mulig å sende e-poster programmatisk mens du legger ved filer og spesifiserer avanserte parametere som HTML-innhold og tråd-ID for å opprettholde kontinuiteten til e-posttråden. Dette sikrer at de videresendte e-postene forblir en del av den pågående samtalen, og oppfyller brukerens krav om å holde e-postene trådet og kun fokusert på relevante vedlegg.

function filterAndForwardEmails() {
  var label = GmailApp.getUserLabelByName("ToBeForwarded");
  var threads = label.getThreads();
  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    var messages = threads[i].getMessages();
    var lastMessage = messages[messages.length - 1];
    var attachments = lastMessage.getAttachments();
    var filteredAttachments = attachments.filter(function(attachment) {
      return attachment.getContentType() === 'application/pdf';
    });
    if (filteredAttachments.length > 0) {
      forwardMessage(lastMessage, filteredAttachments);
    }
  }
}
function forwardMessage(message, attachments) {
  GmailApp.sendEmail(message.getTo(), message.getSubject(), "", {
    attachments: attachments,
    htmlBody: "<br> Message sent to external app <br>",
    inlineImages: {},
    threadId: message.getThread().getId()
  });
}

function setupEmailForwarding() {
  var targetLabel = "ExternalForward";
  var threadsToForward = GmailApp.getUserLabelByName(targetLabel).getThreads();
  threadsToForward.forEach(function(thread) {
    var message = thread.getMessages().pop(); // get the last message
    var pdfAttachments = message.getAttachments().filter(function(file) {
      return file.getContentType() === 'application/pdf';
    });
    if (pdfAttachments.length) {
      sendFilteredEmail(message, pdfAttachments);
    }
  });
}
function sendFilteredEmail(originalMessage, attachments) {
  GmailApp.sendEmail(originalMessage.getTo(), "FWD: " + originalMessage.getSubject(),
    "Forwarded message attached.", {
      attachments: attachments,
      htmlBody: originalMessage.getBody() + "<br> Forwarded with selected attachments only.<br>",
      threadId: originalMessage.getThread().getId()
  });
}

Avanserte teknikker for e-posthåndtering i Apps Script

Når du arbeider med automatisk videresending av e-post i Google Apps Script, kan det være avgjørende å forstå den bredere konteksten for e-postadministrasjon. Et viktig aspekt er differensieringen mellom MIME-typer, som hjelper til med å filtrere spesifikke filtyper, for eksempel PDF-er, fra innebygde bilder. Denne forskjellen er nøkkelen til skripting av effektive filtre som ekskluderer ikke-essensielle vedlegg. En annen avansert teknikk innebærer å manipulere e-posttråder for å holde kommunikasjonen sammenhengende og koblet, noe som er avgjørende for å opprettholde organiserte e-postspor i forretningsmiljøer.

Videre gir bruk av Google Apps Script for e-postautomatisering mulighet for tilpasset atferd som går utover enkel videresending. Skript kan for eksempel utformes for å automatisk svare på e-poster, generere sammendragsrapporter av vedlegg, eller til og med organisere e-poster i forskjellige etiketter basert på innholdet eller vedleggstypen. Slike funksjoner gjør Google Apps Script til et kraftig verktøy for å forbedre produktiviteten og arbeidsflyteffektiviteten ved håndtering av e-post.

1. Hvordan begynner jeg å bruke Google Apps Script for e-postautomatisering?
2. Du kan starte med å få tilgang til Apps Script-miljøet gjennom Google Disk, lage et nytt skript og bruke GmailApp-tjenesten til å programmere e-postinteraksjoner.
3. Hva er MIME-type og hvorfor er det viktig?
4. MIME-type, eller Media Type, er en standard som angir arten og formatet til et dokument, en fil eller et utvalg av byte. Det er avgjørende for e-postbehandlingen å sikre korrekt håndtering av ulike filtyper.
5. Kan jeg filtrere e-poster etter vedleggstype i Apps Script?
6. Ja, du kan bruke getAttachments()-metoden sammen med filtre for å sjekke MIME-typen til hvert vedlegg og behandle dem deretter.
7. Hvordan holder jeg videresendte e-poster i samme tråd?
8. Bruk threadId-alternativet i GmailApp.sendEmail() for å spesifisere den opprinnelige e-posttråden, og hold den videresendte meldingen i samme samtale.
9. Kan Apps Script håndtere flere vedlegg forskjellig basert på type?
10. Ja, du kan designe skriptet for å skille vedlegg etter deres MIME-typer og håndtere hver type forskjellig, for eksempel å videresende bare PDF-er og ignorere andre.

Ved å bruke Google Apps Script kan brukere automatisere komplekse e-posthåndteringsoppgaver, spesifikt skreddersy videresendingsprosessen til å inkludere bare viktige vedlegg, for eksempel PDF-filer. Denne målrettede tilnærmingen effektiviserer ikke bare kommunikasjonen innenfor og utenfor organisasjoner, men reduserer også den manuelle innsatsen som er involvert i e-postbehandling betydelig. Dessuten forbedrer evnen til å opprettholde samtaletråder intakt den kontekstuelle forståelsen av videresendte meldinger, noe som er avgjørende for å opprettholde kontinuitet i profesjonell kommunikasjon.