பவர் ஆட்டோமேட்டுடன் ஷேர்பாயிண்டில் தானியங்கி மின்னஞ்சல் நினைவூட்டல்களை அமைத்தல்

ஷேர்பாயிண்டில் உரிய தேதிகளுக்கான மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை தானியக்கமாக்குகிறது

ஷேர்பாயிண்ட் மற்றும் பவர் ஆட்டோமேட் போன்ற தானியங்கு கருவிகளைப் பயன்படுத்தி எந்தவொரு நிறுவனத்திலும் காலக்கெடுவை திறம்பட நிர்வகித்தல். ஷேர்பாயிண்ட் லைப்ரரிகளுடன் பணிபுரியும் போது, ​​தேதி-குறிப்பிட்ட தரவை உள்ளடக்கியது, சரியான நேரத்தில் தகவல்தொடர்புகளை உறுதிப்படுத்துவது முக்கியமானது. இந்த சூழ்நிலையில், அனைத்து பங்குதாரர்களுக்கும் தகவல் தெரிவிக்க, குறிப்பிட்ட தேதிகளுக்கு முன்பே அறிவிப்புகளை அனுப்புவதற்கான ஓட்டங்களை அமைப்பதை உள்ளடக்குகிறது. உதாரணமாக, வரவிருக்கும் காலக்கெடுவிற்கு 60 மற்றும் 30 நாட்களுக்கு முன்பு நினைவூட்டல் மின்னஞ்சல்களை தானியங்குபடுத்துவது திட்ட நிர்வாகத்தை கணிசமாக மேம்படுத்தலாம் மற்றும் காலக்கெடுவை தவறவிடாமல் பார்த்துக் கொள்ளலாம்.

இருப்பினும், இந்த நினைவூட்டல்களை செயல்படுத்துவது சில நேரங்களில் தொழில்நுட்ப சவாலாக மாறும், குறிப்பாக ஓட்டத்தில் உள்ள நிலைமைகள் எதிர்பார்த்தபடி தூண்டாதபோது. பல பயனர்கள் மாறிகள் மற்றும் தேதி வடிவங்கள் ஒத்துழைக்காததால் சிரமங்களை எதிர்கொள்கின்றனர், இது ஏமாற்றமளிக்கும் பிழைகளுக்கு வழிவகுக்கிறது. ஷேர்பாயிண்ட் லைப்ரரியில் இருந்து தற்போதைய தேதிக்கு பவர் ஆட்டோமேட் நம்பத்தகுந்த வகையில் தேதிகளைப் பெற்று ஒப்பிட்டுப் பார்ப்பதே இதன் நோக்கமாகும், இதன் மூலம் பணிப்பாய்வு தொடர்ச்சி மற்றும் திட்ட வெற்றியைப் பேணுவதற்கு முக்கியமானதாக இருக்கும் சரியான நேரத்தில் தானியங்கு பதில்களை எளிதாக்குகிறது.

ஷேர்பாயிண்டில் தானியங்கி நினைவூட்டல் அமைப்புகளைப் புரிந்துகொள்வது

பவர் ஆட்டோமேட் மற்றும் பவர்ஷெல் ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தி, ஷேர்பாயிண்ட் பட்டியலிலிருந்து நினைவூட்டல் மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் ஆட்டோமேஷனை எளிதாக்கும் வகையில் மேலே வழங்கப்பட்ட ஸ்கிரிப்டுகள் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன. காலக்கெடுவை திறம்பட நிர்வகிக்க சரியான நேரத்தில் நினைவூட்டல்கள் உதவும் திட்ட மேலாண்மை காட்சிகளுக்கு இந்த ஸ்கிரிப்டுகள் அவசியம். முதல் ஸ்கிரிப்ட் ஷேர்பாயிண்ட் லைப்ரரியில் உள்ள உருப்படியை மாற்றியமைக்கும்போது அல்லது உருவாக்கும்போது ஓட்டத்தைத் தூண்டுவதற்கு Power Automate ஐப் பயன்படுத்துகிறது. இது நிலுவைத் தேதி மற்றும் இன்றைய தேதியை சரியாக வடிவமைக்க மாறிகளை துவக்குகிறது. இன்றைய தேதியுடன் ஒப்பிடும்போது நிலுவைத் தேதி எதிர்காலத்தில் உள்ளதா என்பதை தர்க்கம் சரிபார்க்கிறது. உண்மை எனில், அது நிலுவைத் தேதிக்கு 60 மற்றும் 30 நாட்களுக்கு முந்தைய தேதிகளைக் கணக்கிடுகிறது. இன்றைய தேதி இந்த கணக்கிடப்பட்ட தேதிகளில் ஏதேனும் பொருந்துமா என்பதைப் பொறுத்து, மின்னஞ்சல் அனுப்பப்படும். முக்கியமான நேரங்களில் பங்குதாரர்கள் நினைவூட்டல்களைப் பெறுவதை இந்த அமைப்பு உறுதிசெய்து, திட்ட காலக்கெடுவின் நிர்வாகத்தை மேம்படுத்துகிறது.

இரண்டாவது ஸ்கிரிப்ட் ஷேர்பாயிண்ட்டுடன் ஒருங்கிணைக்க பவர்ஷெல்லைப் பயன்படுத்துகிறது மற்றும் நிபந்தனைகளின் அடிப்படையில் இதேபோன்ற தேதி ஒப்பீடுகள் மற்றும் மின்னஞ்சல் தூண்டுதலைச் செய்கிறது. இது ஷேர்பாயிண்ட் தளத்துடன் இணைகிறது, குறிப்பிட்ட பட்டியலிலிருந்து உருப்படிகளை மீட்டெடுக்கிறது, மேலும் ஒவ்வொரு உருப்படியிலும் சேமித்து வைக்கப்பட்டுள்ள நிலுவைத் தேதிக்கு 60 அல்லது 30 நாட்களுக்கு முன்பு தற்போதைய தேதி பொருந்துகிறதா என்பதைச் சரிபார்க்க ஒவ்வொரு உருப்படியிலும் மீண்டும் மீண்டும் செய்கிறது. போன்ற கட்டளைகள் இணைக்க-PnPonline மற்றும் Get-PnPListItem ஷேர்பாயிண்ட் தரவை அணுகுவதற்கு முக்கியமானவை பெறு-தேதி மற்றும் உருப்படி சொத்து அணுகல்கள் போன்றவை $item["DueDate"] தேதிகளைக் கையாளவும் ஒப்பிடவும் பயன்படுகிறது. இந்த ஸ்கிரிப்ட்கள், ஷேர்பாயிண்ட்டிற்குள் சிக்கலான பணிப்பாய்வுகளை எவ்வாறு தானியங்குபடுத்துவது என்பதை எடுத்துக்காட்டுகின்றன.

பவர் ஆட்டோமேட் மூலம் ஷேர்பாயிண்டில் தானியங்கு கால தேதி நினைவூட்டல்களை செயல்படுத்துதல்

பவர் ஆட்டோமேட் ஃப்ளோ ஸ்கிரிப்ட்

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

ஷேர்பாயிண்டில் தேதி ஒப்பீடுகளுக்கான பின்தள தர்க்கம்

ஷேர்பாயிண்ட் மற்றும் பவர் ஆட்டோமேட் ஒருங்கிணைப்புக்கான பவர்ஷெல் ஸ்கிரிப்ட்

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

ஷேர்பாயிண்ட் மற்றும் பவர் ஆட்டோமேட்டுடன் பணிப்பாய்வு ஆட்டோமேஷனை மேம்படுத்துகிறது

ஷேர்பாயிண்ட் மற்றும் பவர் ஆட்டோமேட்டை ஒன்றாகப் பயன்படுத்துவதன் ஒரு முக்கிய அம்சம், பணிப்பாய்வு செயல்முறைகளை ஒழுங்குபடுத்துவது மற்றும் ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளில் செயல்திறனை மேம்படுத்துவது ஆகும். ஷேர்பாயிண்ட் நூலகங்கள் ஆவணங்கள் மற்றும் மெட்டாடேட்டாவின் வலுவான கையாளுதலுக்காக பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, திட்ட மேலாண்மைக்கு முக்கியமான தேதிகள் உட்பட. பவர் ஆட்டோமேட்டை ஒருங்கிணைப்பதன் மூலம், பயனர்கள் இந்த மெட்டாடேட்டா புலங்களின் அடிப்படையில், சரியான நேரத்தில் நினைவூட்டல்களை அனுப்புவது போன்ற செயல்களை தானியங்குபடுத்தலாம். இந்தத் திறன், காலக்கெடுவை சிறப்பாகப் பின்பற்றுவதை உறுதி செய்வது மட்டுமல்லாமல், தேதிகளைக் கண்காணிக்கவும் அறிவிப்புகளை அனுப்பவும் தேவையான கைமுறை முயற்சியைக் குறைக்கிறது, இதனால் பிழைகள் கணிசமாகக் குறைக்கப்பட்டு செயல்பாட்டுத் திறனை மேம்படுத்துகிறது.

மேலும், பவர் ஆட்டோமேட்டுடன் ஷேர்பாயிண்ட் இன் ஒருங்கிணைப்பு சிக்கலான பணிப்பாய்வுகளைக் கையாள்வதில் அதிக தனிப்பயனாக்கம் மற்றும் நெகிழ்வுத்தன்மையை அனுமதிக்கிறது. பயனர்கள் குறிப்பிட்ட நிபந்தனைகளின் கீழ் தூண்டக்கூடிய ஓட்டங்களை வடிவமைக்கலாம், தனிப்பயனாக்கப்பட்ட மின்னஞ்சல்களை அனுப்பலாம் மற்றும் தாமதமான திட்டங்கள் அல்லது மாற்றப்பட்ட தேதிகள் போன்ற விதிவிலக்குகளை நிர்வகிக்கலாம். இறுக்கமான கால அட்டவணையின் கீழ் செயல்படும் அல்லது அவர்களின் திட்டக் காலக்கெடுவை அடிக்கடி புதுப்பிக்க வேண்டிய வணிகங்களுக்கு இந்தத் தகவமைப்புத் திறன் முக்கியமானது. இந்தக் கருவிகளைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், ஒவ்வொரு குழு உறுப்பினரும் வரவிருக்கும் காலக்கெடு மற்றும் திட்ட மைல்கற்கள் குறித்து கைமுறையான மேற்பார்வையின்றித் தெரிந்துகொள்வதை நிறுவனங்கள் உறுதிசெய்யலாம், இது சுமூகமான திட்டச் செயலாக்கத்திற்கும் மேம்பட்ட குழு ஒருங்கிணைப்புக்கும் வழிவகுக்கும்.

ஷேர்பாயிண்ட் தேதி நினைவூட்டல்களில் அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

1. கேள்வி: SharePoint இல் நினைவூட்டலை எவ்வாறு அமைப்பது?
2. பதில்: உங்கள் ஷேர்பாயிண்ட் லைப்ரரியில் உள்ள தேதி நெடுவரிசையின் அடிப்படையில் மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளைத் தூண்டும் ஓட்டத்தை உருவாக்க Power Automate ஐப் பயன்படுத்தவும்.
3. கேள்வி: பவர் ஆட்டோமேட் ஒரு குறிப்பிட்ட தேதிக்கு முன் நினைவூட்டல்களை அனுப்ப முடியுமா?
4. பதில்: ஆம், ஷேர்பாயிண்ட் நெடுவரிசையில் சேமிக்கப்பட்ட தேதிக்கு குறிப்பிட்ட சில நாட்களுக்கு முன்பு மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதற்கான ஓட்டத்தை நீங்கள் கட்டமைக்கலாம்.
5. கேள்வி: நினைவூட்டல் ஓட்டம் தூண்டப்படாவிட்டால் என்ன செய்வது?
6. பதில்: உங்கள் தேதி ஒப்பீடுகள் சரியாக வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளனவா என்பதையும், தேதி வேறுபாடுகளைத் துல்லியமாக மதிப்பிடுவதற்கு ஓட்டத்தின் நிபந்தனைகள் அமைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதையும் சரிபார்க்கவும்.
7. கேள்வி: பவர் ஆட்டோமேட் அனுப்பிய மின்னஞ்சலைத் தனிப்பயனாக்க முடியுமா?
8. பதில்: நிச்சயமாக, பவர் ஆட்டோமேட், மின்னஞ்சலின் உடல், பொருள் மற்றும் பெறுநர்களைத் தனிப்பயனாக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.
9. கேள்வி: ஷேர்பாயிண்டில் தேதி வடிவங்களுக்கான சிறந்த நடைமுறை என்ன?
10. பதில்: கணக்கீடுகள் மற்றும் ஒப்பீடுகளில் பிராந்திய வடிவமைப்பு சிக்கல்களைத் தவிர்க்க, ISO 8601 வடிவமைப்பைப் (YYYY-MM-DD) பயன்படுத்த பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

முக்கிய குறிப்புகள் மற்றும் அடுத்த படிகள்

பவர் ஆட்டோமேட்டைப் பயன்படுத்தி ஷேர்பாயிண்டில் தானியங்கி நினைவூட்டல்களை அமைப்பது ஒரு நடைமுறை தீர்வாகும், இது வரவிருக்கும் காலக்கெடுவை அனைத்து பங்குதாரர்களும் அறிந்திருப்பதை உறுதி செய்வதன் மூலம் திட்ட நிர்வாகத்தை கணிசமாக மேம்படுத்த முடியும். குறிப்பிட்ட தேதிக்கு 60 மற்றும் 30 நாட்களுக்கு முன்பு போன்ற முன்னரே தீர்மானிக்கப்பட்ட நேரங்களில் மின்னஞ்சலை அனுப்புவதற்கான ஓட்டங்களை உள்ளமைப்பது செயல்முறையை உள்ளடக்கியது. இந்த அமைப்பு தவறவிட்ட காலக்கெடுவைத் தடுக்க உதவுகிறது மற்றும் அணிகளுக்குள் சிறந்த நேர நிர்வாகத்தை ஊக்குவிக்கிறது. இருப்பினும், தவறான தேதி வடிவமைப்பு அல்லது நிபந்தனைகள் பூர்த்தி செய்யப்படாதது போன்ற சவால்கள் ஓட்டத்தின் செயல்திறனைத் தடுக்கலாம். தேதி வடிவங்கள் சீரானவை என்பதை பயனர்கள் உறுதிசெய்து, எதிர்பார்த்தபடி தூண்டுகிறதா என்பதைச் சரிபார்க்க, ஓட்டத்தை முழுமையாகச் சோதிப்பது மிகவும் முக்கியம். இந்த அமைப்புகளுடன் போராடுபவர்களுக்கு, ஆவணங்களை ஆலோசிப்பது அல்லது மன்றங்களில் இருந்து உதவி பெறுவது கூடுதல் வழிகாட்டுதலை வழங்கலாம். இந்த தானியங்கு நினைவூட்டல் அமைப்புகளை செயல்படுத்துவது இறுதியில் மேலும் நெறிப்படுத்தப்பட்ட செயல்பாடுகள் மற்றும் மேம்படுத்தப்பட்ட திட்ட விளைவுகளுக்கு பங்களிக்கிறது.