在 MS Access 中实现电子邮件通知的行选择

针对被拒绝的计划条目自动发送电子邮件通知

用于 Outlook 的 VBA 和用于数据检索的 SQL

Public Sub GenerateRejectionEmail()
    Dim db As DAO.Database
    Dim rs As DAO.Recordset
    Dim mailItem As Object
    Dim selectedRID As String
    Dim emailList As String
    Dim emailBody As String
    Set db = CurrentDb()
    Set rs = db.OpenRecordset("SELECT RID, FHPRejected FROM tbl_ProgramMonthly_Input WHERE FHPRejected = True AND BC_Comments Is Null")
    If Not rs.EOF Then
        rs.MoveFirst
        While Not rs.EOF
            selectedRID = selectedRID & rs!RID & ", "
            rs.MoveNext
        Wend
        selectedRID = Left(selectedRID, Len(selectedRID) - 2) ' Remove last comma and space
    End If
    rs.Close
    Set rs = db.OpenRecordset("SELECT Email FROM tbl_Emails WHERE FHP_Email = True")
    While Not rs.EOF
        emailList = emailList & rs!Email & "; "
        rs.MoveNext
    Wend
    emailList = Left(emailList, Len(emailList) - 2) ' Remove last semicolon and space
    emailBody = "The following RIDs have been rejected and require your attention: " & selectedRID
    Set mailItem = CreateObject("Outlook.Application").CreateItem(0)
    With mailItem
        .To = emailList
        .Subject = "FHP Program Rejection Notice"
        .Body = emailBody
        .Display ' Or .Send
    End With
    Set rs = Nothing
    Set db = Nothing
End Sub

从 Access 数据库中提取电子邮件地址和相关数据

用于数据提取的 SQL 查询

SELECT RID, FHPRejected
FROM tbl_ProgramMonthly_Input
WHERE FHPRejected = True AND BC_Comments Is Null;
-- This query selects records marked as rejected without budget comments.
SELECT Email
FROM tbl_Emails
WHERE FHP_Email = True;
-- Retrieves email addresses from a table of contacts who have opted in to receive FHP related notifications.

有关 MS Access 中电子邮件自动化的常见问题

1. 问题： MS Access 可以直接发送电子邮件吗？
2. 回答： 是的，MS Access 可以使用 VBA 脚本与 Outlook 等电子邮件客户端或通过 SMTP 服务器交互来发送电子邮件。
3. 问题： 是否可以根据数据库触发器自动发送电子邮件？
4. 回答： 虽然 Access 本身不像 SQL Server 那样支持触发器，但 VBA 可用于创建根据数据库更改或事件发送电子邮件的表单或脚本。
5. 问题： 我可以在电子邮件内容中包含数据库中的数据吗？
6. 回答： 绝对地。 VBA 脚本可以使用 SQL 查询动态检索数据并将其包含在电子邮件正文中，从而实现个性化和特定于上下文的通信。
7. 问题： 使用 Access 发送的附件的大小或类型是否有限制？
8. 回答： 这些限制通常是由所使用的电子邮件客户端或服务器施加的限制，例如 Outlook 或 SMTP 服务器对附件大小和类型的限制。
9. 问题： Access 中的电子邮件功能可以用于批量发送电子邮件吗？
10. 回答： 是的，但重要的是要注意垃圾邮件法规以及直接从 Access 发送大量电子邮件对性能的影响。

集成自动化通信

对 MS Access 自动化电子邮件通知的探索发现了数据库管理和数字通信之间的关键交叉点，凸显了显着简化组织工作流程的潜力。此功能允许自动生成和发送电子邮件以响应特定的数据库触发器（例如拒绝条目），从而确保所有利益相关者及时获悉必要的行动。通过使用 VBA 脚本，可以直接操作 Outlook 创建和发送电子邮件，其中包含从 Access 中提取的精确数据，并根据通知的特定上下文进行定制。

这种集成不仅可以减少手动准备电子邮件的需要，从而提高数据库管理的效率，而且可以确保信息及时到达相关人员，从而显着加快决策过程。这项技术的实际应用非常广泛，从有关数据异常的自动警报到即将到来的截止日期的提醒，从而营造一个反应更快、更敏捷的运营环境。最终，将数据库事件与电子邮件通知无缝连接的能力代表了现代数据管理武器库中的强大工具，为更加动态和互连的系统铺平了道路。