گوگل ایپس اسکرپٹ ای میل اطلاعات کو کیسے دبایا جائے۔

گوگل ایپس اسکرپٹ ای میل سپریشن کو سمجھنا

پی ڈی ایف فائلوں کے اشتراک کو خودکار کرنے کے لیے گوگل ایپس اسکرپٹ کا استعمال کرتے وقت، ڈویلپرز کو اکثر ایک عام مسئلہ کا سامنا کرنا پڑتا ہے: غیر مطلوبہ ای میل اطلاعات۔ یہ مسئلہ اسکرپٹ سے پیدا ہوتا ہے جو مخصوص فائلوں میں ایڈیٹرز کو شامل کرنے کے لیے بنائے گئے ہیں، خودکار ای میلز کو متحرک کرتے ہیں۔ یہ نوٹیفیکیشن شیئرر اور وصول کنندہ دونوں کے کام کے بہاؤ میں خلل ڈال سکتے ہیں، جس سے غیر ضروری مواصلت کا بہاؤ بڑھ جاتا ہے۔

اس مسئلے سے نمٹنے کے لیے، ان خودکار اطلاعات کو دبانے کے لیے اسکرپٹ میں ترمیم کرنا ضروری ہے۔ کوڈ میں چھوٹی ایڈجسٹمنٹ کر کے، ڈویلپرز مواصلات کے بہاؤ کو کنٹرول کر سکتے ہیں، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ صرف متعلقہ اطلاعات بھیجی جائیں۔ اس سے نہ صرف صارف کے تجربے میں اضافہ ہوتا ہے بلکہ تنظیموں کے اندر دستاویز کے اشتراک کے عمل کی کارکردگی کو بھی برقرار رکھا جاتا ہے۔

اسکرپٹڈ فائل شیئرنگ میں ای میل اطلاعات کو دبانا

گوگل ایپس اسکرپٹ میں پی ڈی ایف فائلوں کو شیئر کرنے کے لیے ڈیزائن کیے گئے اسکرپٹ کو ڈیفالٹ ای میل اطلاعات کو متحرک کیے بغیر مخصوص صارفین کو ایڈیٹنگ کی اجازت تفویض کرنے کے لیے تیار کیا گیا ہے۔ یہ فعالیت تنظیمی عمل کے لیے بہت اہم ہے جہاں صارفین کو اطلاعی ای میلز کے ساتھ بمباری کیے بغیر ترمیم کے لیے دستاویزات کو خاموشی سے شیئر کرنے کی ضرورت ہے۔ بنیادی فنکشن تمام فائلوں کو بازیافت کرنے سے شروع ہوتا ہے جو ایک مخصوص نام اور صارف کی ڈرائیو میں موجود تمام فولڈرز سے ملتی ہیں۔ اس کے بعد یہ ہر فولڈر کو چیک کرتا ہے جب تک کہ اسے 'رپورٹس' نامی کوئی نہ مل جائے۔

صحیح فولڈر کو تلاش کرنے پر، اسکرپٹ ہر ایک ایڈیٹر پر دہراتا ہے جو پہلے سے اس فولڈر تک رسائی رکھتا ہے۔ ہر ایڈیٹر کے لیے، اسکرپٹ ہر ایک مماثل پی ڈی ایف فائل سے گزرتا ہے اور خاص طور پر ان فائلوں پر ترمیم کی اجازتوں کا اطلاق کرتا ہے، ایک طریقہ استعمال کرتے ہوئے جس میں ای میل اطلاعات کو دبانے کا اختیار شامل ہوتا ہے۔ یہ ٹارگٹ پرمیشن ہینڈلنگ ہر بار جب نیا ایڈیٹر شامل کیا جاتا ہے تو ای میل بھیجنے کے پہلے سے طے شدہ رویے سے بچتا ہے، اس طرح ورک فلو کی کارکردگی اور صوابدید کو برقرار رکھا جاتا ہے۔

پی ڈی ایف شیئرنگ پر ای میل الرٹس سے بچنے کے لیے گوگل ایپس اسکرپٹ میں ترمیم کرنا

گوگل ایپس اسکرپٹ کا استعمال

function setPDFAuth(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          pdfFile.addEditor(editor, {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

ایپس اسکرپٹ میں سرور سائیڈ ای میل نوٹیفکیشن کو دبانا

گوگل ایپس اسکرپٹ کے لیے بیک اینڈ جاوا اسکرپٹ

function setPDFAuthBackend(pdfName) {
  var files = DriveApp.getFilesByName(pdfName);
  var folders = DriveApp.getFolders();
  while (folders.hasNext()) {
    var folder = folders.next();
    if (folder.getName() == 'Reports') {
      var editors = folder.getEditors();
      for (var i = 0; i < editors.length; i++) {
        var editor = editors[i].getEmail();
        while (files.hasNext()) {
          var pdfFile = files.next();
          Drive.Permissions.insert({ 
            'role': 'writer',
            'type': 'user',
            'value': editor
          }, pdfFile.getId(), {sendNotificationEmails: false});
        }
      }
    }
  }
}

خاموش پی ڈی ایف شیئرنگ کے ساتھ ورک فلو کی کارکردگی کو بڑھانا

گوگل ایپس اسکرپٹ کے ذریعے خاموش پی ڈی ایف شیئرنگ کو لاگو کرنا مستقل اطلاعی ای میلز کے خلفشار کے بغیر دستاویزات کو اشتراک اور ترمیم کرنے کی اجازت دے کر ورک فلو کی کارکردگی کو نمایاں طور پر بڑھاتا ہے۔ یہ نقطہ نظر خاص طور پر ایسے ماحول میں فائدہ مند ہے جہاں دستاویز کا ٹرن اوور زیادہ ہے اور مسلسل اطلاعات نوٹیفکیشن کی تھکاوٹ یا اہم انتباہات کو نظر انداز کرنے کا باعث بن سکتی ہیں۔ فائل کی اجازتوں کو خاموشی سے ہینڈل کرنے کے لیے اسکرپٹس کو اپنی مرضی کے مطابق بنا کر، تنظیمیں ہموار کارروائیوں کو برقرار رکھ سکتی ہیں اور اپنی ٹیموں کو ای میلز کی بیراج کو منظم کرنے کے بجائے پیداواری کاموں پر مرکوز رکھ سکتی ہیں۔

ان اسکرپٹس کی تخصیص رازداری اور رازداری کے معیارات کی تعمیل کی بھی حمایت کرتی ہے۔ بہت سی صنعتوں میں، حساس معلومات کی حفاظت کے لیے دستاویز کے اشتراک کے بارے میں مواصلات کو کنٹرول کرنے کی صلاحیت بہت ضروری ہے۔ خودکار ای میلز کو دبا کر، کاروبار اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ معلومات کی ترسیل کو کنٹرول کیا جائے اور صرف متعلقہ فریقوں کو ترجیحی مواصلاتی چینلز کے ذریعے الرٹ کیا جائے، اس طرح سیکیورٹی پروٹوکول میں اضافہ ہوتا ہے۔

Google Apps اسکرپٹ اور ای میل اطلاعات پر ضروری اکثر پوچھے گئے سوالات

1. سوال: گوگل ایپس اسکرپٹ کس کے لیے استعمال ہوتی ہے؟
2. جواب: Google Apps Script Google Workspace پلیٹ فارم کے اندر ہلکے وزن کی ایپلیکیشن کی ترقی کے لیے کلاؤڈ پر مبنی اسکرپٹ زبان ہے، بشمول آٹومیشن، بیرونی APIs کے ساتھ انضمام، اور ورک اسپیس ایپلی کیشنز کو حسب ضرورت بنانا۔
3. سوال: میں گوگل ایپس اسکرپٹ میں ای میل اطلاعات کو کیسے دبا سکتا ہوں؟
4. جواب: ای میل اطلاعات کو دبانے کے لیے، اپنے اسکرپٹ میں اشتراک کے فنکشنز میں ترمیم کرکے پیرامیٹر {sendNotificationEmails: false} شامل کریں، جو تبدیلیاں کیے جانے پر سسٹم کو ای میلز بھیجنے سے روکتا ہے۔
5. سوال: کیا تمام Google Workspace ایپلیکیشنز Google Apps اسکرپٹ استعمال کر سکتی ہیں؟
6. جواب: ہاں، Google Apps Script کو زیادہ تر Google Workspace ایپلی کیشنز جیسے Google Sheets، Docs، Drive، Calendar، اور Gmail کے ساتھ ورک فلو کو خودکار کرنے اور خدمات کو مربوط کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔
7. سوال: کیا Google Apps اسکرپٹ استعمال کرنے کے لیے مفت ہے؟
8. جواب: ہاں، Google Apps Script Google اکاؤنٹ کے ساتھ کسی کے بھی استعمال کے لیے مفت ہے۔ تاہم، استعمال گوگل کے کوٹہ اور حدود سے مشروط ہے، جس میں وسیع استعمال کے لیے اپ گریڈ کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔
9. سوال: گوگل ایپس اسکرپٹ کس پروگرامنگ زبان پر مبنی ہے؟
10. جواب: Google Apps Script JavaScript پر مبنی ہے، جو صارفین کو ایک مانوس نحو میں کوڈ لکھنے کی اجازت دیتا ہے جسے سیکھنا اور HTML اور CSS کے ساتھ یوزر انٹرفیس بنانے کے لیے انٹیگریٹ کرنا آسان ہے۔

Google Workspace میں دستاویز کے انتظام کو ہموار کرنا

Google Apps اسکرپٹ میں دستاویز کے اشتراک کی اجازتوں کا موثر انتظام ان تنظیموں کے لیے ضروری ہے جو مسلسل اطلاعاتی انتباہات کی رکاوٹ کے بغیر ایک ہموار آپریشنل بہاؤ کو برقرار رکھنا چاہتے ہیں۔ بیان کردہ اسکرپٹنگ ایڈجسٹمنٹس کو لاگو کرکے، کاروبار اس بات کو یقینی بناسکتے ہیں کہ دستاویز تک رسائی ہموار اور سمجھدار ہے، مجموعی پیداواری صلاحیت کو بڑھانا اور حساس معلومات کو غیر ضروری نمائش سے بچانا۔