Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನಿಗ್ರಹಿಸುವುದು ಹೇಗೆ

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಇಮೇಲ್ ನಿಗ್ರಹವನ್ನು ಅರ್ಥಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುವುದು

PDF ಫೈಲ್‌ಗಳ ಹಂಚಿಕೆಯನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಬಳಸುವಾಗ, ಡೆವಲಪರ್‌ಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಎದುರಿಸುತ್ತಾರೆ: ಅನಗತ್ಯ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳು. ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಪ್ರಚೋದಿಸುವ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಫೈಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಸಂಪಾದಕರನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾದ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಳಿಂದ ಈ ಸಮಸ್ಯೆ ಉದ್ಭವಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳು ಹಂಚಿಕೆದಾರ ಮತ್ತು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಕೆಲಸದ ಹರಿವನ್ನು ಅಡ್ಡಿಪಡಿಸಬಹುದು, ಇದು ಅನಗತ್ಯ ಸಂವಹನದ ಉಕ್ಕಿ ಹರಿಯಲು ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ.

ಈ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಭಾಯಿಸಲು, ಈ ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನಿಗ್ರಹಿಸಲು ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಮಾರ್ಪಡಿಸುವುದು ಅತ್ಯಗತ್ಯ. ಕೋಡ್‌ಗೆ ಸಣ್ಣ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ, ಡೆವಲಪರ್‌ಗಳು ಸಂವಹನ ಹರಿವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಬಹುದು, ಸಂಬಂಧಿತ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ಇದು ಬಳಕೆದಾರರ ಅನುಭವವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದಲ್ಲದೆ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹಂಚಿಕೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಸಹ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.

ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟೆಡ್ ಫೈಲ್ ಹಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನಿಗ್ರಹಿಸುವುದು

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ PDF ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾದ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಳನ್ನು ಡೀಫಾಲ್ಟ್ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಟ್ರಿಗರ್ ಮಾಡದೆಯೇ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಸಂಪಾದನೆ ಅನುಮತಿಗಳನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸಲು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಕಾರ್ಯವು ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಿಗೆ ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ, ಅಲ್ಲಿ ಅಧಿಸೂಚನೆ ಇಮೇಲ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ ಬಳಕೆದಾರರನ್ನು ಸ್ಫೋಟಿಸದೆ ಸಂಪಾದನೆಗಳಿಗಾಗಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಮೌನವಾಗಿ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಬಳಕೆದಾರರ ಡ್ರೈವ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳಿಗೆ ಹೊಂದಿಕೆಯಾಗುವ ಎಲ್ಲಾ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಹಿಂಪಡೆಯುವ ಮೂಲಕ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಕಾರ್ಯವು ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಅದು 'ವರದಿಗಳು' ಎಂಬ ಹೆಸರಿನ ಒಂದನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯುವವರೆಗೆ ಪ್ರತಿ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತದೆ.

ಸರಿಯಾದ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ಕಂಡುಕೊಂಡ ನಂತರ, ಈ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗೆ ಈಗಾಗಲೇ ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಪ್ರತಿ ಸಂಪಾದಕರ ಮೇಲೆ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಪುನರಾವರ್ತನೆಯಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿ ಸಂಪಾದಕರಿಗೆ, ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಪ್ರತಿ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಯ PDF ಫೈಲ್ ಮೂಲಕ ಹೋಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನಿಗ್ರಹಿಸುವ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ವಿಧಾನವನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡು ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ಆ ಫೈಲ್‌ಗಳಿಗೆ ಸಂಪಾದನೆ ಅನುಮತಿಗಳನ್ನು ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಉದ್ದೇಶಿತ ಅನುಮತಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ಪ್ರತಿ ಬಾರಿ ಹೊಸ ಸಂಪಾದಕವನ್ನು ಸೇರಿಸಿದಾಗ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಡೀಫಾಲ್ಟ್ ನಡವಳಿಕೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುತ್ತದೆ, ಹೀಗಾಗಿ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ದಕ್ಷತೆ ಮತ್ತು ವಿವೇಚನೆಯನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.

PDF ಹಂಚಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಮಾರ್ಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವುದು

function setPDFAuth(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          pdfFile.addEditor(editor, {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಸರ್ವರ್-ಸೈಡ್ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆ ನಿಗ್ರಹ

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಾಗಿ ಬ್ಯಾಕೆಂಡ್ JavaScript

function setPDFAuthBackend(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          Drive.Permissions.insert({ 
            'role': 'writer',
            'type': 'user',
            'value': editor
          }, pdfFile.getId(), {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

ಸೈಲೆಂಟ್ PDF ಹಂಚಿಕೆಯೊಂದಿಗೆ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವುದು

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಮೂಲಕ ಮೌನವಾದ PDF ಹಂಚಿಕೆಯನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವುದರಿಂದ ನಿರಂತರ ಅಧಿಸೂಚನೆ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಗೊಂದಲವಿಲ್ಲದೆಯೇ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಸಂಪಾದಿಸಲು ಅನುಮತಿಸುವ ಮೂಲಕ ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಗಮನಾರ್ಹವಾಗಿ ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವಹಿವಾಟು ಹೆಚ್ಚಿರುವ ಪರಿಸರದಲ್ಲಿ ಈ ವಿಧಾನವು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಪ್ರಯೋಜನಕಾರಿಯಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನಿರಂತರ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳು ಅಧಿಸೂಚನೆಯ ಆಯಾಸಕ್ಕೆ ಕಾರಣವಾಗಬಹುದು ಅಥವಾ ಪ್ರಮುಖ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳನ್ನು ಕಡೆಗಣಿಸಬಹುದು. ಫೈಲ್ ಅನುಮತಿಗಳನ್ನು ಮೌನವಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಳನ್ನು ಕಸ್ಟಮೈಸ್ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಸುಗಮ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಸುರಿಮಳೆಯನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಉತ್ಪಾದಕ ಕಾರ್ಯಗಳ ಮೇಲೆ ತಮ್ಮ ತಂಡಗಳನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಬಹುದು.

ಈ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ಗಳ ಗ್ರಾಹಕೀಕರಣವು ಗೌಪ್ಯತೆ ಮತ್ತು ಗೌಪ್ಯತೆಯ ಮಾನದಂಡಗಳ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಸಹ ಬೆಂಬಲಿಸುತ್ತದೆ. ಅನೇಕ ಉದ್ಯಮಗಳಲ್ಲಿ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹಂಚಿಕೆಯ ಕುರಿತು ಸಂವಹನವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ನಿರ್ಣಾಯಕವಾಗಿದೆ. ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ನಿಗ್ರಹಿಸುವ ಮೂಲಕ, ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಮಾಹಿತಿಯ ಪ್ರಸಾರವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಮತ್ತು ಆದ್ಯತೆಯ ಸಂವಹನ ಚಾನಲ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ ಸಂಬಂಧಿತ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಎಚ್ಚರಿಕೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದರಿಂದಾಗಿ ಭದ್ರತಾ ಪ್ರೋಟೋಕಾಲ್‌ಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ.

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯ FAQ ಗಳು

1. ಪ್ರಶ್ನೆ: Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಯಾವುದಕ್ಕಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ?
2. ಉತ್ತರ: Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಎಂಬುದು ಕ್ಲೌಡ್-ಆಧಾರಿತ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟಿಂಗ್ ಭಾಷೆಯಾಗಿದ್ದು, Google Workspace ಪ್ಲಾಟ್‌ಫಾರ್ಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾಂತ್ರೀಕೃತಗೊಂಡ, ಬಾಹ್ಯ API ಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಂಯೋಜಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಸ್ಥಳ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳನ್ನು ಕಸ್ಟಮೈಸ್ ಮಾಡುವುದು ಸೇರಿದಂತೆ ಹಗುರವಾದ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಗಾಗಿ.
3. ಪ್ರಶ್ನೆ: Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನಾನು ಹೇಗೆ ನಿಗ್ರಹಿಸುವುದು?
4. ಉತ್ತರ: ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ನಿಗ್ರಹಿಸಲು, ಪ್ಯಾರಾಮೀಟರ್ {sendNotificationEmails: false} ಅನ್ನು ಸೇರಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಹಂಚಿಕೆ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಮಾರ್ಪಡಿಸಿ, ಇದು ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದಾಗ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸದಂತೆ ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ತಡೆಯುತ್ತದೆ.
5. ಪ್ರಶ್ನೆ: ಎಲ್ಲಾ Google Workspace ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳು Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬಹುದೇ?
6. ಉತ್ತರ: ಹೌದು, ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಸಂಯೋಜಿಸಲು Google ಶೀಟ್‌ಗಳು, ಡಾಕ್ಸ್, ಡ್ರೈವ್, ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ಮತ್ತು Gmail ನಂತಹ ಹೆಚ್ಚಿನ Google Workspace ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು.
7. ಪ್ರಶ್ನೆ: Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಬಳಸಲು ಉಚಿತವೇ?
8. ಉತ್ತರ: ಹೌದು, Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ Google ಖಾತೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಯಾರಿಗಾದರೂ ಬಳಸಲು ಉಚಿತವಾಗಿದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಬಳಕೆಯು Google ನ ಕೋಟಾ ಮತ್ತು ಮಿತಿಗಳಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತದೆ, ಇದು ವ್ಯಾಪಕವಾದ ಬಳಕೆಗಾಗಿ ಅಪ್‌ಗ್ರೇಡ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗಬಹುದು.
9. ಪ್ರಶ್ನೆ: Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ ಯಾವ ಪ್ರೋಗ್ರಾಮಿಂಗ್ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಆಧರಿಸಿದೆ?
10. ಉತ್ತರ: Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್ JavaScript ಅನ್ನು ಆಧರಿಸಿದೆ, ಬಳಕೆದಾರ ಇಂಟರ್ಫೇಸ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಲು HTML ಮತ್ತು CSS ನೊಂದಿಗೆ ಕಲಿಯಲು ಮತ್ತು ಸಂಯೋಜಿಸಲು ಸುಲಭವಾದ ಪರಿಚಿತ ಸಿಂಟ್ಯಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೋಡ್ ಬರೆಯಲು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಅನುವು ಮಾಡಿಕೊಡುತ್ತದೆ.

Google Workspace ನಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣೆಯನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ

Google Apps ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹಂಚಿಕೆ ಅನುಮತಿಗಳ ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ನಿರ್ವಹಣೆಯು ನಿರಂತರ ಅಧಿಸೂಚನೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆಗಳ ಅಡ್ಡಿಯಿಲ್ಲದೆ ಸುಗಮ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಹರಿವನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಬಯಸುತ್ತಿರುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ. ವಿವರಿಸಿದ ಸ್ಕ್ರಿಪ್ಟಿಂಗ್ ಹೊಂದಾಣಿಕೆಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ, ವ್ಯವಹಾರಗಳು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರವೇಶವು ತಡೆರಹಿತ ಮತ್ತು ವಿವೇಚನಾಯುಕ್ತವಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು, ಒಟ್ಟಾರೆ ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅನಗತ್ಯವಾದ ಮಾನ್ಯತೆಗಳಿಂದ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ.