షేర్పాయింట్-లింక్డ్ ఎక్సెల్ టెంప్లేట్లలో వినియోగదారు కార్యాచరణను ట్రాక్ చేయడం
బహుళ వినియోగదారులు వారి ఫారమ్లను సమర్పించడానికి ఒకే షేర్పాయింట్ టెంప్లేట్ను యాక్సెస్ చేసే సందడిగా ఉండే కార్యాలయాన్ని ఊహించుకోండి. 🖥️ నిర్దిష్ట ఫారమ్ను ఎవరు పూరించి సమర్పించారో ఆడిటర్ గుర్తించాల్సిన అవసరం వచ్చినప్పుడు సవాలు ఎదురవుతుంది. SharePoint ఈ సమాచారాన్ని "సృష్టికర్త" కాలమ్ క్రింద లాగ్ చేస్తున్నప్పుడు, Excel షీట్ యొక్క ఫుటర్లో వినియోగదారు పేరుతో హార్డ్ కాపీని ముద్రించాల్సిన అవసరం నెరవేరలేదు.
డిఫాల్ట్ VBA వంటి విధులు ఉన్నందున ఈ పని గమ్మత్తైనది అప్లికేషన్.యూజర్ పేరు మరియు పర్యావరణం("వినియోగదారు పేరు") వాస్తవ వినియోగదారు ఫారమ్ను సవరించే బదులు, తరచుగా అసలైన టెంప్లేట్ సృష్టికర్త లేదా స్థానిక యంత్ర వినియోగదారుని సూచించండి. అందుకని, సరైన వినియోగదారు పేరును డైనమిక్గా చొప్పించడానికి నమ్మదగిన పద్ధతిని కనుగొనడం చాలా కీలకం.
వాస్తవ-ప్రపంచ దృశ్యాలలో, ఈ వ్యత్యాసం ఆడిటింగ్ మరియు ట్రాకింగ్లో దోషాలకు దారి తీస్తుంది. ఉదాహరణకు, నా మునుపటి పాత్రలో, బాహ్య కాంట్రాక్టర్లు పూర్తి చేసిన ఫారమ్లు ఎల్లప్పుడూ ప్రింట్అవుట్లో నిర్వాహకుని వినియోగదారు పేరును ప్రదర్శించే సమస్యను కలిగి ఉన్నాము, ఆడిట్ల సమయంలో గణనీయమైన గందరగోళాన్ని కలిగిస్తుంది.
VBA, SharePoint ఇంటిగ్రేషన్ మరియు కొన్ని స్మార్ట్ ట్వీక్లను ఉపయోగించి మీరు ఈ అడ్డంకులను ఎలా దాటవేయవచ్చో ఈ కథనం వివరిస్తుంది. చివరికి, మీరు ప్రతి ముద్రిత ఫారమ్ను సమర్పించిన వ్యక్తిగత వినియోగదారుని సరిగ్గా ప్రతిబింబించేలా చేసే ఆచరణాత్మక పరిష్కారాన్ని కలిగి ఉంటారు. డైవ్ చేద్దాం! 🔍
| ఆదేశం | ఉపయోగం యొక్క ఉదాహరణ |
|---|---|
| ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter | Excelలో యాక్టివ్ వర్క్షీట్ యొక్క ఫుటర్ని అనుకూలీకరించడానికి ఉపయోగించబడుతుంది. ఈ సందర్భంలో, ఇది డైనమిక్గా వినియోగదారు పేరు మరియు తేదీని ఫుటర్లోకి చొప్పిస్తుంది. |
| ListObjects.Add | "సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ వంటి మెటాడేటాను పొందడం కోసం వర్క్షీట్ మరియు షేర్పాయింట్ డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీ వంటి బాహ్య డేటా మూలం మధ్య కనెక్షన్ను సృష్టిస్తుంది. |
| CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") | API కాల్లు చేయడానికి HTTP అభ్యర్థన ఆబ్జెక్ట్ని ప్రారంభిస్తుంది. ఈ సందర్భంలో, ఇది SharePoint REST API నుండి మెటాడేటాను తిరిగి పొందుతుంది. |
| InStr | స్ట్రింగ్లోని సబ్స్ట్రింగ్ స్థానాన్ని కనుగొంటుంది. ఇక్కడ, SharePoint API నుండి JSON ప్రతిస్పందనలో "సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ను గుర్తించడానికి ఇది ఉపయోగించబడుతుంది. |
| Mid | ప్రారంభ స్థానం మరియు పొడవు ఆధారంగా స్ట్రింగ్ నుండి సబ్స్ట్రింగ్ను సంగ్రహిస్తుంది. SharePoint API యొక్క JSON ప్రతిస్పందన నుండి వినియోగదారు పేరును అన్వయించడానికి ఉపయోగించబడుతుంది. |
| BuiltinDocumentProperties | పత్రాన్ని సేవ్ చేసిన వినియోగదారుని డైనమిక్గా గుర్తించడానికి "సృష్టికర్త" ప్రాపర్టీ వంటి Excel వర్క్బుక్ యొక్క మెటాడేటా లక్షణాలను యాక్సెస్ చేస్తుంది. |
| Range("A1") | SharePoint మెటాడేటా వంటి బాహ్య మూలం నుండి తిరిగి పొందిన డేటాను ఉంచడం కోసం ప్రారంభ సెల్ను పేర్కొంటుంది. |
| On Error Resume Next | లోపం సంభవించినప్పుడు కూడా అమలు చేయడాన్ని కొనసాగించడానికి కోడ్ని అనుమతిస్తుంది, మెటాడేటా పొందే సమయంలో క్రాష్లను నివారించడానికి ఇక్కడ ఉపయోగించబడుతుంది. |
| responseText | API కాల్ నుండి HTTP ప్రతిస్పందన యొక్క భాగాన్ని సంగ్రహిస్తుంది. ఈ సందర్భంలో, ఇది SharePoint REST API ద్వారా అందించబడిన JSON డేటాను కలిగి ఉంటుంది. |
| ParseJSONForCreator | JSON ప్రతిస్పందన స్ట్రింగ్ నుండి "సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ విలువను సంగ్రహించడానికి అనుకూల ఫంక్షన్. |
డైనమిక్ షేర్పాయింట్ వినియోగదారు పేర్లతో Excel ఫుటర్లను అనుకూలీకరించడం
అందించిన పరిష్కారాలు డైనమిక్గా పొందడం మరియు ప్రదర్శించడం లక్ష్యంగా పెట్టుకున్నాయి షేర్పాయింట్ "సృష్టికర్త" Excel వర్క్షీట్ యొక్క ఫుటర్లో వినియోగదారు పేరు. షేర్పాయింట్లో నిల్వ చేయబడిన భాగస్వామ్య టెంప్లేట్ ఆధారంగా బహుళ వినియోగదారులు ఫారమ్లను సమర్పించే సందర్భాలలో ఈ అవసరం ఏర్పడుతుంది మరియు ఆడిటర్లకు స్పష్టమైన ఆరోపణ అవసరం. మొదటి స్క్రిప్ట్ Excel యొక్క స్థానికతను ఉపయోగించుకుంటుంది పేజీ సెటప్ ఫుటరును డైనమిక్గా అనుకూలీకరించడానికి కార్యాచరణ. షేర్పాయింట్ మెటాడేటా యాక్సెస్తో VBA పద్ధతులను కలపడం ద్వారా, ఈ స్క్రిప్ట్ అసలు సృష్టికర్త కాకుండా ఫారమ్ను పూర్తి చేసిన వినియోగదారు యొక్క వినియోగదారు పేరును ఫుటరు ప్రతిబింబిస్తుందని నిర్ధారిస్తుంది.
ఉదాహరణకు, మొదటి పరిష్కారం ప్రభావితం చేస్తుంది ListObjects.Add SharePoint యొక్క డాక్యుమెంట్ లైబ్రరీకి ప్రత్యక్ష కనెక్షన్ని ఏర్పాటు చేయడానికి. ఈ కమాండ్ మెటాడేటాను వర్క్బుక్లోకి లాగుతుంది, ఇది వరుసల ద్వారా మళ్ళించడం మరియు "సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ను సంగ్రహించడం సాధ్యపడుతుంది. సమ్మతి ఫారమ్లను సమర్పించే శాఖను ఊహించుకోండి-ప్రతి సమర్పణ యొక్క ఫుటరు బాధ్యతగల ఉద్యోగిని స్పష్టంగా గుర్తిస్తుంది, ఆడిట్ అస్పష్టతలను తొలగిస్తుంది. ఈ పద్ధతి వశ్యతను నిర్ధారిస్తుంది మరియు ఫారమ్ కంట్రిబ్యూటర్లను గుర్తించడంలో మాన్యువల్ జోక్యాన్ని నిరోధిస్తుంది. 🚀
రెండవ విధానం SharePoint యొక్క REST API ప్రయోజనాన్ని పొందుతుంది. ఉపయోగించడం ద్వారా క్రియేట్ ఆబ్జెక్ట్("MSXML2.XMLHTTP") కమాండ్, మెటాడేటాను నేరుగా పొందేందుకు స్క్రిప్ట్ HTTP అభ్యర్థనను ప్రారంభిస్తుంది. షేర్పాయింట్ లైబ్రరీలు సంక్లిష్టంగా లేదా అనేక ఫీల్డ్లను కలిగి ఉన్న పరిసరాలలో ఈ పద్ధతి ప్రత్యేకంగా ఉపయోగపడుతుంది. వంటి ఫంక్షన్లతో JSON ప్రతిస్పందనను అన్వయించడం InStr మరియు మధ్య "సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ యొక్క ఖచ్చితమైన వెలికితీతను అనుమతిస్తుంది. నా గత పాత్రలో, ఇదే విధమైన స్క్రిప్ట్ స్ట్రీమ్లైన్డ్ ఫారమ్ ట్రాకింగ్, ప్రతి నెలా గంటల కొద్దీ మాన్యువల్ సయోధ్యను ఆదా చేస్తుంది. 🖋️
చివరి స్క్రిప్ట్ ఆఫీస్ 365 ప్రాపర్టీలను అనుసంధానిస్తుంది బిల్టిన్ డాక్యుమెంట్ ప్రాపర్టీస్ వర్క్బుక్ యొక్క మెటాడేటాను నేరుగా యాక్సెస్ చేయడానికి ఆదేశం. Office 365ని విస్తృతంగా ఉపయోగించే మరియు REST API సంక్లిష్టతలు లేకుండా తేలికైన పరిష్కారం అవసరమయ్యే సంస్థలకు ఈ స్క్రిప్ట్ బాగా సరిపోతుంది. ప్రతి స్క్రిప్ట్ మాడ్యులర్ ఫీచర్లను కలిగి ఉంటుంది, వాటిని ఇతర షేర్పాయింట్-ఇంటిగ్రేటెడ్ వర్క్ఫ్లోల కోసం మళ్లీ ఉపయోగించుకునేలా చేస్తుంది. ఉదాహరణకు, మీరు వాటిని సమర్పణ టైమ్స్టాంప్లు లేదా డిపార్ట్మెంట్ పేర్లను చేర్చడానికి వాటిని స్వీకరించవచ్చు, వాటి ఆడిట్ ప్రయోజనాన్ని మరింత మెరుగుపరుస్తుంది.
పరిష్కారం 1: SharePoint మెటాడేటా ద్వారా వినియోగదారు పేరును సంగ్రహించడం
షేర్పాయింట్ మెటాడేటా నుండి "సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ను డైనమిక్గా పొందేందుకు మరియు దానిని ఎక్సెల్ ఫుటర్కి జోడించడానికి VBAని ఉపయోగించడం.
Sub AddUsernameFromSharePoint()Dim ws As WorksheetDim sharePointUsername As StringDim listObj As ObjectDim spURL As StringDim row As ObjectOn Error Resume Next' Set your SharePoint site and library path herespURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"Set ws = ActiveSheet' Access metadata of the current workbook in SharePointSet listObj = ws.ListObjects.Add(SourceType:=xlSrcExternal,Source:=spURL,Destination:=Range("A1"))' Loop through rows to find "creator"For Each row In listObj.ListRowsIf row.Range(1, 1).Value = "creator" ThensharePointUsername = row.Range(1, 2).ValueExit ForEnd IfNext row' Update footer with usernamews.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & DateOn Error GoTo 0End Sub
పరిష్కారం 2: SharePoint REST APIని ఉపయోగించి వినియోగదారు పేరును పొందడం
"సృష్టికర్త" ఫీల్డ్ నుండి వినియోగదారు పేరును తిరిగి పొందడానికి SharePoint యొక్క REST APIతో Excel VBAని సమగ్రపరచడం.
Sub FetchUsernameWithAPI()Dim http As ObjectDim jsonResponse As StringDim username As StringDim ws As WorksheetSet http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")Set ws = ActiveSheet' API endpoint to fetch metadataapiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"' Make GET requesthttp.Open "GET", apiURL, Falsehttp.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"http.Send' Parse response for "creator" fieldjsonResponse = http.responseTextusername = ParseJSONForCreator(jsonResponse)' Add username to footerws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & DateEnd SubFunction ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String' Basic parsing logic to extract "creator" valueDim pos As IntegerDim creatorValue As Stringpos = InStr(jsonResponse, """creator"":")creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)ParseJSONForCreator = creatorValueEnd Function
పరిష్కారం 3: VBA ఇంటిగ్రేషన్తో Office 365 ఆన్లైన్ ఫీచర్లను ఉపయోగించడం
అతుకులు లేని షేర్పాయింట్ ఇంటిగ్రేషన్ కోసం Excel యొక్క VBA సామర్థ్యాలను Office 365 ఆన్లైన్ ఫీచర్లతో కలపడం.
Sub AddFooterFromO365()Dim ws As WorksheetDim o365User As StringSet ws = ActiveSheet' Assume user is logged in to Office 365o365User = Application.UserName' Fetch creator data from workbook propertiesIf ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Theno365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")End If' Add to footerws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & DateEnd Sub
మెరుగైన ఆడిటింగ్ కోసం Excel VBAతో షేర్పాయింట్ డేటాను సమగ్రపరచడం
షేర్పాయింట్తో Excelను ఏకీకృతం చేయడంలో తరచుగా పట్టించుకోని అంశం రెండు ప్లాట్ఫారమ్ల మధ్య మెటాడేటా యొక్క అతుకులు. VBAని ఉపయోగించి, మీరు కీలకమైన మెటాడేటా ఫీల్డ్లను సంగ్రహించడానికి ప్రాథమిక ఆటోమేషన్కు మించి వెళ్లవచ్చు, వినియోగదారు పేరు టెంప్లేట్ని పూర్తి చేసిన వ్యక్తి మరియు వాటిని అనుకూల Excel ఫుటర్లు లేదా హెడర్లలో ఉపయోగించండి. సమర్పించిన ప్రతి ఫారమ్కు దాని పూర్తికి బాధ్యత వహించే వ్యక్తికి స్పష్టమైన ఆపాదింపు అవసరం అయిన సమ్మతి వంటి సందర్భాలలో ఈ కార్యాచరణ అవసరం.
మరొక ఉపయోగకరమైన విధానం షేర్పాయింట్ యొక్క విస్తృతమైన మెటాడేటా సామర్థ్యాలను ప్రభావితం చేస్తుంది. ఉదాహరణకు, "మోడిఫైడ్ బై" లేదా "లాస్ట్ మోడిఫైడ్" వంటి నిలువు వరుసలు ట్రాకింగ్ మరియు వెరిఫికేషన్ కోసం అదనపు సందర్భాన్ని అందించగలవు. VBA ద్వారా ఈ డేటాను డైనమిక్గా లాగడం ద్వారా, మీ Excel టెంప్లేట్లు ఖచ్చితమైన వినియోగదారు సమాచారాన్ని ప్రతిబింబించడమే కాకుండా మాన్యువల్ ఎంట్రీ ఎర్రర్ల సంభావ్యతను తగ్గిస్తాయి. భాగస్వామ్య టెంప్లేట్లపై బహుళ వినియోగదారులు సహకరించే బృంద ప్రాజెక్ట్లలో ఈ ఫీచర్ చాలా విలువైనది. 🖇️
చివరగా, సంస్థలు షేర్పాయింట్ను ఎలా ఉపయోగిస్తాయనే దానిలో సంభావ్య వైవిధ్యాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవడం చాలా ముఖ్యం. కొన్ని అనుకూల నిలువు వరుసలు లేదా మెటాడేటా ఫీల్డ్లను కలిగి ఉండవచ్చు, అనుకూల VBA స్క్రిప్ట్లు అవసరం. డేటా ఫార్మాటింగ్ నుండి API కాల్లను వేరు చేయడం వంటి మాడ్యులర్ కోడింగ్ పద్ధతులు, మీ పరిష్కారం అటువంటి వైవిధ్యాలను స్కేల్ చేయగలదని లేదా సర్దుబాటు చేయగలదని నిర్ధారించుకోండి. ఉదాహరణకు, గత ప్రాజెక్ట్లో, షేర్పాయింట్ నుండి నేరుగా Excel వర్క్బుక్లలోకి వినియోగదారు కార్యాచరణను సమగ్రపరిచే సారాంశ నివేదికలను స్వయంచాలకంగా రూపొందించడానికి మేము ఈ విధానాన్ని ఉపయోగించాము. 🚀
SharePoint మరియు VBA ఇంటిగ్రేషన్ గురించి తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
- నేను VBAని ఉపయోగించి Excelలో డైనమిక్గా వినియోగదారు పేరుని ఎలా పొందగలను?
- ఉపయోగించడం ద్వారా CreateObject("MSXML2.XMLHTTP"), మీరు SharePoint REST APIకి కాల్ చేయవచ్చు మరియు అన్వయించవచ్చు "creator" మెటాడేటా ఫీల్డ్.
- ఎందుకు చేస్తుంది Application.UserName అసలు సృష్టికర్త పేరుని తిరిగి ఇవ్వాలా?
- ఈ ఆదేశం స్థానిక ఎక్సెల్ ఇన్స్టాలేషన్తో అనుబంధించబడిన వినియోగదారు పేరును తిరిగి పొందుతుంది, ఇది షేర్పాయింట్ టెంప్లేట్ను యాక్సెస్ చేసే వినియోగదారుకు అనుగుణంగా ఉండకపోవచ్చు.
- VBAలో JSON ప్రతిస్పందనలను అన్వయించడానికి ఉత్తమ మార్గం ఏమిటి?
- కలయికను ఉపయోగించడం InStr మరియు Mid, మీరు JSON ప్రతిస్పందన నుండి "సృష్టికర్త" వంటి నిర్దిష్ట డేటా ఫీల్డ్లను సంగ్రహించవచ్చు.
- నేను Excel ఫుటర్లో "చివరిగా సవరించినది" వంటి ఇతర షేర్పాయింట్ ఫీల్డ్లను చేర్చవచ్చా?
- అవును, మీరు SharePoint APIని ఉపయోగించి బహుళ మెటాడేటా ఫీల్డ్లను పొందడానికి మీ స్క్రిప్ట్ను విస్తరించవచ్చు మరియు వాటిని Excelలో చేర్చడానికి ఫార్మాట్ చేయవచ్చు PageSetup.
- బహుళ టెంప్లేట్ల కోసం ఈ ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడం సాధ్యమేనా?
- ఖచ్చితంగా. మీరు షేర్పాయింట్లో నిల్వ చేయబడిన బహుళ టెంప్లేట్ల ద్వారా లూప్ చేసే స్క్రిప్ట్ను రూపొందించవచ్చు, ప్రతి దాని కోసం వినియోగదారు-నిర్దిష్ట డేటాతో ఫుటర్ను అప్డేట్ చేయవచ్చు.
డైనమిక్ ఫుటర్ అనుకూలీకరణపై తుది ఆలోచనలు
SharePoint టెంప్లేట్ని పూర్తి చేసే వ్యక్తి యొక్క వినియోగదారు పేరు ఖచ్చితంగా Excel ఫుటర్లో ప్రదర్శించబడుతుందని నిర్ధారించుకోవడం జవాబుదారీతనం మరియు ట్రేస్బిలిటీ రెండింటినీ మెరుగుపరుస్తుంది. VBA స్క్రిప్ట్లను ప్రభావితం చేసే పరిష్కారాలు ఈ అవసరాన్ని పరిష్కరించడానికి అనుకూలీకరించదగిన మరియు స్కేలబుల్ విధానాలను అందిస్తాయి.
APIల వంటి అధునాతన మెటాడేటా పునరుద్ధరణ పద్ధతులను ఏకీకృతం చేయడం ద్వారా లేదా అంతర్నిర్మిత డాక్యుమెంట్ లక్షణాలను ఉపయోగించడం ద్వారా, సంస్థలు వర్క్ఫ్లోలను సమర్థవంతంగా ఆటోమేట్ చేయగలవు. ఇది సమయాన్ని ఆదా చేయడమే కాకుండా ఖచ్చితమైన ఆడిటింగ్ను నిర్ధారిస్తుంది, సమ్మతి-భారీ పరిశ్రమలలో కీలకం. 🚀
VBA మరియు షేర్పాయింట్ ఇంటిగ్రేషన్ కోసం సూచనలు మరియు వనరులు
- Excel ఫుటర్లను డైనమిక్గా మార్చేందుకు VBAని ఎలా ఉపయోగించాలో వివరిస్తుంది: Microsoft VBA డాక్యుమెంటేషన్
- మెటాడేటా రీట్రీవల్ కోసం SharePoint యొక్క REST API సామర్థ్యాలను వివరిస్తుంది: Microsoft SharePoint REST API గైడ్
- SharePoint వర్క్ఫ్లోలు మరియు టెంప్లేట్ నిర్వహణపై అంతర్దృష్టులను అందిస్తుంది: షేర్గేట్ - షేర్పాయింట్ మెటాడేటా ఉత్తమ పద్ధతులు
- అధునాతన API ప్రతిస్పందనల కోసం VBAలో JSON పార్సింగ్ గురించి చర్చిస్తుంది: ఎక్సెల్ మాక్రో ప్రో - JSON పార్సింగ్