పవర్ ఆటోమేట్‌తో షేర్‌పాయింట్‌లో ఆటోమేటెడ్ ఇమెయిల్ రిమైండర్‌లను సెటప్ చేస్తోంది

Gerald Girard

13, ఏప్రిల్ 2024, శనివారం 10:45:33 PMకి

SharePointలో గడువు తేదీల కోసం ఇమెయిల్ నోటిఫికేషన్‌లను ఆటోమేట్ చేస్తోంది

షేర్‌పాయింట్ మరియు పవర్ ఆటోమేట్ వంటి స్వయంచాలక సాధనాలను ఉపయోగించి ఏదైనా సంస్థలో డెడ్‌లైన్‌లను సమర్థవంతంగా నిర్వహించడం క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది. తేదీ-నిర్దిష్ట డేటాను కలిగి ఉన్న SharePoint లైబ్రరీలతో పని చేస్తున్నప్పుడు, సకాలంలో కమ్యూనికేషన్‌లను నిర్ధారించడం చాలా కీలకం. ఈ దృష్టాంతంలో తరచుగా అన్ని వాటాదారులకు తెలియజేయడానికి గడువు తేదీలకు ముందే నోటిఫికేషన్‌లను పంపడానికి ఫ్లోలను సెటప్ చేయడం ఉంటుంది. ఉదాహరణకు, రాబోయే గడువుకు 60 మరియు 30 రోజుల ముందు రిమైండర్ ఇమెయిల్‌లను ఆటోమేట్ చేయడం ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణను గణనీయంగా మెరుగుపరుస్తుంది మరియు గడువులను కోల్పోకుండా చూసుకోవచ్చు.

అయితే, ఈ రిమైండర్‌లను అమలు చేయడం కొన్నిసార్లు సాంకేతిక సవాలుగా మారవచ్చు, ప్రత్యేకించి ఫ్లోలోని పరిస్థితులు ఊహించిన విధంగా ప్రేరేపించబడనప్పుడు. చాలా మంది వినియోగదారులు వేరియబుల్స్ మరియు డేట్ ఫార్మాట్‌లతో ఇబ్బందులు ఎదుర్కొంటారు, అవి సహకరించడం లేదు, ఇది నిరాశపరిచే లోపాలకు దారి తీస్తుంది. పవర్ ఆటోమేట్ విశ్వసనీయంగా షేర్‌పాయింట్ లైబ్రరీ నుండి ప్రస్తుత తేదీకి తేదీలను పొందడం మరియు సరిపోల్చడం, తద్వారా వర్క్‌ఫ్లో కొనసాగింపు మరియు ప్రాజెక్ట్ విజయాన్ని నిర్వహించడానికి కీలకమైన సమయానుకూలమైన స్వయంచాలక ప్రతిస్పందనలను సులభతరం చేయడం లక్ష్యం.

ఆదేశం	వివరణ
Trigger: When an item is created or modified	SharePoint జాబితాలోని అంశం సృష్టించబడినప్పుడు లేదా సవరించబడినప్పుడు ప్రవాహాన్ని ప్రారంభిస్తుంది.
Initialize variable	ఫార్మాట్ చేసిన తేదీ విలువలు వంటి డేటాను నిల్వ చేయడానికి ఫ్లోలో కొత్త వేరియబుల్‌ను సృష్టిస్తుంది.
formatDateTime	తేదీ విలువను పేర్కొన్న స్ట్రింగ్ ఫార్మాట్‌లో ఫార్మాట్ చేస్తుంది.
utcNow	UTC ఆకృతిలో ప్రస్తుత తేదీ మరియు సమయాన్ని అందిస్తుంది.
addDays	తేదీ నుండి రోజులను జోడిస్తుంది లేదా తీసివేస్తుంది మరియు ఫలిత తేదీని అందిస్తుంది.
Send an email (V2)	అనుకూలీకరించదగిన విషయం మరియు అంశంతో పేర్కొన్న గ్రహీతలకు ఇమెయిల్ పంపుతుంది.
Connect-PnPOnline	అందించిన ఆధారాలను ఉపయోగించి SharePoint సైట్‌కి కనెక్ట్ అవుతుంది.
Get-PnPListItem	SharePoint జాబితా నుండి అంశాలను తిరిగి పొందుతుంది.
$item["DueDate"]	జాబితా అంశం యొక్క గడువు తేదీ ప్రాపర్టీని యాక్సెస్ చేస్తుంది.
Get-Date	ప్రస్తుత సిస్టమ్ తేదీ మరియు సమయాన్ని పొందుతుంది.

SharePointలో ఆటోమేటెడ్ రిమైండర్ సెటప్‌లను అర్థం చేసుకోవడం

పవర్ ఆటోమేట్ మరియు పవర్‌షెల్ ఉపయోగించి షేర్‌పాయింట్ జాబితా నుండి రిమైండర్ ఇమెయిల్‌లను పంపే ఆటోమేషన్‌ను సులభతరం చేయడానికి పైన అందించిన స్క్రిప్ట్‌లు రూపొందించబడ్డాయి. ఈ స్క్రిప్ట్‌లు ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ దృష్టాంతాలకు అవసరం, ఇక్కడ సకాలంలో రిమైండర్‌లు గడువులను సమర్థవంతంగా నిర్వహించడంలో సహాయపడతాయి. షేర్‌పాయింట్ లైబ్రరీలోని ఐటెమ్‌ను సవరించినప్పుడు లేదా సృష్టించినప్పుడు ఫ్లోను ట్రిగ్గర్ చేయడానికి మొదటి స్క్రిప్ట్ పవర్ ఆటోమేట్‌ని ఉపయోగిస్తుంది. ఇది గడువు తేదీని నిల్వ చేయడానికి వేరియబుల్‌లను ప్రారంభిస్తుంది మరియు నేటి తేదీని సరిగ్గా ఫార్మాట్ చేస్తుంది. నేటి తేదీతో పోలిస్తే గడువు తేదీ భవిష్యత్తులో ఉందో లేదో లాజిక్ తనిఖీ చేస్తుంది. ఒప్పు అయితే, ఇది గడువు తేదీకి 60 మరియు 30 రోజుల ముందు తేదీలను గణిస్తుంది. ఈ గణిత తేదీలలో దేనికైనా నేటి తేదీ సరిపోలుతుందా అనేదానిపై ఆధారపడి, ఒక ఇమెయిల్ పంపబడుతుంది. ఈ సెటప్ కీలక సమయాల్లో వాటాదారులు రిమైండర్‌లను స్వీకరించేలా చేస్తుంది, ప్రాజెక్ట్ గడువుల నిర్వహణను మెరుగుపరుస్తుంది.

రెండవ స్క్రిప్ట్ షేర్‌పాయింట్‌తో ఏకీకృతం చేయడానికి పవర్‌షెల్‌ను ఉపయోగిస్తుంది మరియు షరతుల ఆధారంగా సారూప్య తేదీ పోలికలు మరియు ఇమెయిల్ ట్రిగ్గరింగ్‌ను అమలు చేస్తుంది. ఇది షేర్‌పాయింట్ సైట్‌కి కనెక్ట్ చేస్తుంది, పేర్కొన్న జాబితా నుండి అంశాలను తిరిగి పొందుతుంది మరియు ప్రతి అంశంలో నిల్వ చేయబడిన గడువు తేదీకి 60 లేదా 30 రోజుల ముందు ప్రస్తుత తేదీ సరిపోలుతుందో లేదో తనిఖీ చేయడానికి ప్రతి అంశం ద్వారా పునరావృతమవుతుంది. వంటి ఆదేశాలు కనెక్ట్-PnPonline మరియు Get-PnPListItem షేర్‌పాయింట్ డేటాను యాక్సెస్ చేయడంలో కీలకమైనవి పొందండి-తేదీ మరియు ఐటెమ్ ప్రాపర్టీ యాక్సెస్‌లు వంటివి $ఐటెమ్["డ్యూడేట్"] తేదీలను మార్చడానికి మరియు సరిపోల్చడానికి ఉపయోగిస్తారు. ఈ స్క్రిప్ట్‌లు కార్యాచరణ సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరచడానికి షేర్‌పాయింట్‌లో సంక్లిష్టమైన వర్క్‌ఫ్లోలను ఎలా ఆటోమేట్ చేయాలో మరియు మిస్ అయిన రిమైండర్‌ల కారణంగా ఎటువంటి పని జరగకుండా చూసేందుకు ఉదాహరణగా నిలుస్తాయి.

పవర్ ఆటోమేట్ ద్వారా షేర్‌పాయింట్‌లో ఆటోమేటెడ్ గడువు తేదీ రిమైండర్‌లను అమలు చేయడం

పవర్ ఆటోమేట్ ఫ్లో స్క్రిప్ట్

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

షేర్‌పాయింట్‌లో తేదీ పోలికల కోసం బ్యాకెండ్ లాజిక్

SharePoint మరియు పవర్ ఆటోమేట్ ఇంటిగ్రేషన్ కోసం PowerShell స్క్రిప్ట్

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

షేర్‌పాయింట్ మరియు పవర్ ఆటోమేట్‌తో వర్క్‌ఫ్లో ఆటోమేషన్‌ను మెరుగుపరుస్తుంది

షేర్‌పాయింట్ మరియు పవర్ ఆటోమేట్‌లను కలిపి ఉపయోగించడంలో ఒక ముఖ్య అంశం ఏమిటంటే వర్క్‌ఫ్లో ప్రక్రియలను క్రమబద్ధీకరించడం మరియు డాక్యుమెంట్ మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్‌లలో సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరచడం. షేర్‌పాయింట్ లైబ్రరీలు ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణకు కీలకమైన గడువు తేదీలతో సహా డాక్యుమెంట్‌లు మరియు మెటాడేటా యొక్క దృఢమైన నిర్వహణ కోసం విస్తృతంగా ఉపయోగించబడుతున్నాయి. పవర్ ఆటోమేట్‌ను ఏకీకృతం చేయడం ద్వారా, వినియోగదారులు ఈ మెటాడేటా ఫీల్డ్‌ల ఆధారంగా సకాలంలో రిమైండర్‌లను పంపడం వంటి చర్యలను ఆటోమేట్ చేయవచ్చు. ఈ సామర్థ్యం డెడ్‌లైన్‌లకు మెరుగ్గా కట్టుబడి ఉండటమే కాకుండా తేదీలను పర్యవేక్షించడానికి మరియు నోటిఫికేషన్‌లను పంపడానికి అవసరమైన మాన్యువల్ ప్రయత్నాన్ని తగ్గిస్తుంది, తద్వారా లోపాలను గణనీయంగా తగ్గిస్తుంది మరియు కార్యాచరణ సామర్థ్యాన్ని మెరుగుపరుస్తుంది.

అంతేకాకుండా, పవర్ ఆటోమేట్‌తో SharePoint యొక్క ఏకీకరణ సంక్లిష్ట వర్క్‌ఫ్లోలను నిర్వహించడంలో ఎక్కువ అనుకూలీకరణ మరియు సౌలభ్యాన్ని అనుమతిస్తుంది. వినియోగదారులు నిర్దిష్ట పరిస్థితులలో ట్రిగ్గర్ చేసే ప్రవాహాలను రూపొందించవచ్చు, అనుకూలీకరించిన ఇమెయిల్‌లను పంపవచ్చు మరియు ఆలస్యమైన ప్రాజెక్ట్‌లు లేదా మారిన గడువు తేదీలు వంటి మినహాయింపులను కూడా నిర్వహించవచ్చు. టైట్ షెడ్యూల్‌లో పనిచేసే లేదా వారి ప్రాజెక్ట్ టైమ్‌లైన్‌లకు తరచుగా అప్‌డేట్‌లు అవసరమయ్యే వ్యాపారాలకు ఈ అనుకూలత చాలా కీలకం. ఈ సాధనాలను ఉపయోగించుకోవడం ద్వారా, ప్రతి బృంద సభ్యుడు మాన్యువల్ పర్యవేక్షణ లేకుండా రాబోయే గడువులు మరియు ప్రాజెక్ట్ మైలురాళ్ల గురించి సమాచారం ఉండేలా సంస్థలు నిర్ధారించగలవు, ఇది సులభతరమైన ప్రాజెక్ట్ అమలు మరియు మెరుగైన బృంద సమన్వయానికి దారి తీస్తుంది.

షేర్‌పాయింట్ తేదీ రిమైండర్‌లపై తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు

ప్రశ్న: నేను SharePointలో రిమైండర్‌ను ఎలా సెటప్ చేయాలి?
సమాధానం: మీ SharePoint లైబ్రరీలోని తేదీ కాలమ్ ఆధారంగా ఇమెయిల్ నోటిఫికేషన్‌లను ట్రిగ్గర్ చేసే ఫ్లోను సృష్టించడానికి పవర్ ఆటోమేట్ ఉపయోగించండి.
ప్రశ్న: పవర్ ఆటోమేట్ నిర్దిష్ట తేదీకి ముందు రిమైండర్‌లను పంపగలదా?
సమాధానం: అవును, షేర్‌పాయింట్ కాలమ్‌లో నిల్వ చేయబడిన తేదీకి నిర్దిష్ట రోజుల ముందు ఇమెయిల్‌లను పంపడానికి మీరు ఫ్లోను కాన్ఫిగర్ చేయవచ్చు.
ప్రశ్న: రిమైండర్ ఫ్లో ట్రిగ్గర్ చేయకపోతే ఏమి చేయాలి?
సమాధానం: మీ తేదీ పోలికలు సరిగ్గా ఫార్మాట్ చేయబడి ఉన్నాయని మరియు తేదీ వ్యత్యాసాలను ఖచ్చితంగా అంచనా వేయడానికి ఫ్లో యొక్క షరతులు సెటప్ చేయబడి ఉన్నాయని తనిఖీ చేయండి.
ప్రశ్న: పవర్ ఆటోమేట్ ద్వారా పంపబడిన ఇమెయిల్‌ను నేను అనుకూలీకరించవచ్చా?
సమాధానం: ఖచ్చితంగా, పవర్ ఆటోమేట్ ఫ్లో డిజైన్‌లో భాగంగా ఇమెయిల్ బాడీ, సబ్జెక్ట్ మరియు గ్రహీతలను అనుకూలీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
ప్రశ్న: SharePointలో తేదీ ఫార్మాట్‌ల కోసం ఉత్తమ అభ్యాసం ఏమిటి?
సమాధానం: గణనలు మరియు పోలికలలో ప్రాంతీయ ఫార్మాట్ సమస్యలను నివారించడానికి ISO 8601 ఫార్మాట్ (YYYY-MM-DD)ని ఉపయోగించమని సిఫార్సు చేయబడింది.

కీలక టేకావేలు మరియు తదుపరి దశలు

పవర్ ఆటోమేట్‌ని ఉపయోగించి షేర్‌పాయింట్‌లో ఆటోమేటెడ్ రిమైండర్‌లను సెటప్ చేయడం అనేది ఒక ఆచరణాత్మక పరిష్కారం, ఇది రాబోయే గడువుల గురించి వాటాదారులందరికీ తెలుసని నిర్ధారించడం ద్వారా ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణను గణనీయంగా మెరుగుపరుస్తుంది. గడువు తేదీకి 60 మరియు 30 రోజుల ముందు వంటి ముందుగా నిర్ణయించిన సమయాల్లో ఇమెయిల్‌లను పంపడానికి ఫ్లోలను కాన్ఫిగర్ చేయడం ప్రక్రియలో ఉంటుంది. ఈ సిస్టమ్ తప్పిపోయిన గడువులను నిరోధించడంలో సహాయపడుతుంది మరియు జట్లలో మెరుగైన సమయ నిర్వహణను ప్రోత్సహిస్తుంది. ఏది ఏమైనప్పటికీ, సరికాని తేదీ ఫార్మాటింగ్ లేదా షరతులు నెరవేరకపోవడం వంటి సవాళ్లు ఫ్లో యొక్క ప్రభావానికి ఆటంకం కలిగిస్తాయి. వినియోగదారులు తేదీ ఫార్మాట్‌లు స్థిరంగా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోవడం మరియు అది ఊహించిన విధంగా ట్రిగ్గర్ చేస్తుందో లేదో ధృవీకరించడానికి ఫ్లోను పూర్తిగా పరీక్షించడం చాలా ముఖ్యం. ఈ సెటప్‌లతో పోరాడుతున్న వారికి, డాక్యుమెంటేషన్‌ను సంప్రదించడం లేదా ఫోరమ్‌ల నుండి సహాయం కోరడం అదనపు మార్గదర్శకత్వాన్ని అందిస్తుంది. ఈ ఆటోమేటెడ్ రిమైండర్ సిస్టమ్‌లను అమలు చేయడం చివరికి మరింత క్రమబద్ధీకరించబడిన కార్యకలాపాలకు మరియు మెరుగైన ప్రాజెక్ట్ ఫలితాలకు దోహదం చేస్తుంది.

ఇంటర్నెట్‌లో ఉత్తమంగా పనిచేసే అనామక తాత్కాలిక మెయిల్ కోసం చూస్తున్నారా? మా ఉచిత తాత్కాలిక ఇ-మెయిల్ సేవ అత్యంత సంపూర్ణమైనది, ఇ-మెయిల్‌లను స్వీకరించండి మరియు పంపండి, మీకు ఇష్టమైన ఇ-మెయిల్‌లకు దారి మళ్లింపులను సృష్టించండి. మీ పాస్‌వర్డ్‌ను ఉంచుకోండి మరియు జీవితాంతం మీ తాత్కాలిక ఇమెయిల్‌ను ఉపయోగించండి. POP3, IMAP మరియు SMTP ఉచితంగా అందుబాటులో ఉన్నాయి.

ఇప్పుడే ప్రయత్నించు !