மின்னஞ்சல் வழியாக ஹெல்ப் டெஸ்க் டிக்கெட் அறிவிப்புகளுக்கு ஷேர்பாயிண்ட்டை மேம்படுத்துதல்

ஷேர்பாயிண்ட் மற்றும் பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் ஹெல்ப் டெஸ்க் கம்யூனிகேஷன்களை மேம்படுத்துதல்

ஒரு வலுவான தகவல் தொழில்நுட்ப உதவி மேசை டிக்கெட் அமைப்பை உருவாக்க திறமையான தகவல் தொடர்பு சேனல்கள் தேவை, குறிப்பாக உடனடி பதில் மற்றும் சிக்கல் கண்காணிப்பு முக்கியமான சூழல்களில். ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைன், பவர் ஆட்டோமேட்டுடன் இணைந்து, அத்தகைய அமைப்புக்கு ஒரு நம்பிக்கைக்குரிய அடித்தளத்தை வழங்குகிறது. இந்த அமைப்பில் ஒரு முக்கிய அங்கம் "டிக்கெட்டுகள்" பட்டியலை உள்ளடக்கியது, இது பயனர் சமர்ப்பித்த அனைத்து டிக்கெட்டுகளுக்கும் மைய களஞ்சியமாக செயல்படுகிறது. பாரம்பரிய மின்னஞ்சல் தகவல்தொடர்பு முறையிலிருந்து விலகி, பயனர்களுக்கும் உதவி மேசைக் குழுவிற்கும் இடையே புதுப்பிப்புகள் மற்றும் தகவல்களைப் பரிமாறிக்கொள்வதற்கான முதன்மை ஊடகமாக பட்டியல் உருப்படிகளின் உள்ளமைக்கப்பட்ட "கருத்துகள்" அம்சத்தைப் பயன்படுத்துவதே குறிக்கோள்.

ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனின் வரம்பிலிருந்து சவால் எழுகிறது: குறிப்பு இல்லாமல் ஒரு டிக்கெட்டில் ஒரு புதிய கருத்து இடுகையிடப்பட்டால், உதவி மேசை குழுவிற்கு மின்னஞ்சல் மூலம் தெரிவிக்க நேரடி அம்சம் இல்லை. இந்த இடைவெளியை நிவர்த்தி செய்ய, பவர் ஆட்டோமேட்டைப் பயன்படுத்தி மீண்டும் மீண்டும் ஓட்டத்தை உருவாக்குவதற்கான ஒரு தீர்வு செயல்படுத்தப்பட்டது. எல்லா டிக்கெட்டுகளிலும் புதிய கருத்துகளை சரிபார்க்க ஒவ்வொரு 15 நிமிடங்களுக்கும் இந்த ஓட்டம் தூண்டப்படும். குறிப்பு இல்லாத கருத்து கண்டறியப்பட்டால், தேவையான அனைத்து டிக்கெட் விவரங்களுடன் தகவல் தொழில்நுட்ப உதவி மையத்திற்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படும். இருப்பினும், இந்த தீர்வு, பயனுள்ளதாக இருக்கும் போது, ​​அதிக அளவிலான மின்னஞ்சல்களுக்கு இட்டுச் செல்கிறது, மேலும் அறிவிப்புகளுக்கு மிகவும் நெறிப்படுத்தப்பட்ட அணுகுமுறைக்கான தேடலைத் தூண்டுகிறது.

பணிப்பாய்வு மற்றும் மின்னஞ்சல் உள்ளடக்க தயாரிப்பு ஸ்கிரிப்ட்களைப் புரிந்துகொள்வது

மேலே குறிப்பிட்டுள்ள முதல் ஸ்கிரிப்ட் பவர் ஆட்டோமேட்டிற்குள் ஒரு தானியங்கி செயல்முறையை அமைப்பதற்கான வரைபடமாக செயல்படுகிறது, இது ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனின் நேட்டிவ் செயல்பாட்டில் உள்ள குறிப்பிடத்தக்க வரம்பை நிவர்த்தி செய்ய வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது. ஷேர்பாயிண்ட் குறிப்பாகக் குறிப்பிடப்படாவிட்டால் பட்டியல் உருப்படி கருத்துகளுக்கான அறிவிப்புகளை அனுப்புவதை இயல்பாகவே ஆதரிக்காது. ஐடி ஹெல்ப் டெஸ்க் டிக்கட் சிஸ்டம் போன்ற பயன்பாட்டு நிகழ்வுகளில் இந்தச் சூழல் சிக்கலாக மாறுகிறது, இதில் கருத்துக்களுக்கு சரியான நேரத்தில் பதில் அளிப்பது பயனுள்ள சிக்கலைத் தீர்க்க முக்கியமானது. சூடோகோட் ஸ்கிரிப்ட் ஒரு தொடர்ச்சியான ஓட்டத்தை விளக்குகிறது, இது ஒவ்வொரு 15 நிமிடங்களுக்கும் இயங்கும், இது "டிக்கெட்டுகள்" பட்டியலில் உள்ள ஒவ்வொரு டிக்கெட்டிலும் மீண்டும் மீண்டும் வருகிறது, குறிப்புகள் இல்லாமல் கருத்துகளை சரிபார்க்கிறது மற்றும் இந்தத் தகவலை ஒருங்கிணைக்கிறது. டிக்கெட் ஐடி, பெயர், பயனர் தகவல் மற்றும் ஒவ்வொரு டிக்கெட்டுக்கான கடைசி கருத்து போன்ற தேவையான விவரங்களைச் சேகரிப்பதே இதன் நோக்கம். இந்த முறையானது ஒவ்வொரு தொடர்புடைய கருத்தும் கைப்பற்றப்பட்டு, செயல்முறையின் அடுத்த கட்டத்திற்குத் தயாராக இருப்பதை உறுதிசெய்கிறது, இந்தத் தகவலை ஒரே, விரிவான மின்னஞ்சலில் தொகுக்க வேண்டும்.

ஜாவாஸ்கிரிப்ட்டில் எழுதப்பட்ட இரண்டாவது ஸ்கிரிப்ட், பவர் ஆட்டோமேட் ஸ்கிரிப்ட் மூலம் திரட்டப்பட்ட தகவலை எடுத்து மின்னஞ்சல் உள்ளடக்கத்திற்கு ஏற்ற HTML கட்டமைப்பில் வடிவமைக்கிறது. இந்த ஸ்கிரிப்ட் மூலத் தரவை படிக்கக்கூடிய மற்றும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட வடிவமாக மாற்றுவதற்கு அடிப்படையானது, இது டிக்கெட் புதுப்பிப்புகள் பற்றிய தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான தகவலை வழங்குகிறது. வழங்கப்பட்ட தரவு வரிசையில் இருந்து கருத்துகளின் பட்டியலை மாறும் வகையில் உருவாக்குவதன் மூலம், இந்த ஸ்கிரிப்ட், டிக்கெட் ஐடி மற்றும் குறிப்பிடாமல் சமீபத்திய கருத்து போன்ற விவரங்களை உள்ளடக்கிய மின்னஞ்சல் அமைப்பை உருவாக்குவதை உறுதி செய்கிறது. இந்த அணுகுமுறை மிகவும் நெறிப்படுத்தப்பட்ட தகவல்தொடர்பு சேனலை அனுமதிக்கிறது, அங்கு IT உதவி மேசை ஊழியர்கள் ஒவ்வொரு 15 நிமிடங்களுக்கும் ஒரு ஒருங்கிணைந்த மின்னஞ்சலைப் பெறுகிறார்கள், இது அனைத்து சமீபத்திய, தொடர்புடைய டிக்கெட் கருத்துகளையும் சுருக்கமாகக் கூறுகிறது. ஒவ்வொரு கருத்துக்கும் தனித்தனி அறிவிப்பை அனுப்புவதை விட இது மின்னஞ்சல்களின் அளவைக் கணிசமாகக் குறைக்கிறது, இதன் மூலம் டிக்கெட் அமைப்பின் செயல்பாட்டின் செயல்திறனை அதிகரிக்கிறது.

ஷேர்பாயிண்ட் கருத்துகளுக்கான மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை தானியக்கமாக்குகிறது

பவர் ஆட்டோமேட் ஸ்கிரிப்டிற்கான சூடோகோட்

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

டைனமிக் டேட்டாவுடன் மின்னஞ்சல் உள்ளடக்கத்தை உருவாக்குகிறது

மின்னஞ்சல் உள்ளடக்கம் தயாரிப்பிற்கான ஜாவாஸ்கிரிப்ட்

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

ஷேர்பாயிண்ட் டிக்கெட் அமைப்புகளில் தகவல்தொடர்புகளை மேம்படுத்துதல்

ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைன் மற்றும் பவர் ஆட்டோமேட் ஆகியவை ஐடி ஹெல்ப் டெஸ்க் டிக்கெட் அமைப்புகளை உருவாக்குவதற்கான உறுதியான அடித்தளத்தை வழங்குகின்றன, இருப்பினும் குறிப்புகள் இல்லாமல் புதிய கருத்துகளைப் பற்றி பயனர்களுக்குத் தெரிவிக்கும் போது அவை குறைகின்றன. கருத்து தெரிவிக்கப்படும் போதெல்லாம் உதவி மேசை பணியாளர்கள் எச்சரிக்கப்படுவதையும், விரைவான பதில்களை எளிதாக்குவதையும் மற்றும் ஒட்டுமொத்த ஆதரவு செயல்முறையை மேம்படுத்துவதையும் உறுதிசெய்ய இந்த இடைவெளி தனிப்பயன் தீர்வு தேவைப்படுகிறது. அத்தகைய அமைப்பின் சாராம்சம், "டிக்கெட்டுகள்" பட்டியலிலிருந்து கருத்துக்களைத் திரட்டுவதை தானியங்குபடுத்தும் திறனும், சீரான இடைவெளியில் அனுப்பப்படும் ஒற்றை, விரிவான மின்னஞ்சலாக இவற்றைத் தொகுக்கும் திறனும் ஆகும். இந்த அணுகுமுறை பயனர்களுக்கும் உதவி மேசைக்கும் இடையேயான தகவல்தொடர்புகளை நெறிப்படுத்துவது மட்டுமல்லாமல், தனிப்பட்ட அறிவிப்புகளை அவ்வப்போது சுருக்கமாக மாற்றுவதால், அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களின் அளவைக் கணிசமாகக் குறைக்கிறது.

இந்தத் தீர்வைச் செயல்படுத்துவது, ஒவ்வொரு 15 நிமிடங்களுக்கும் புதிய கருத்துகளைச் சரிபார்க்கும் பவர் ஆட்டோமேட்டில் தொடர்ச்சியான ஓட்டத்தை உருவாக்குகிறது. ஓட்டமானது அனைத்து டிக்கெட்டுகளையும் மீட்டெடுக்கிறது, அவர்களின் கருத்துகளை ஆய்வு செய்கிறது மற்றும் குறிப்புகள் இல்லாதவற்றை வடிகட்டுகிறது. இது இந்த கருத்துகளின் தொடர்புடைய விவரங்களை ஒரே மின்னஞ்சலில் தொகுத்து, உதவி மேசைக்கு அனுப்பப்படும். இந்த முறை அதிகப்படியான மின்னஞ்சல்களின் முக்கிய சிக்கலை நிவர்த்தி செய்கிறது, அதே நேரத்தில் பயனர் கருத்து மற்றும் வினவல்கள் குறித்து உதவி மேசைக்குத் தெரிவிக்கப்படுவதை உறுதி செய்கிறது. மேலும், மின்னஞ்சலில் டைனமிக் அடாப்டிவ் கார்டுகளைப் பயன்படுத்துவது, தகவல்களை மிகவும் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட மற்றும் ஊடாடும் விளக்கக்காட்சியை அனுமதிக்கிறது, இது உதவி மேசை ஊழியர்களுக்கு டிக்கெட்டுகளுக்கு முன்னுரிமை அளிப்பதற்கும் திறமையாக உரையாற்றுவதற்கும் எளிதாக்குகிறது.

ஷேர்பாயிண்ட் டிக்கெட் தகவல்தொடர்புகளில் அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. கேள்வி: ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனில் ஒவ்வொரு புதிய கருத்துக்கும் அறிவிப்புகளை அனுப்ப முடியுமா?
2. பதில்: ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனில் குறிப்புகள் இல்லாமல் கருத்துகளுக்கு அறிவிப்புகளை அனுப்புவதை ஆதரிக்காது. பவர் ஆட்டோமேட் ஓட்டங்கள் போன்ற தனிப்பயன் தீர்வுகள் அவசியம்.
3. கேள்வி: SharePoint இலிருந்து வரும் அறிவிப்பு மின்னஞ்சல்களின் எண்ணிக்கையை நான் எவ்வாறு குறைப்பது?
4. பதில்: மின்னஞ்சல் ஒழுங்கீனத்தைக் குறைக்க பவர் ஆட்டோமேட்டைப் பயன்படுத்தி வழக்கமான இடைவெளியில் கருத்துகளைத் தொகுத்து சுருக்க மின்னஞ்சலை அனுப்பவும்.
5. கேள்வி: ஷேர்பாயிண்ட் டிக்கெட் அமைப்பில் Power Automate இன் பங்கு என்ன?
6. பதில்: பவர் ஆட்டோமேட், கருத்துகளை ஒருங்கிணைத்தல் மற்றும் அறிவிப்புகளை அனுப்புதல் போன்ற பணிகளை தானியங்குபடுத்த முடியும், இவை ஷேர்பாயிண்ட் மூலம் ஆதரிக்கப்படவில்லை.
7. கேள்வி: பவர் ஆட்டோமேட் அனுப்பும் மின்னஞ்சல்களில் அடாப்டிவ் கார்டுகளைப் பயன்படுத்த முடியுமா?
8. பதில்: ஆம், தகவல்களை மாறும் மற்றும் ஊடாடும் வகையில் வழங்க, வாசிப்புத்திறனையும் பயனர் ஈடுபாட்டையும் மேம்படுத்தும் வகையில் தகவமைப்பு அட்டைகள் மின்னஞ்சல்களில் சேர்க்கப்படலாம்.
9. கேள்வி: புதிய கருத்துகளுக்கு பவர் ஆட்டோமேட் ஓட்டம் எத்தனை முறை சரிபார்க்க வேண்டும்?
10. பதில்: தேவைகளின் அடிப்படையில் அலைவரிசை மாறுபடலாம், ஆனால் ஒவ்வொரு 15 நிமிடங்களுக்கும் ஒரு பொதுவான இடைவெளி, உதவி மேசையை அதிகப்படுத்தாமல் சரியான நேரத்தில் அறிவிப்புகளை உறுதி செய்யும்.

ஷேர்பாயிண்ட் தகவல்தொடர்புகளை நெறிப்படுத்துதல்

ஐடி ஹெல்ப் டெஸ்க் டிக்கெட்டுக்கான பவர் ஆட்டோமேட்டுடன் ஷேர்பாயிண்ட் ஆன்லைனை ஒருங்கிணைக்கும் பயணம், பயனர் உருவாக்கிய கருத்துகள் மற்றும் விசாரணைகளை நிர்வகிப்பதில் ஒரு முக்கிய முன்னேற்றத்தை அடிக்கோடிட்டுக் காட்டுகிறது. இந்த ஒருங்கிணைப்பு ஒரு எதிர்காலத்தை சுட்டிக்காட்டுகிறது, அங்கு ஆட்டோமேஷன் பூர்வீக மென்பொருள் திறன்களில் இடைவெளிகளைக் குறைக்கிறது, இது செயல்பாட்டு செயல்திறனை நோக்கி ஒரு குறிப்பிடத்தக்க பாய்ச்சலை விளக்குகிறது. கருத்து அறிவிப்புகளை ஒருமையில், விரிவான மின்னஞ்சலாக ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம், உதவி மேசை ஊழியர்களின் பெரும் ஆபத்தைத் தணிக்கிறோம் மற்றும் பயனர் வினவல்கள் சரியான நேரத்தில் தீர்க்கப்படுவதை உறுதிசெய்கிறோம். இந்த அணுகுமுறை சிக்கலான சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கு இருக்கும் கருவிகளை மேம்படுத்துவதில் புதுமைகளை எடுத்துக்காட்டுவது மட்டுமல்லாமல், தொழில்நுட்ப பயன்பாட்டில் தொடர்ச்சியான தழுவலின் முக்கியத்துவத்தையும் எடுத்துக்காட்டுகிறது. நிறுவனங்கள் செயல்திறனுக்காக பாடுபடுவதால், இத்தகைய தனிப்பயன் தீர்வுகள் எவ்வாறு நெகிழ்வுத்தன்மை மற்றும் படைப்பாற்றல் வரம்புகளை கடக்கும் என்பதை எடுத்துக்காட்டுகின்றன, டிஜிட்டல் பணியிடங்களுக்குள் மேம்பட்ட தகவல் தொடர்பு மற்றும் உற்பத்தித்திறனுக்கு வழி வகுக்கிறது.