如何在 Xero 发票电子邮件上附加 PDF 并复制

如何在 Xero 发票电子邮件上附加 PDF 并复制
如何在 Xero 发票电子邮件上附加 PDF 并复制
Mia Chevalier
2024年5月13日星期一 下午8:05:17

在 Xero API 中通过电子邮件发送带有附件的发票

通过 Xero 的 API 发送发票提供了一种简化的计费管理方法，但通过 API 直接将 PDF 附件和副本等高级功能集成到发件人可以提高效率。许多用户寻求复制 Xero 用户界面中的直观功能，在其中附加发票的 PDF 副本并将其发送给发票发起人非常简单。

开发人员文档提供了一些有关处理发票请求和响应的见解，但缺乏在电子邮件发送过程中附加 PDF 的具体指南。本文探讨了实现这些任务的潜在方法和 API 端点，重点关注扩展 API 的功能以反映用户界面的功能。

命令 描述
requests.post 执行 HTTP POST 请求以将数据发送到服务器，在本例中包括通过 Xero API 发送发票电子邮件。
requests.get 执行 HTTP GET 请求以从服务器获取数据，此处用于从 Xero 下载发票的 PDF 附件。
json() 将 HTTP 请求的 JSON 响应转换为 Python 字典。
headers 用于发送带有 HTTP 请求的特定标头的字典（例如访问令牌的“授权”和响应格式的“接受”）。
files 在 POST 请求中使用字典将文件发送到服务器。它指定要作为电子邮件附件包含的文件格式和内容。
raise Exception 在 Python 中引发异常，此处用于处理 PDF 下载失败时的错误。

Xero API脚本函数详解

我提供的脚本旨在自动通过 Xero API 通过电子邮件发送带有 PDF 附件的发票的过程。第一个脚本利用 API 直接处理电子邮件的发送 requests.post 方法。此方法至关重要，因为它与 Xero 端点通信以启动电子邮件事务，并携带收件人和抄送电子邮件地址等必要的详细信息。这 headers 字典在这里起着至关重要的作用，其中包含身份验证令牌和内容类型规范，以确保正确处理 API 请求。

第二个脚本旨在获取 PDF 版本的发票，然后将其附加到电子邮件中。它用 requests.get 从 Xero 的服务器检索 PDF，这需要正确的授权标头才能访问该文件。如果成功，则使用以下内容管理内容 files 中的参数 requests.post 将 PDF 附加到外发电子邮件的方法。此方法可确保附件格式正确并包含在电子邮件有效负载中，并通过 API 隐式处理多部分/表单数据编码，从而简化复杂的文件附件流程。

通过 Xero API 自动发送发票 P​​DF 附件和发件人副本

使用Python和请求库的后端脚本

import requests
import json
def send_invoice_with_pdf(api_url, invoice_id, access_token, email_address, cc_email=None):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Content-Type': 'application/json',
        'Accept': 'application/json'
    }
    data = {
        "To": email_address,
        "Cc": cc_email if cc_email else None,
        "EmailWhenSent": True,
        "Attachments": [{
            "IncludeOnline": True
        }]
    }
    response = requests.post(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Email', headers=headers, json=data)
    return response.json()

在 API 调用中以 PDF 形式获取和附加发票的脚本

Python 脚本利用 HTTP 调用请求

import requests
def get_invoice_pdf(api_url, invoice_id, access_token):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Accept': 'application/pdf'
    }
    pdf_response = requests.get(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Attachments/Invoice.pdf', headers=headers)
    if pdf_response.status_code == 200:
        return pdf_response.content
    else:
        raise Exception("Failed to download PDF.")
def attach_pdf_to_email(api_url, invoice_id, access_token, email_address, pdf_content):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Content-Type': 'application/json',
        'Accept': 'application/json'
    }
    files = {'file': ('Invoice.pdf', pdf_content, 'application/pdf')}
    data = {
        "To": email_address,
        "EmailWhenSent": True
    }
    response = requests.post(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Email', headers=headers, data=data, files=files)
    return response.json()

探索用于发票的 Xero API 的高级功能

使用 Xero 的 API 进行发票处理的一个重要方面（尚未详细讨论）是配置通知和跟踪电子邮件状态的能力。当通过 API 发送发票时，企业必须确认这些电子邮件是否已送达其预期收件人。 Xero API 可以配置为返回状态信息，可以对这些信息进行严格分析，以确保电子邮件不仅被发送，而且还能被接收和打开。此功能通过提供发票状态的实时更新来保持透明度和增强客户服务至关重要。

此外，了解如何在 API 交互过程中处理错误和异常也至关重要。正确的错误处理可确保应用程序能够妥善管理 API 无法按预期执行的情况，例如网络问题或数据输入不正确。实施强大的错误记录和处理机制可以帮助开发人员快速诊断和解决问题，最大限度地减少停机时间并提高自动开票流程的可靠性。

关于使用 Xero API 进行发票管理的常见问题

  1. 我可以使用 Xero API 将多个文件附加到发票电子邮件吗？
  2. 是的，Xero API 支持附加多个文件。您需要修改 files 字典以包含多个文件条目。
  3. 是否可以通过 Xero API 自动生成定期发票？
  4. 是的，Xero API 允许设置和管理定期发票，自动执行常规费用的计费流程。
  5. 通过 Xero API 发送发票的安全性如何？
  6. Xero 使用标准 OAuth 2.0 协议来确保安全的 API 访问，维护数据传输的机密性和完整性。
  7. Xero 中发送发票的 API 调用有哪些限制？
  8. Xero 施加速率限制以保护 API 免遭不堪重负，您可以在其开发人员文档中找到详细信息。
  9. 我可以通过 API 检索通过电子邮件发送的发票的状态吗？
  10. 是的，API 提供的端点允许您检查已发送电子邮件的状态，帮助跟踪交付和读取发票状态。

关于 Xero 发票 API 集成的最终见解

通过 Xero API 成功地将 PDF 附件和发件人副本集成到发票电子邮件中，增强了 Xero 会计软件提供的功能和用户体验。通过利用 Python Requests 库，开发人员可以高效地自动执行这些任务，确保企业能够与客户保持稳健的沟通渠道。这种调整不仅简化了发票流程，而且符合现代企业的数字化期望，为处理金融交易提供了可扩展性和可靠性。