Пересилання електронної пошти в Apps Script із перевіркою файлів

Автоматизація електронної пошти за допомогою Apps Script

Автоматизація пересилання електронної пошти в Google Apps Script може значно спростити процеси зв’язку та передачі даних. Це особливо корисно під час роботи з певними мітками в Gmail, де електронні листи потрібно пересилати до зовнішніх програм без ручного втручання. Поширена проблема виникає з небажаними вбудованими зображеннями, такими як підписи та заголовки, які включаються в ці пересилання.

Ця проблема не тільки захаращує переслані повідомлення, але й створює проблему, коли потрібно пересилати лише вкладені файли, як-от PDF-файли. У таких сценаріях модифікація сценарію для вибіркового пересилання вкладень із збереженням контексту потоку електронної пошти стає важливою. У наступній статті буде розглянуто рішення для забезпечення пересилання лише необхідних файлів, що підвищить ефективність автоматизації.

Покращення пересилання електронної пошти за допомогою сценарію Google Apps

Надані приклади сценарію Google Apps призначені для вирішення конкретних потреб у фільтруванні та пересиланні електронних листів, які відповідають певним критеріям, у цьому випадку пересилання лише PDF-додатків і виключення вбудованих зображень, як-от підписи чи заголовки. Перша частина сценарію ініціалізується шляхом отримання всіх потоків електронних листів, пов’язаних із попередньо визначеною міткою Gmail. Це робиться за допомогою команди `GmailApp.getUserLabelByName()`, яка отримує об’єкт мітки, що дозволяє сценарію працювати з усіма пов’язаними потоками електронної пошти. Потім він перебирає ці потоки, щоб отримати доступ до окремих повідомлень.

Кожне повідомлення перевіряється, щоб визначити та відфільтрувати вкладення за допомогою методу getAttachments() у поєднанні з функцією фільтра, яка перевіряє тип MIME, гарантуючи, що включено лише файли PDF. Потім для пересилання цих відфільтрованих вкладень використовується функція `GmailApp.sendEmail()`. Ця функція має вирішальне значення, оскільки вона дозволяє надсилати електронні листи програмним шляхом, одночасно вкладаючи файли та вказуючи розширені параметри, як-от основний вміст HTML та ідентифікатор потоку, щоб підтримувати безперервність потоку електронної пошти. Це гарантує, що переслані електронні листи залишаються частиною поточної розмови, виконуючи вимогу користувача зберігати листи в ланцюжках і зосереджуватися лише на відповідних вкладеннях.

Удосконалення пересилання електронної пошти для фільтрування вкладень у Apps Script

Реалізація сценарію Google Apps

function filterAndForwardEmails() {
  var label = GmailApp.getUserLabelByName("ToBeForwarded");
  var threads = label.getThreads();
  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    var messages = threads[i].getMessages();
    var lastMessage = messages[messages.length - 1];
    var attachments = lastMessage.getAttachments();
    var filteredAttachments = attachments.filter(function(attachment) {
      return attachment.getContentType() === 'application/pdf';
    });
    if (filteredAttachments.length > 0) {
      forwardMessage(lastMessage, filteredAttachments);
    }
  }
}
function forwardMessage(message, attachments) {
  GmailApp.sendEmail(message.getTo(), message.getSubject(), "", {
    attachments: attachments,
    htmlBody: "<br> Message sent to external app <br>",
    inlineImages: {},
    threadId: message.getThread().getId()
  });
}

Виключення вбудованих зображень у процесі пересилання електронної пошти за допомогою Apps Script

Створення сценаріїв у Google Apps Script

function setupEmailForwarding() {
  var targetLabel = "ExternalForward";
  var threadsToForward = GmailApp.getUserLabelByName(targetLabel).getThreads();
  threadsToForward.forEach(function(thread) {
    var message = thread.getMessages().pop(); // get the last message
    var pdfAttachments = message.getAttachments().filter(function(file) {
      return file.getContentType() === 'application/pdf';
    });
    if (pdfAttachments.length) {
      sendFilteredEmail(message, pdfAttachments);
    }
  });
}
function sendFilteredEmail(originalMessage, attachments) {
  GmailApp.sendEmail(originalMessage.getTo(), "FWD: " + originalMessage.getSubject(),
    "Forwarded message attached.", {
      attachments: attachments,
      htmlBody: originalMessage.getBody() + "<br> Forwarded with selected attachments only.<br>",
      threadId: originalMessage.getThread().getId()
  });
}

Розширені методи обробки електронної пошти в Apps Script

Під час роботи з автоматизованим пересиланням електронної пошти в Google Apps Script розуміння ширшого контексту керування електронною поштою може мати вирішальне значення. Важливим аспектом є розрізнення типів MIME, що допомагає фільтрувати певні типи файлів, наприклад PDF-файли, від вбудованих зображень. Ця відмінність є ключовою для сценаріїв ефективних фільтрів, які виключають несуттєві вкладення. Ще одна передова техніка передбачає маніпулювання потоками електронної пошти, щоб підтримувати зв’язок між комунікаціями, що є життєво важливим для підтримки організованих слідів електронної пошти в бізнес-середовищі.

Крім того, використання сценарію Google Apps Script для автоматизації електронної пошти дозволяє створювати настроювані дії, які виходять за рамки простого пересилання. Наприклад, сценарії можуть бути розроблені для автоматичної відповіді на електронні листи, створення зведених звітів про вкладення або навіть упорядкування електронних листів у різні мітки на основі їх вмісту чи типу вкладення. Такі можливості роблять Google Apps Script потужним інструментом для підвищення продуктивності та ефективності робочого процесу під час обробки електронних листів.

Поширені запити щодо пересилання електронної пошти за допомогою сценарію додатків

1. Питання: Як почати використовувати Google Apps Script для автоматизації електронної пошти?
2. відповідь: Ви можете почати з доступу до середовища Apps Script через Google Drive, створення нового сценарію та використання служби GmailApp для програмування взаємодії електронною поштою.
3. Питання: Що таке тип MIME і чому він важливий?
4. відповідь: Тип MIME, або Media Type, — це стандарт, який вказує на природу та формат документа, файлу або асортименту байтів. Для обробки електронної пошти дуже важливо забезпечити правильну обробку різних типів файлів.
5. Питання: Чи можу я фільтрувати електронні листи за типом вкладення в Apps Script?
6. відповідь: Так, ви можете використовувати метод getAttachments() разом із фільтрами для перевірки типу MIME кожного вкладення та відповідної обробки.
7. Питання: Як зберегти переслані електронні листи в одній темі?
8. відповідь: Використовуйте опцію threadId у GmailApp.sendEmail(), щоб указати оригінальний ланцюжок електронної пошти, зберігаючи переслане повідомлення в одній розмові.
9. Питання: Чи може Apps Script обробляти кілька вкладень по-різному залежно від типу?
10. відповідь: Так, ви можете створити сценарій, щоб розрізняти вкладення за типами MIME та обробляти кожен тип по-різному, наприклад пересилати лише PDF-файли та ігнорувати інші.

Ключові ідеї та висновки

Завдяки використанню сценарію Google Apps Script користувачі можуть автоматизувати складні завдання обробки електронної пошти, спеціально налаштовуючи процес пересилання, щоб включати лише важливі вкладення, наприклад файли PDF. Цей цілеспрямований підхід не тільки оптимізує спілкування всередині та за межами організацій, але й значно зменшує ручні зусилля, пов’язані з керуванням електронною поштою. Крім того, здатність підтримувати цілі розмови покращує контекстне розуміння пересланих повідомлень, що є вирішальним для підтримки безперервності професійного спілкування.