Tối ưu hóa SharePoint cho Thông báo Yêu cầu của Bộ phận Trợ giúp qua Email

Gerald Girard

14:12:57 Thứ Bảy, 23 tháng 3, 2024

Tăng cường liên lạc với bộ phận trợ giúp với SharePoint và Power Automate

Việc xây dựng một hệ thống yêu cầu bộ phận trợ giúp CNTT mạnh mẽ đòi hỏi các kênh liên lạc hiệu quả, đặc biệt là trong các môi trường mà việc phản hồi ngay lập tức và theo dõi vấn đề là rất quan trọng. SharePoint Online, kết hợp với Power Automate, mang lại nền tảng đầy hứa hẹn cho một hệ thống như vậy. Một thành phần quan trọng của thiết lập này bao gồm danh sách "Vé", đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các vé do người dùng gửi. Mục tiêu là tận dụng tính năng "Nhận xét" tích hợp của các mục danh sách làm phương tiện chính để trao đổi thông tin và cập nhật giữa người dùng và nhóm trợ giúp, loại bỏ phương thức liên lạc qua email truyền thống.

Thách thức nảy sinh từ hạn chế của SharePoint Online: không có tính năng trực tiếp để thông báo cho nhóm trợ giúp qua email khi có nhận xét mới được đăng trên yêu cầu mà không được đề cập. Để giải quyết khoảng trống này, một giải pháp thay thế đã được triển khai bằng Power Automate để tạo luồng lặp lại. Luồng này kích hoạt cứ sau 15 phút để kiểm tra nhận xét mới trên tất cả các yêu cầu. Nếu tìm thấy một nhận xét không được đề cập, một email sẽ được gửi đến bộ phận trợ giúp CNTT với tất cả các chi tiết yêu cầu cần thiết. Tuy nhiên, giải pháp này tuy hiệu quả nhưng lại dẫn đến số lượng email quá lớn, thúc đẩy việc tìm kiếm cách tiếp cận thông báo hợp lý hơn.

Yêu cầu	Sự miêu tả
Trigger: Schedule - Every 15 minutes	Bắt đầu luồng Power Automate chạy 15 phút một lần.
Action: SharePoint - Get items	Tìm nạp các mục từ danh sách "Vé" trong SharePoint.
FOR EACH ticket IN TicketsList	Lặp lại từng mục phiếu được tìm nạp từ danh sách SharePoint.
IF lastComment hasNoMention	Kiểm tra xem nhận xét cuối cùng về yêu cầu có chứa đề cập của người dùng hay không.
COLLECT {...}	Thu thập và chuẩn bị dữ liệu từ các yêu cầu đáp ứng điều kiện được chỉ định để tổng hợp email.
const ticketsData = [...]	Xác định một mảng để chứa dữ liệu yêu cầu xử lý bằng JavaScript.
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>'	Khởi tạo nội dung email bằng tiêu đề.
ticketsData.forEach(ticket => {...})	Lặp lại dữ liệu của từng yêu cầu để tự động tạo nội dung email.

Hiểu quy trình làm việc và tập lệnh chuẩn bị nội dung email

Tập lệnh đầu tiên được nêu ở trên đóng vai trò là bản thiết kế chi tiết để thiết lập quy trình tự động trong Power Automate, được thiết kế để giải quyết hạn chế đáng kể trong chức năng gốc của SharePoint Online. SharePoint vốn không hỗ trợ gửi thông báo cho nhận xét mục danh sách trừ khi được đề cập cụ thể. Tình huống này trở nên rắc rối trong các trường hợp sử dụng, chẳng hạn như hệ thống lập phiếu yêu cầu của bộ phận trợ giúp CNTT, trong đó việc phản hồi kịp thời các nhận xét là rất quan trọng để giải quyết vấn đề hiệu quả. Tập lệnh mã giả minh họa một luồng định kỳ, dự định chạy 15 phút một lần, lặp lại qua từng vé trong danh sách "Vé", kiểm tra các nhận xét mà không đề cập đến và tổng hợp thông tin này. Mục đích là thu thập các thông tin chi tiết cần thiết như ID vé, Tên, thông tin người dùng và nhận xét cuối cùng cho mỗi vé phù hợp với tiêu chí. Phương pháp này đảm bảo rằng mọi nhận xét có liên quan đều được ghi lại và sẵn sàng cho bước tiếp theo trong quy trình, bao gồm việc tổng hợp thông tin này thành một email toàn diện, duy nhất.

Tập lệnh thứ hai, được viết bằng JavaScript, lấy thông tin được tập lệnh Power Automate tổng hợp và định dạng nó thành cấu trúc HTML phù hợp với nội dung email. Tập lệnh này đóng vai trò cơ bản trong việc chuyển đổi dữ liệu thô thành định dạng có tổ chức và dễ đọc nhằm cung cấp thông tin rõ ràng và ngắn gọn về các cập nhật yêu cầu. Bằng cách tạo động danh sách nhận xét từ mảng dữ liệu được cung cấp, tập lệnh này đảm bảo tạo nội dung email bao gồm các chi tiết như ID vé và nhận xét mới nhất mà không được đề cập. Cách tiếp cận này cho phép một kênh liên lạc hợp lý hơn, nơi nhân viên bộ phận trợ giúp CNTT nhận được email tổng hợp cứ sau 15 phút, tóm tắt tất cả các nhận xét về yêu cầu liên quan gần đây. Điều này làm giảm đáng kể khối lượng email so với việc gửi thông báo riêng cho từng bình luận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống yêu cầu.

Tự động hóa thông báo email cho nhận xét SharePoint

Mã giả cho tập lệnh Power Automate

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

Tạo nội dung email bằng dữ liệu động

JavaScript để chuẩn bị nội dung email

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

Tăng cường giao tiếp trong hệ thống bán vé SharePoint

SharePoint Online và Power Automate cung cấp nền tảng vững chắc để xây dựng hệ thống tạo yêu cầu cho bộ phận trợ giúp CNTT, tuy nhiên, chúng lại thiếu khả năng thông báo cho người dùng về các nhận xét mới mà không đề cập đến. Khoảng trống này đòi hỏi một giải pháp tùy chỉnh để đảm bảo rằng nhân viên bộ phận trợ giúp được thông báo bất cứ khi nào có nhận xét, tạo điều kiện phản hồi nhanh chóng và tăng cường quy trình hỗ trợ tổng thể. Bản chất của một hệ thống như vậy nằm ở khả năng tự động hóa việc tổng hợp các nhận xét từ danh sách "Vé" và biên dịch chúng thành một email toàn diện, duy nhất được gửi định kỳ. Cách tiếp cận này không chỉ hợp lý hóa hoạt động liên lạc giữa người dùng và bộ phận trợ giúp mà còn giảm đáng kể khối lượng email được gửi vì nó thay thế các thông báo riêng lẻ bằng một bản tóm tắt định kỳ.

Việc triển khai giải pháp này bao gồm việc tạo một quy trình định kỳ trong Power Automate để kiểm tra nhận xét mới 15 phút một lần. Luồng truy xuất tất cả các yêu cầu, kiểm tra nhận xét của họ và lọc ra những nhận xét không được đề cập. Sau đó, nó tổng hợp các chi tiết liên quan của những nhận xét này vào một email duy nhất và gửi đến bộ phận trợ giúp. Phương pháp này giải quyết vấn đề cốt lõi của việc gửi quá nhiều email trong khi vẫn đảm bảo rằng bộ phận trợ giúp luôn được thông báo về phản hồi và thắc mắc của người dùng. Hơn nữa, việc sử dụng thẻ thích ứng động trong email cho phép trình bày thông tin có tổ chức và tương tác hơn, giúp nhân viên bộ phận trợ giúp dễ dàng ưu tiên và giải quyết các yêu cầu một cách hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về giao tiếp bán vé SharePoint

Câu hỏi: SharePoint Online có thể gửi thông báo cho mọi nhận xét mới không?
Trả lời: SharePoint Online về cơ bản không hỗ trợ gửi thông báo cho nhận xét mà không đề cập đến. Các giải pháp tùy chỉnh như dòng Power Automate là cần thiết.
Câu hỏi: Làm cách nào để giảm số lượng email thông báo từ SharePoint?
Trả lời: Tổng hợp nhận xét và gửi email tóm tắt định kỳ bằng Power Automate để giảm tình trạng email lộn xộn.
Câu hỏi: Vai trò của Power Automate trong hệ thống tạo yêu cầu SharePoint là gì?
Trả lời: Power Automate có thể tự động hóa các tác vụ như tổng hợp nhận xét và gửi thông báo vốn không được SharePoint hỗ trợ.
Câu hỏi: Thẻ thích ứng có thể được sử dụng trong email do Power Automate gửi không?
Trả lời: Có, thẻ thích ứng có thể được đưa vào email để trình bày thông tin một cách linh hoạt và mang tính tương tác, nâng cao khả năng đọc và mức độ tương tác của người dùng.
Câu hỏi: Luồng Power Automate nên kiểm tra nhận xét mới với tần suất như thế nào?
Trả lời: Tần suất có thể thay đổi tùy theo nhu cầu, nhưng cứ sau 15 phút là khoảng thời gian phổ biến để đảm bảo thông báo kịp thời mà không làm bộ phận trợ giúp bị quá tải.

Hợp lý hóa truyền thông SharePoint

Hành trình tích hợp SharePoint Online với Power Automate dành cho việc lập yêu cầu cho bộ phận trợ giúp CNTT nhấn mạnh bước tiến quan trọng trong việc quản lý các nhận xét và yêu cầu do người dùng tạo. Sự tích hợp này hướng đến một tương lai nơi tự động hóa thu hẹp khoảng cách về khả năng của phần mềm gốc, minh họa cho một bước nhảy vọt đáng kể về hiệu quả hoạt động. Bằng cách hợp nhất các thông báo nhận xét thành một email đơn lẻ, toàn diện, chúng tôi giảm thiểu nguy cơ có quá nhiều nhân viên trợ giúp và đảm bảo rằng các truy vấn của người dùng được giải quyết kịp thời. Cách tiếp cận này không chỉ thể hiện sự đổi mới trong việc tận dụng các công cụ hiện có để giải quyết các vấn đề phức tạp mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thích ứng liên tục trong việc sử dụng công nghệ. Khi các tổ chức nỗ lực đạt được hiệu quả, các giải pháp tùy chỉnh như vậy minh họa mức độ linh hoạt và sáng tạo có thể khắc phục những hạn chế, mở đường cho việc nâng cao năng suất và giao tiếp trong không gian làm việc kỹ thuật số.

Bạn đang tìm kiếm thư tạm thời ẩn danh hoạt động tốt nhất trên Internet? Dịch vụ e-mail tạm thời miễn phí của chúng tôi là dịch vụ hoàn chỉnh nhất, Nhận và gửi e-mail, Tạo chuyển hướng đến các e-mail yêu thích của bạn. Giữ mật khẩu của bạn và sử dụng email tạm thời của bạn suốt đời. POP3, IMAP và SMTP có sẵn miễn phí.

Thử ngay bây giờ !