ای میل کے ذریعے ہیلپ ڈیسک ٹکٹ کی اطلاعات کے لیے شیئرپوائنٹ کو بہتر بنانا

شیئرپوائنٹ اور پاور آٹومیٹ کے ساتھ ہیلپ ڈیسک مواصلات کو بڑھانا

ایک مضبوط IT ہیلپ ڈیسک ٹکٹنگ سسٹم بنانے کے لیے موثر کمیونیکیشن چینلز کی ضرورت ہوتی ہے، خاص طور پر ایسے ماحول میں جہاں فوری ردعمل اور ایشو ٹریکنگ بہت ضروری ہے۔ شیئرپوائنٹ آن لائن، پاور آٹومیٹ کے ساتھ مل کر، ایسے نظام کے لیے ایک امید افزا بنیاد پیش کرتا ہے۔ اس سیٹ اپ کے ایک اہم جزو میں "ٹکٹس" کی فہرست شامل ہے، جو صارف کی طرف سے جمع کرائے گئے تمام ٹکٹوں کے لیے مرکزی ذخیرہ کے طور پر کام کرتی ہے۔ مقصد یہ ہے کہ صارفین اور ہیلپ ڈیسک ٹیم کے درمیان اپ ڈیٹس اور معلومات کے تبادلے کے لیے بنیادی ذریعہ کے طور پر فہرست آئٹمز کی بلٹ ان "تبصرے" خصوصیت کا فائدہ اٹھانا، روایتی ای میل مواصلات کے طریقہ کار سے ہٹ کر۔

چیلنج شیئرپوائنٹ آن لائن کی حد سے پیدا ہوتا ہے: جب ٹکٹ پر بغیر کسی تذکرے کے کوئی نیا تبصرہ پوسٹ کیا جاتا ہے تو ای میل کے ذریعے ہیلپ ڈیسک ٹیم کو مطلع کرنے کی کوئی براہ راست خصوصیت نہیں ہے۔ اس فرق کو دور کرنے کے لیے، پاور آٹومیٹ کا استعمال کرتے ہوئے ایک بار بار آنے والا بہاؤ بنانے کے لیے ایک ورک آراؤنڈ نافذ کیا گیا۔ یہ بہاؤ ہر 15 منٹ میں تمام ٹکٹوں پر نئے تبصروں کی جانچ کرنے کے لیے متحرک ہوتا ہے۔ اگر کوئی تبصرہ بغیر کسی ذکر کے نہیں ملتا ہے، تو ٹکٹ کی تمام ضروری تفصیلات کے ساتھ IT ہیلپ ڈیسک کو ایک ای میل بھیجا جاتا ہے۔ تاہم، یہ حل، مؤثر ہونے کے باوجود، ای میلز کے بہت زیادہ حجم کی طرف لے جاتا ہے، جس سے اطلاعات کے لیے مزید ہموار انداز کی تلاش کا اشارہ ملتا ہے۔

ورک فلو اور ای میل مواد کی تیاری کے اسکرپٹ کو سمجھنا

اوپر بیان کردہ پہلا اسکرپٹ پاور آٹومیٹ کے اندر ایک خودکار عمل کو ترتیب دینے کے لیے بلیو پرنٹ کے طور پر کام کرتا ہے، جسے شیئرپوائنٹ آن لائن کی مقامی فعالیت میں ایک اہم حد کو دور کرنے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ SharePoint فطری طور پر فہرست آئٹم کے تبصروں کے لیے اطلاعات بھیجنے کی حمایت نہیں کرتا جب تک کہ خاص طور پر ذکر نہ کیا جائے۔ آئی ٹی ہیلپ ڈیسک ٹکٹنگ سسٹم جیسے استعمال کے معاملات میں یہ منظر نامہ مشکل ہو جاتا ہے، جہاں مسئلہ کے موثر حل کے لیے تبصروں کے بروقت جوابات بہت ضروری ہیں۔ سیڈوکوڈ اسکرپٹ ایک بار بار چلنے والے بہاؤ کی وضاحت کرتا ہے، جس کا مقصد ہر 15 منٹ پر چلتا ہے، جو "ٹکٹس" کی فہرست میں ہر ٹکٹ کے ذریعے دہرایا جاتا ہے، بغیر ذکر کے تبصروں کی جانچ پڑتال کرتا ہے، اور اس معلومات کو جمع کرتا ہے۔ اس کا مقصد ضروری تفصیلات جمع کرنا ہے جیسے ٹکٹ کی شناخت، نام، صارف کی معلومات، اور ہر ٹکٹ کے لیے آخری تبصرہ جو معیار کے مطابق ہو۔ یہ طریقہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر متعلقہ تبصرے کو پکڑ لیا گیا ہے اور عمل کے اگلے مرحلے کے لیے تیار ہے، جس میں اس معلومات کو ایک واحد، جامع ای میل میں مرتب کرنا شامل ہے۔

دوسری اسکرپٹ، جاوا اسکرپٹ میں لکھی گئی، پاور آٹومیٹ اسکرپٹ کے ذریعے جمع کی گئی معلومات لیتی ہے اور اسے ای میل مواد کے لیے موزوں HTML ڈھانچے میں فارمیٹ کرتی ہے۔ یہ اسکرپٹ خام ڈیٹا کو پڑھنے کے قابل اور منظم فارمیٹ میں تبدیل کرنے میں بنیادی حیثیت رکھتا ہے جو ٹکٹ کی تازہ کاریوں کے بارے میں واضح اور جامع معلومات فراہم کرتا ہے۔ متحرک طور پر فراہم کردہ ڈیٹا سرنی سے تبصروں کی فہرست تیار کر کے، یہ اسکرپٹ ایک ای میل باڈی کی تخلیق کو یقینی بناتا ہے جس میں ٹکٹ آئی ڈی جیسی تفصیلات اور ذکر کیے بغیر تازہ ترین تبصرہ شامل ہوتا ہے۔ یہ نقطہ نظر ایک مزید ہموار مواصلاتی چینل کی اجازت دیتا ہے، جہاں IT ہیلپ ڈیسک کے عملے کو ہر 15 منٹ میں ایک مضبوط ای میل موصول ہوتا ہے، جس میں تمام حالیہ، متعلقہ ٹکٹ کے تبصروں کا خلاصہ ہوتا ہے۔ یہ ہر تبصرے کے لیے علیحدہ اطلاع بھیجنے کے مقابلے ای میلز کے حجم کو نمایاں طور پر کم کرتا ہے، اس طرح ٹکٹنگ سسٹم کے آپریشن کی کارکردگی میں اضافہ ہوتا ہے۔

شیئرپوائنٹ تبصروں کے لیے خودکار ای میل اطلاعات

پاور آٹومیٹ اسکرپٹ کے لیے سیڈو کوڈ

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

متحرک ڈیٹا کے ساتھ ای میل مواد تیار کرنا

ای میل مواد کی تیاری کے لیے جاوا اسکرپٹ

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

شیئرپوائنٹ ٹکٹنگ سسٹمز میں کمیونیکیشن کو بڑھانا

شیئرپوائنٹ آن لائن اور پاور آٹومیٹ آئی ٹی ہیلپ ڈیسک ٹکٹنگ سسٹم بنانے کے لیے ایک ٹھوس بنیاد فراہم کرتے ہیں، پھر بھی جب صارفین کو نئے تبصروں کے بارے میں ذکر کیے بغیر مطلع کرنے کی بات آتی ہے تو وہ کم پڑ جاتے ہیں۔ اس خلا کو ایک حسب ضرورت حل کی ضرورت ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ جب بھی کوئی تبصرہ کیا جاتا ہے تو ہیلپ ڈیسک کے اہلکاروں کو الرٹ کیا جاتا ہے، تیز ردعمل کی سہولت فراہم کرنا اور مجموعی امدادی عمل کو بڑھانا۔ اس طرح کے نظام کا جوہر "ٹکٹس" کی فہرست سے تبصروں کے مجموعے کو خودکار بنانے اور ان کو باقاعدہ وقفوں پر بھیجے جانے والے ایک واحد، جامع ای میل میں مرتب کرنے کی صلاحیت میں مضمر ہے۔ یہ نقطہ نظر نہ صرف صارفین اور ہیلپ ڈیسک کے درمیان رابطے کو ہموار کرتا ہے بلکہ بھیجی جانے والی ای میلز کے حجم کو بھی نمایاں طور پر کم کرتا ہے، کیونکہ یہ انفرادی اطلاعات کو متواتر خلاصے سے بدل دیتا ہے۔

اس حل کو نافذ کرنے میں پاور آٹومیٹ میں ایک بار بار آنے والا بہاؤ بنانا شامل ہے جو ہر 15 منٹ میں نئے تبصروں کی جانچ کرتا ہے۔ بہاؤ تمام ٹکٹوں کو بازیافت کرتا ہے، ان کے تبصروں کی جانچ پڑتال کرتا ہے، اور بغیر ذکر کے ان کو فلٹر کرتا ہے۔ اس کے بعد یہ ان تبصروں کی متعلقہ تفصیلات کو ایک ای میل میں مرتب کرتا ہے، جسے ہیلپ ڈیسک کو بھیجا جاتا ہے۔ یہ طریقہ ضرورت سے زیادہ ای میلز کے بنیادی مسئلے کو حل کرتا ہے جبکہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہیلپ ڈیسک صارف کے تاثرات اور سوالات کے بارے میں آگاہ رہے۔ مزید برآں، ای میل میں متحرک اڈاپٹیو کارڈز کا استعمال معلومات کی زیادہ منظم اور انٹرایکٹو پیشکش کی اجازت دیتا ہے، جس سے مدد ڈیسک کے عملے کے لیے ٹکٹوں کو ترجیح دینے اور ان کا مؤثر طریقے سے پتہ لگانا آسان ہو جاتا ہے۔

شیئرپوائنٹ ٹکٹنگ کمیونیکیشن پر اکثر پوچھے جانے والے سوالات

1. سوال: کیا شیئرپوائنٹ آن لائن ہر نئے تبصرے کے لیے اطلاعات بھیج سکتا ہے؟
2. جواب: شیئرپوائنٹ آن لائن بغیر تذکرے کے تبصروں کے لیے اطلاعات بھیجنے کی مقامی طور پر حمایت نہیں کرتا ہے۔ پاور آٹومیٹ فلو جیسے حسب ضرورت حل ضروری ہیں۔
3. سوال: میں شیئرپوائنٹ سے نوٹیفکیشن ای میلز کی تعداد کو کیسے کم کر سکتا ہوں؟
4. جواب: ای میل کی بے ترتیبی کو کم کرنے کے لیے پاور آٹومیٹ کا استعمال کرتے ہوئے باقاعدہ وقفوں پر تبصرے جمع کریں اور سمری ای میل بھیجیں۔
5. سوال: شیئرپوائنٹ ٹکٹنگ سسٹم میں پاور آٹومیٹ کا کیا کردار ہے؟
6. جواب: پاور آٹومیٹ کاموں کو خودکار کر سکتا ہے جیسے کہ تبصروں کو جمع کرنا اور اطلاعات بھیجنا، جو کہ شیئرپوائنٹ کے ذریعہ مقامی طور پر تعاون یافتہ نہیں ہیں۔
7. سوال: کیا پاور آٹومیٹ کی طرف سے بھیجی گئی ای میلز میں انکولی کارڈز استعمال کیے جا سکتے ہیں؟
8. جواب: جی ہاں، انکولی کارڈز کو ای میلز میں شامل کیا جا سکتا ہے تاکہ معلومات کو متحرک اور انٹرایکٹو طور پر پیش کیا جا سکے، پڑھنے کی اہلیت اور صارف کی مصروفیت میں اضافہ ہو۔
9. سوال: نئے تبصروں کے لیے پاور آٹومیٹ فلو کو کتنی بار چیک کرنا چاہیے؟
10. جواب: فریکوئنسی ضروریات کی بنیاد پر مختلف ہو سکتی ہے، لیکن ہر 15 منٹ کا وقفہ ایک عام وقفہ ہے تاکہ ہیلپ ڈیسک پر بھاری پڑنے کے بغیر بروقت اطلاعات کو یقینی بنایا جا سکے۔

شیئرپوائنٹ کمیونیکیشن کو ہموار کرنا

آئی ٹی ہیلپ ڈیسک ٹکٹنگ کے لیے پاور آٹومیٹ کے ساتھ شیئرپوائنٹ آن لائن کو مربوط کرنے کا سفر صارف کے پیدا کردہ تبصروں اور استفسارات کو منظم کرنے میں ایک اہم پیشرفت کی نشاندہی کرتا ہے۔ یہ انضمام ایک ایسے مستقبل کی طرف اشارہ کرتا ہے جہاں آٹومیشن مقامی سافٹ ویئر کی صلاحیتوں میں فرق کو دور کرتا ہے، جو آپریشنل کارکردگی کی طرف ایک اہم چھلانگ کو ظاہر کرتا ہے۔ تبصرے کی اطلاعات کو ایک واحد، جامع ای میل میں یکجا کر کے، ہم ہیلپ ڈیسک کے عملے کے زیادہ ہونے کے خطرے کو کم کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ صارف کے سوالات کو بروقت حل کیا جائے۔ یہ نقطہ نظر نہ صرف پیچیدہ مسائل کو حل کرنے کے لیے موجودہ ٹولز کا فائدہ اٹھانے میں جدت کی مثال دیتا ہے بلکہ ٹیکنالوجی کے استعمال میں مسلسل موافقت کی اہمیت کو بھی اجاگر کرتا ہے۔ جیسا کہ تنظیمیں کارکردگی کے لیے کوشش کرتی ہیں، اس طرح کے حسب ضرورت حل اس بات کی مثال دیتے ہیں کہ کس طرح لچک اور تخلیقی صلاحیتیں محدودیتوں پر قابو پا سکتی ہیں، جس سے ڈیجیٹل ورک اسپیس کے اندر بہتر مواصلات اور پیداواری صلاحیت کی راہ ہموار ہوتی ہے۔