Thiết lập lời nhắc email tự động trong SharePoint với Power Automate

Gerald Girard

22:53:53 Thứ Bảy, 13 tháng 4, 2024

Tự động hóa thông báo qua email về ngày đến hạn trong SharePoint

Việc quản lý thời hạn một cách hiệu quả trong bất kỳ tổ chức nào có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách sử dụng các công cụ tự động như SharePoint và Power Automate. Khi làm việc với các thư viện SharePoint bao gồm dữ liệu theo ngày cụ thể, việc đảm bảo liên lạc kịp thời trở nên quan trọng. Kịch bản này thường liên quan đến việc thiết lập các luồng để gửi thông báo sớm trước ngày đến hạn nhằm thông báo cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ: tự động hóa email nhắc nhở 60 và 30 ngày trước thời hạn sắp tới có thể tăng cường đáng kể việc quản lý dự án và đảm bảo không bỏ sót thời hạn nào.

Tuy nhiên, việc triển khai những lời nhắc này đôi khi có thể trở thành một thách thức kỹ thuật, đặc biệt khi các điều kiện trong quy trình không được kích hoạt như mong đợi. Nhiều người dùng gặp khó khăn với các biến và định dạng ngày dường như không hợp tác, dẫn đến các lỗi khó chịu. Mục tiêu là để Power Automate tìm nạp và so sánh ngày tháng từ thư viện SharePoint với ngày hiện tại một cách đáng tin cậy, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các phản hồi tự động kịp thời vốn rất quan trọng để duy trì tính liên tục của quy trình làm việc và thành công của dự án.

Yêu cầu	Sự miêu tả
Trigger: When an item is created or modified	Bắt đầu dòng bất cứ khi nào một mục trong danh sách SharePoint được tạo hoặc sửa đổi.
Initialize variable	Tạo một biến mới trong luồng để lưu trữ dữ liệu, chẳng hạn như các giá trị ngày được định dạng.
formatDateTime	Định dạng giá trị ngày thành định dạng chuỗi được chỉ định.
utcNow	Trả về ngày và giờ hiện tại ở định dạng UTC.
addDays	Cộng hoặc trừ số ngày từ một ngày và trả về ngày kết quả.
Send an email (V2)	Gửi email đến những người nhận được chỉ định với chủ đề và nội dung có thể tùy chỉnh.
Connect-PnPOnline	Kết nối với trang SharePoint bằng thông tin xác thực được cung cấp.
Get-PnPListItem	Truy xuất các mục từ danh sách SharePoint.
$item["DueDate"]	Truy cập thuộc tính DueDate của một mục danh sách.
Get-Date	Lấy ngày giờ hiện tại của hệ thống.

Tìm hiểu về thiết lập lời nhắc tự động trong SharePoint

Các tập lệnh được cung cấp ở trên được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa gửi email nhắc nhở từ danh sách SharePoint bằng Power Automate và PowerShell. Các tập lệnh này rất cần thiết cho các tình huống quản lý dự án trong đó lời nhắc kịp thời có thể giúp quản lý thời hạn một cách hiệu quả. Tập lệnh đầu tiên sử dụng Power Automate để kích hoạt một dòng khi một mục trong thư viện SharePoint được sửa đổi hoặc tạo. Nó khởi tạo các biến để lưu trữ ngày đến hạn và ngày hôm nay được định dạng chính xác. Logic kiểm tra xem ngày đến hạn có ở trong tương lai so với ngày hôm nay hay không. Nếu đúng, nó sẽ tính ngày 60 và 30 ngày trước ngày đáo hạn. Tùy thuộc vào việc ngày hôm nay có khớp với một trong những ngày được tính toán này hay không, một email sẽ được gửi. Thiết lập này đảm bảo rằng các bên liên quan nhận được lời nhắc vào những thời điểm quan trọng, nâng cao khả năng quản lý thời hạn của dự án.

Tập lệnh thứ hai sử dụng PowerShell để tích hợp với SharePoint và thực hiện so sánh ngày tháng và kích hoạt email tương tự dựa trên các điều kiện. Nó kết nối với một trang SharePoint, truy xuất các mục từ danh sách được chỉ định và lặp qua từng mục để kiểm tra xem ngày hiện tại có khớp với 60 hay 30 ngày trước ngày đáo hạn được lưu trữ trong mỗi mục hay không. Các lệnh như Connect-PnPOnline Và Nhận-PnPListItem là then chốt để truy cập dữ liệu SharePoint, trong khi Hẹn gặp và những người truy cập thuộc tính vật phẩm như $item["DueDate"] được sử dụng để thao tác và so sánh ngày tháng. Các tập lệnh này minh họa cách tự động hóa các quy trình công việc phức tạp trong SharePoint để cải thiện hiệu quả hoạt động và đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót do bỏ lỡ lời nhắc.

Triển khai lời nhắc ngày đến hạn tự động trong SharePoint thông qua Power Automate

Tập lệnh Power Automate Flow

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

Logic phụ trợ để so sánh ngày trong SharePoint

Tập lệnh PowerShell dành cho tích hợp SharePoint và Power Automate

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

Tăng cường tự động hóa quy trình làm việc với SharePoint và Power Automate

Một khía cạnh quan trọng của việc sử dụng SharePoint và Power Automate cùng nhau là khả năng hợp lý hóa các quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả trong hệ thống quản lý tài liệu. Thư viện SharePoint được sử dụng rộng rãi để xử lý tài liệu và siêu dữ liệu một cách hiệu quả, bao gồm cả ngày đến hạn quan trọng đối với việc quản lý dự án. Bằng cách tích hợp Power Automate, người dùng có thể tự động hóa các hành động dựa trên các trường siêu dữ liệu này, chẳng hạn như gửi lời nhắc kịp thời. Khả năng này không chỉ đảm bảo tuân thủ thời hạn tốt hơn mà còn giảm nỗ lực thủ công cần thiết để theo dõi ngày tháng và gửi thông báo, từ đó giảm đáng kể lỗi và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Hơn nữa, việc tích hợp SharePoint với Power Automate cho phép tùy chỉnh và linh hoạt hơn trong việc xử lý các quy trình công việc phức tạp. Người dùng có thể thiết kế các luồng kích hoạt trong các điều kiện cụ thể, gửi email tùy chỉnh và thậm chí quản lý các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như các dự án bị trì hoãn hoặc ngày đến hạn đã thay đổi. Khả năng thích ứng này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động theo lịch trình chặt chẽ hoặc yêu cầu cập nhật thường xuyên về tiến trình dự án của họ. Bằng cách tận dụng những công cụ này, các tổ chức có thể đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm luôn được thông báo về thời hạn sắp tới và các mốc quan trọng của dự án mà không cần giám sát thủ công, giúp thực hiện dự án suôn sẻ hơn và nâng cao khả năng phối hợp nhóm.

Câu hỏi thường gặp về lời nhắc ngày của SharePoint

Câu hỏi: Làm cách nào để thiết lập lời nhắc trong SharePoint?
Trả lời: Sử dụng Power Automate để tạo dòng kích hoạt thông báo email dựa trên cột ngày trong thư viện SharePoint của bạn.
Câu hỏi: Power Automate có thể gửi lời nhắc trước một ngày cụ thể không?
Trả lời: Có, bạn có thể định cấu hình quy trình để gửi email một số ngày cụ thể trước ngày được lưu trữ trong cột SharePoint.
Câu hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu luồng lời nhắc không được kích hoạt?
Trả lời: Kiểm tra xem các so sánh ngày của bạn có được định dạng chính xác hay không và các điều kiện của quy trình có được thiết lập để đánh giá chính xác sự khác biệt về ngày hay không.
Câu hỏi: Tôi có thể tùy chỉnh email do Power Automate gửi không?
Trả lời: Hoàn toàn có thể, Power Automate cho phép bạn tùy chỉnh nội dung, chủ đề và người nhận email như một phần của thiết kế quy trình.
Câu hỏi: Cách thực hành tốt nhất cho định dạng ngày trong SharePoint là gì?
Trả lời: Nên sử dụng định dạng ISO 8601 (YYYY-MM-DD) để tránh các vấn đề về định dạng khu vực trong tính toán và so sánh.

Những bài học chính và các bước tiếp theo

Thiết lập lời nhắc tự động trong SharePoint bằng Power Automate là một giải pháp thiết thực có thể nâng cao đáng kể việc quản lý dự án bằng cách đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về thời hạn sắp tới. Quá trình này bao gồm việc định cấu hình các luồng để gửi email vào những thời điểm định trước, chẳng hạn như 60 và 30 ngày trước ngày đáo hạn. Hệ thống này giúp ngăn ngừa việc trễ thời hạn và thúc đẩy việc quản lý thời gian tốt hơn trong các nhóm. Tuy nhiên, những thách thức như định dạng ngày không chính xác hoặc các điều kiện không được đáp ứng có thể cản trở tính hiệu quả của quy trình. Điều quan trọng đối với người dùng là phải đảm bảo rằng các định dạng ngày nhất quán và kiểm tra kỹ lưỡng quy trình để xác minh rằng quy trình đó kích hoạt như mong đợi. Đối với những người đang gặp khó khăn với những thiết lập này, việc tham khảo tài liệu hoặc tìm kiếm trợ giúp từ các diễn đàn có thể cung cấp thêm hướng dẫn. Việc triển khai các hệ thống nhắc nhở tự động này cuối cùng sẽ góp phần đơn giản hóa các hoạt động và cải thiện kết quả dự án.

Bạn đang tìm kiếm thư tạm thời ẩn danh hoạt động tốt nhất trên Internet? Dịch vụ e-mail tạm thời miễn phí của chúng tôi là dịch vụ hoàn chỉnh nhất, Nhận và gửi e-mail, Tạo chuyển hướng đến các e-mail yêu thích của bạn. Giữ mật khẩu của bạn và sử dụng email tạm thời của bạn suốt đời. POP3, IMAP và SMTP có sẵn miễn phí.

Thử ngay bây giờ !