پاور آٹومیٹ کے ساتھ شیئرپوائنٹ میں خودکار ای میل ریمائنڈرز ترتیب دینا

شیئرپوائنٹ میں مقررہ تاریخوں کے لیے خودکار ای میل اطلاعات

کسی بھی تنظیم کے اندر مؤثر طریقے سے ڈیڈ لائن کا انتظام خودکار ٹولز جیسے SharePoint اور Power Automate کا استعمال کرتے ہوئے ہموار کیا جا سکتا ہے۔ SharePoint لائبریریوں کے ساتھ کام کرتے وقت جن میں تاریخ کے لحاظ سے مخصوص ڈیٹا شامل ہوتا ہے، بروقت مواصلات کو یقینی بنانا بہت ضروری ہو جاتا ہے۔ اس منظر نامے میں اکثر تمام اسٹیک ہولڈرز کو باخبر رکھنے کے لیے مقررہ تاریخوں سے پہلے نوٹیفیکیشن بھیجنے کے لیے بہاؤ ترتیب دینا شامل ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر، آنے والی آخری تاریخ سے 60 اور 30 ​​دن پہلے خودکار یاد دہانی ای میلز پراجیکٹ مینجمنٹ کو نمایاں طور پر بڑھا سکتی ہے اور اس بات کو یقینی بنا سکتی ہے کہ کوئی ڈیڈ لائن چھوٹ نہ جائے۔

تاہم، ان یاد دہانیوں کو نافذ کرنا بعض اوقات تکنیکی چیلنج بن سکتا ہے، خاص طور پر جب بہاؤ کے اندر حالات توقع کے مطابق متحرک نہ ہوں۔ بہت سے صارفین کو متغیرات اور تاریخ کے فارمیٹس کے ساتھ مشکلات کا سامنا کرنا پڑتا ہے جو تعاون نہیں کرتے، جس کی وجہ سے مایوس کن غلطیاں ہوتی ہیں۔ مقصد پاور آٹومیٹ کو قابل اعتماد طریقے سے حاصل کرنا اور شیئرپوائنٹ لائبریری سے تاریخوں کا موجودہ تاریخ سے موازنہ کرنا ہے، اس طرح بروقت خودکار جوابات کی سہولت فراہم کرنا ہے جو ورک فلو کے تسلسل کو برقرار رکھنے اور پروجیکٹ کی کامیابی کے لیے اہم ہیں۔

SharePoint میں خودکار ریمائنڈر سیٹ اپ کو سمجھنا

اوپر فراہم کردہ اسکرپٹس پاور آٹومیٹ اور پاور شیل کا استعمال کرتے ہوئے شیئرپوائنٹ کی فہرست سے یاد دہانی ای میلز بھیجنے کے آٹومیشن کو آسان بنانے کے لیے بنائی گئی ہیں۔ یہ اسکرپٹس پراجیکٹ مینجمنٹ کے منظرناموں کے لیے ضروری ہیں جہاں بروقت یاد دہانیاں ڈیڈ لائن کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے میں مدد کر سکتی ہیں۔ پہلی اسکرپٹ پاور آٹومیٹ کا استعمال کرتی ہے جب شیئرپوائنٹ لائبریری میں کسی آئٹم میں ترمیم یا تخلیق کی جاتی ہے تو بہاؤ کو متحرک کرنے کے لیے۔ یہ مقررہ تاریخ اور آج کی تاریخ کو درست طریقے سے فارمیٹ کرنے کے لیے متغیرات کو شروع کرتا ہے۔ منطق چیک کرتی ہے کہ آیا آج کی تاریخ کے مقابلے میں مقررہ تاریخ مستقبل میں ہے۔ اگر درست ہے تو، یہ مقررہ تاریخ سے 60 اور 30 ​​دن پہلے کی تاریخوں کی گنتی کرتا ہے۔ اس بات پر منحصر ہے کہ آیا آج کی تاریخ ان شمار شدہ تاریخوں میں سے کسی ایک سے میل کھاتی ہے، ایک ای میل بھیجا جاتا ہے۔ یہ سیٹ اپ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اسٹیک ہولڈرز کو اہم اوقات میں یاد دہانیاں موصول ہوں، جس سے پراجیکٹ کی آخری تاریخ کے انتظام میں اضافہ ہوتا ہے۔

دوسرا اسکرپٹ شیئرپوائنٹ کے ساتھ ضم کرنے اور حالات کی بنیاد پر اسی طرح کی تاریخ کے موازنہ اور ای میل کو متحرک کرنے کے لیے پاور شیل کو ملازمت دیتا ہے۔ یہ ایک شیئرپوائنٹ سائٹ سے جڑتا ہے، ایک مخصوص فہرست سے آئٹمز کو بازیافت کرتا ہے، اور ہر آئٹم کے ذریعے یہ چیک کرتا ہے کہ آیا موجودہ تاریخ ہر آئٹم میں ذخیرہ شدہ مقررہ تاریخ سے 60 یا 30 دن پہلے ملتی ہے۔ جیسے احکامات Connect-PnPOnline اور Get-PnPListItem SharePoint ڈیٹا تک رسائی کے لیے اہم ہیں، جبکہ حاصل کرنے کی تاریخ اور آئٹم پراپرٹی ایکسیسرز جیسے $item["DueDate"] تاریخوں میں ہیرا پھیری اور موازنہ کرنے کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔ یہ اسکرپٹس اس بات کی مثال دیتی ہیں کہ کس طرح شیئرپوائنٹ کے اندر پیچیدہ ورک فلو کو خودکار بنایا جائے تاکہ آپریشنل کارکردگی کو بہتر بنایا جا سکے اور اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ یاد دہانیوں کی کمی کی وجہ سے کوئی کام دراڑ کا شکار نہ ہو۔

پاور آٹومیٹ کے ذریعے شیئرپوائنٹ میں خودکار مقررہ تاریخ کی یاد دہانیوں کو نافذ کرنا

پاور آٹومیٹ فلو اسکرپٹ

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

شیئرپوائنٹ میں تاریخ کے موازنہ کے لیے بیک اینڈ لاجک

شیئرپوائنٹ اور پاور آٹومیٹ انٹیگریشن کے لیے پاور شیل اسکرپٹ

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

شیئرپوائنٹ اور پاور آٹومیٹ کے ساتھ ورک فلو آٹومیشن کو بڑھانا

شیئرپوائنٹ اور پاور آٹومیٹ کو ایک ساتھ استعمال کرنے کا ایک اہم پہلو ورک فلو کے عمل کو ہموار کرنے اور دستاویز کے انتظام کے نظام میں کارکردگی کو بہتر بنانے کی ان کی صلاحیت ہے۔ شیئرپوائنٹ لائبریریوں کو بڑے پیمانے پر دستاویزات اور میٹا ڈیٹا کی مضبوطی سے نمٹنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے، بشمول پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے اہم مقررہ تاریخیں۔ پاور آٹومیٹ کو مربوط کر کے، صارفین ان میٹا ڈیٹا فیلڈز کی بنیاد پر کارروائیوں کو خودکار کر سکتے ہیں، جیسے بروقت یاد دہانی بھیجنا۔ یہ صلاحیت نہ صرف ڈیڈ لائن کی بہتر پابندی کو یقینی بناتی ہے بلکہ تاریخوں کی نگرانی اور اطلاعات بھیجنے کے لیے درکار دستی کوشش کو بھی کم کرتی ہے، اس طرح غلطیوں کو نمایاں طور پر کم کرتی ہے اور آپریشنل کارکردگی کو بہتر بناتی ہے۔

مزید یہ کہ، پاور آٹومیٹ کے ساتھ شیئرپوائنٹ کا انضمام پیچیدہ ورک فلو کو سنبھالنے میں زیادہ حسب ضرورت اور لچک پیدا کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ صارفین ایسے بہاؤ کو ڈیزائن کر سکتے ہیں جو مخصوص حالات کے تحت متحرک ہوں، حسب ضرورت ای میلز بھیجیں، اور یہاں تک کہ مستثنیات کا نظم کریں، جیسے کہ تاخیر کا شکار پروجیکٹس یا مقررہ تاریخوں میں تبدیلی۔ یہ موافقت ان کاروباروں کے لیے بہت اہم ہے جو سخت نظام الاوقات کے تحت کام کرتے ہیں یا اپنے پروجیکٹ کی ٹائم لائنز میں بار بار اپ ڈیٹس کی ضرورت ہوتی ہے۔ ان ٹولز کا فائدہ اٹھا کر، تنظیمیں اس بات کو یقینی بنا سکتی ہیں کہ ٹیم کا ہر رکن دستی نگرانی کے بغیر آنے والی ڈیڈ لائنز اور پروجیکٹ کے سنگ میلوں کے بارے میں باخبر رہے، جس سے پراجیکٹ پر عمل درآمد اور ٹیم کوآرڈینیشن میں اضافہ ہوتا ہے۔

SharePoint Date Reminders پر اکثر پوچھے گئے سوالات

1. سوال: میں SharePoint میں یاد دہانی کیسے ترتیب دوں؟
2. جواب: ایک فلو بنانے کے لیے پاور آٹومیٹ کا استعمال کریں جو آپ کی شیئرپوائنٹ لائبریری میں تاریخ کے کالم کی بنیاد پر ای میل اطلاعات کو متحرک کرے۔
3. سوال: کیا پاور آٹومیٹ کسی مخصوص تاریخ سے پہلے یاددہانی بھیج سکتا ہے؟
4. جواب: ہاں، آپ شیئرپوائنٹ کالم میں ذخیرہ شدہ تاریخ سے کچھ دن پہلے ای میلز بھیجنے کے لیے بہاؤ کو ترتیب دے سکتے ہیں۔
5. سوال: اگر یاد دہانی کا بہاؤ متحرک نہیں ہو رہا ہے تو کیا ہوگا؟
6. جواب: چیک کریں کہ آپ کی تاریخ کا موازنہ درست طریقے سے فارمیٹ کیا گیا ہے اور یہ کہ فلو کی شرائط تاریخ کے فرق کا درست اندازہ لگانے کے لیے ترتیب دی گئی ہیں۔
7. سوال: کیا میں پاور آٹومیٹ کے ذریعے بھیجی گئی ای میل کو اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتا ہوں؟
8. جواب: بالکل، پاور آٹومیٹ آپ کو فلو ڈیزائن کے حصے کے طور پر ای میل باڈی، موضوع، اور وصول کنندگان کو اپنی مرضی کے مطابق کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
9. سوال: SharePoint میں ڈیٹ فارمیٹس کے لیے بہترین پریکٹس کیا ہے؟
10. جواب: حسابات اور موازنہ میں علاقائی فارمیٹ کے مسائل سے بچنے کے لیے ISO 8601 فارمیٹ (YYYY-MM-DD) استعمال کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔

اہم ٹیک ویز اور اگلے اقدامات

پاور آٹومیٹ کا استعمال کرتے ہوئے شیئرپوائنٹ میں خودکار یاد دہانیوں کو ترتیب دینا ایک عملی حل ہے جو اس بات کو یقینی بنا کر کہ تمام اسٹیک ہولڈرز آنے والی آخری تاریخوں سے آگاہ ہیں پراجیکٹ مینجمنٹ کو نمایاں طور پر بڑھا سکتا ہے۔ اس عمل میں پہلے سے مقررہ اوقات پر ای میل بھیجنے کے لیے بہاؤ کو ترتیب دینا شامل ہے، جیسے کہ مقررہ تاریخ سے 60 اور 30 ​​دن پہلے۔ یہ نظام ضائع ہونے والی آخری تاریخوں کو روکنے میں مدد کرتا ہے اور ٹیموں کے اندر بہتر وقت کے انتظام کو فروغ دیتا ہے۔ تاہم، تاریخ کی غلط فارمیٹنگ یا شرائط کا پورا نہ ہونا جیسے چیلنجز بہاؤ کی تاثیر کو روک سکتے ہیں۔ یہ صارفین کے لیے ضروری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ تاریخ کی شکلیں مطابقت رکھتی ہیں اور اس بات کی تصدیق کے لیے بہاؤ کی اچھی طرح جانچ کرنا کہ یہ توقع کے مطابق متحرک ہوتا ہے۔ ان سیٹ اپ کے ساتھ جدوجہد کرنے والوں کے لیے، دستاویزات سے مشورہ کرنا یا فورمز سے مدد حاصل کرنا اضافی رہنمائی فراہم کر سکتا ہے۔ ان خودکار ریمائنڈر سسٹمز کو لاگو کرنا بالآخر مزید ہموار آپریشنز اور پراجیکٹ کے بہتر نتائج میں حصہ ڈالتا ہے۔