ஒரு விரிதாளுக்கு

Lucas Simon

வெள்ளி, 9 பிப்ரவரி, 2024 ’அன்று’ பிற்பகல் 10:51:43

அவுட்லுக் வழியாக ஆவணங்களைப் பகிரும் கலை

தொழில்முறை உலகில், மென்மையான மற்றும் திறமையான தகவல்தொடர்புகளை பராமரிக்க பயனுள்ள ஆவணப் பகிர்வு முக்கியமானது. மைக்ரோசாப்ட் அவுட்லுக், ஒரு எளிய மின்னஞ்சல் கருவியை விட, இந்த பணியை எளிதாக்கும் மேம்பட்ட அம்சங்களை வழங்குகிறது. மின்னஞ்சலில் ஹைப்பர்லிங்கை செருகுவதற்கு ஒன்று உங்களை அனுமதிக்கிறது, பெறுநரை ஒரு குறிப்பிட்ட விரிதாள் அல்லது கோப்புறைக்கு அனுப்புகிறது. இந்த முறை ஆவணங்களுக்கான அணுகலை எளிதாக்குவது மட்டுமல்லாமல், பெரிய கோப்புகளை மின்னஞ்சல் மூலம் அனுப்புவதைத் தவிர்ப்பதன் மூலம் பரிமாற்றங்களின் பாதுகாப்பை வலுப்படுத்துகிறது.

இருப்பினும், இந்த அம்சத்தை அமைப்பது தொடங்காத பயனர்களுக்கு சிக்கலானதாகத் தோன்றலாம். விரிதாளைச் சேமிக்கும் செயல்முறை மற்றும் சரியான ஹைப்பர்லிங்கை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதைப் புரிந்துகொள்வது அவசியம். கூடுதலாக, இலக்கு பயன்பாட்டில் நேரடியாகத் திறக்க இணைப்பைத் தனிப்பயனாக்க அவுட்லுக் அமைப்புகளைப் பற்றிய விரிவான அறிவு தேவை. இந்தக் கட்டுரையானது, ஆவணப் பகிர்வுக்காக Outlook இன் உகந்த பயன்பாட்டிற்கு படிப்படியாக வழிகாட்டும், இந்தப் படிநிலைகளை நீக்குவதை நோக்கமாகக் கொண்டுள்ளது.

ஆர்டர்	விளக்கம்
HYPERLINK	அவுட்லுக் மின்னஞ்சலில் ஹைப்பர்லிங்கை உருவாக்குகிறது.
MAILTO	ஹைப்பர்லிங்கில் பெறுநரின் மின்னஞ்சல் முகவரியைக் குறிப்பிடுகிறது.
SUBJECT	மின்னஞ்சல் இணைப்பில் ஒரு விஷயத்தைச் சேர்க்கிறது.
BODY	மின்னஞ்சல் இணைப்பில் ஒரு செய்தி உள்ளடக்கத்தைச் சேர்க்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.

அவுட்லுக் வழியாக ஹைப்பர்லிங்க்களை அனுப்பும் மாஸ்டர்

அவுட்லுக் மின்னஞ்சலில் ஹைப்பர்லிங்கை அனுப்புவது, ஒரு விரிதாள் அல்லது கோப்புறையை நேரடியாகத் திறக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது, இது உற்பத்தித்திறனை மேம்படுத்துவதற்கும் குழுக்களுக்குள் பயனுள்ள தகவல்தொடர்புக்கும் ஒரு சக்திவாய்ந்த அம்சமாகும். விரைவான மற்றும் பாதுகாப்பான தகவல்களைப் பகிர்வது அவசியமான தொழில்முறை சூழல்களில் இந்த நுட்பம் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். ஒரு குறிப்பிட்ட ஆதாரத்தில் ஹைப்பர்லிங்கை உட்பொதிப்பதன் மூலம், பெரிய கோப்புகளை இணைக்க வேண்டிய தேவையை நீக்கி, பல மின்னஞ்சல் சேவையகங்களால் விதிக்கப்படும் இணைப்பு அளவு வரம்புகளை மீறும் அபாயத்தைக் குறைக்கிறீர்கள். கூடுதலாக, அனைத்து பெறுநர்களும் ஆவணத்தின் சமீபத்திய பதிப்பை அணுகுவதை உறுதிசெய்ய இது உதவுகிறது, ஏனெனில் இணைப்பு எப்போதும் கோப்பின் தற்போதைய இருப்பிடத்தை சுட்டிக்காட்டும்.

இந்த அம்சத்தைச் செயல்படுத்த, அவுட்லுக்கால் அங்கீகரிக்கப்பட்டு இலக்கு ஆவணத்தைத் திறக்கும் வகையில் ஹைப்பர்லிங்கை எவ்வாறு சரியாக உருவாக்குவது மற்றும் வடிவமைப்பது என்பதைப் புரிந்துகொள்வது முக்கியம். ஒரு விரிதாளை நேரடியாகத் திறக்கும் இணைப்பை உருவாக்குவது, பிணையம் அல்லது இணையத்தில் கோப்பின் சரியான இருப்பிடத்தை அறிந்துகொள்வதுடன், மின்னஞ்சலில் அந்தப் பாதையை உட்பொதிப்பதற்கான குறிப்பிட்ட தொடரியல் மாஸ்டரையும் உள்ளடக்குகிறது. எக்செல் இல் விஷுவல் பேசிக் ஃபார் அப்ளிகேஷன்ஸ் (விபிஏ) கட்டளைகளைப் பயன்படுத்தி, உள்நாட்டில் அல்லது கிளவுட்டில் சேமிக்கப்பட்ட ஆவணங்களுக்கு ஹைப்பர்லிங்க்களுடன் அவுட்லுக்கிலிருந்து மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதை தானியங்குபடுத்துவது ஒரு பயனுள்ள அணுகுமுறையாகும். இது தகவல்களைப் பகிர்வதற்கான செயல்முறையை எளிதாக்குவது மட்டுமல்லாமல், தேவையான தரவை விரைவாக அணுகுவதன் மூலம் குழு உறுப்பினர்களிடையே ஒத்துழைப்பை வலுப்படுத்துகிறது.

ஒரு விரிதாளுக்கான இணைப்புடன் Outlook வழியாக மின்னஞ்சலை அனுப்பவும்

எக்செல் இல் VBA ஐப் பயன்படுத்துதல்

Dim OutApp As Object
Dim OutMail As Object
Dim strbody As String
Dim filePath As String
filePath = "VotreChemin\NomDeFichier.xlsx"
strbody = "Veuillez trouver ci-joint le lien vers la feuille de calcul : " & filePath
Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
With OutMail
.To = "destinataire@example.com"
.CC = ""
.BCC = ""
.Subject = "Lien vers la feuille de calcul"
.Body = strbody
.Attachments.Add filePath
.Send
End With
Set OutMail = Nothing
Set OutApp = Nothing

அவுட்லுக் வழியாக கோப்பு பகிர்வை மேம்படுத்துகிறது

ஸ்ப்ரெட்ஷீட்கள் அல்லது சேமித்த கோப்புறைகளுக்கு ஹைப்பர்லிங்க்களைப் பகிர Outlookஐப் பயன்படுத்துவது நவீன வணிக உலகில் ஒரு விலைமதிப்பற்ற திறமையாகும். இந்த கோப்பு பகிர்வு முறையானது தேவையான ஆவணங்களை விரைவாக அணுக உதவுவது மட்டுமல்லாமல், வணிக தகவல்தொடர்புகளில் உள்ள பொதுவான பிரச்சனையான இன்பாக்ஸ் நெரிசலைக் குறைக்க உதவுகிறது. மின்னஞ்சல் அமைப்புகளை குழப்பக்கூடிய சிக்கலான இணைப்புகளை அனுப்புவதற்குப் பதிலாக, ஒரு ஹைப்பர்லிங்க் பெறுநரை ஆன்லைன் ஆவணத்திற்கு வழிநடத்துகிறது, அனைத்து கூட்டுப்பணியாளர்களும் கோப்பின் மிகவும் புதுப்பித்த பதிப்பில் வேலை செய்கிறார்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்துகிறது.

பகிர்வு செயல்முறையை எளிதாக்குவதுடன், இந்த முறை ஆவணங்களை மையப்படுத்துவதன் நன்மையையும் கொண்டுள்ளது. ஒரே ஆவணத்தின் பல பதிப்புகளை மின்னஞ்சல் வழியாகப் பிரிப்பதற்குப் பதிலாக, பாதிக்கப்பட்ட அனைத்துப் பயனர்களுக்கும் அணுகல் புள்ளியாக ஒரே இணைப்பு செயல்படும். இந்த அணுகுமுறை ஆவண நிர்வாகத்தை மேம்படுத்துவதோடு மட்டுமல்லாமல், பாதுகாப்பான இணைப்புகள் மூலம் கோப்புகளுக்கான அணுகலைக் கட்டுப்படுத்துவதன் மூலம் தரவு பாதுகாப்பையும் மேம்படுத்துகிறது. இந்த நடைமுறைகளை தங்கள் தொழில்முறை வழக்கத்தில் இணைத்துக் கொள்ள விரும்புவோருக்கு, அவுட்லுக் அம்சங்களைப் பற்றிய அடிப்படை புரிதல் மற்றும் கோப்பு பாதைகள் பற்றிய கருத்துடன் நன்கு அறிந்திருப்பது அவசியம்.

Outlook உடன் கோப்புகளைப் பகிர்வது பற்றிய FAQகள்

கேள்வி: விரிதாளுக்கு மட்டுமின்றி முழு கோப்புறைக்கும் இணைப்பை அனுப்ப முடியுமா?
பதில்: ஆம், பெறுநரால் அணுகக்கூடிய எந்த கோப்புறையிலும் நீங்கள் ஹைப்பர்லிங்கை உருவாக்கலாம்.
கேள்வி: கோப்பு அல்லது கோப்புறையை அணுக பெறுநருக்கு குறிப்பிட்ட அனுமதிகள் தேவையா?
பதில்: ஆம், கோப்பு அல்லது கோப்புறையின் இருப்பிடத்தை அணுக பெறுநருக்கு தேவையான அனுமதிகள் இருக்க வேண்டும்.
கேள்வி: அவுட்லுக்கைத் தவிர மற்ற மின்னஞ்சல் கிளையண்டுகளுடன் இந்த முறையைப் பயன்படுத்த முடியுமா?
பதில்: இந்தக் கட்டுரை அவுட்லுக்கில் கவனம் செலுத்துகிறது என்றாலும், ஹைப்பர்லிங்க் பகிர்வு முறையை மற்ற மின்னஞ்சல் கிளையன்ட்களுக்கு மாற்றியமைக்கலாம்.
கேள்வி: மொபைல் சாதனங்களிலும் ஹைப்பர்லிங்க்கள் வேலை செய்யுமா?
பதில்: ஆம், மொபைல் சாதனத்தில் கோப்பு இருப்பிடத்திற்கான அணுகல் இருக்கும் வரை மற்றும் கோப்பைத் திறக்க தேவையான ஆப்ஸ் நிறுவப்பட்டிருக்கும்.
கேள்வி: இலக்கு பயன்பாட்டில் உள்ள கோப்பை நேரடியாக ஹைப்பர்லிங்க் திறக்கிறது என்பதை எப்படி உறுதி செய்வது?
பதில்: கோப்பின் பாதை சரியானது என்பதையும், பெறுநரின் சாதனத்தில் தேவையான ஆப்ஸ் நிறுவப்பட்டுள்ளதையும் உறுதிசெய்யவும்.
கேள்வி: மின்னஞ்சல் மூலம் ஹைப்பர்லிங்க்களை அனுப்புவது பாதுகாப்பானதா?
பதில்: ஆம், ஆனால் இணைப்பு பாதுகாப்பான சூழலில் அனுப்பப்பட்டிருப்பதையும், பெறுநர் நம்பகமானவர் என்பதையும் உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளவும்.
கேள்வி: பெறுநரால் இணைப்பைத் திறக்க முடியாவிட்டால் என்ன செய்வது?
பதில்: பெறுநருக்கு தேவையான அனுமதிகள் உள்ளதா என்பதையும், இணைப்பு மாற்றப்படவில்லை என்பதையும் சரிபார்க்கவும்.
கேள்வி: ஹைப்பர்லிங்க் உரையைத் தனிப்பயனாக்க முடியுமா?
பதில்: ஆம், இணைப்பு உரையை மிகவும் விளக்கமாக அல்லது உங்கள் செய்திக்கு ஏற்றவாறு திருத்தலாம்.
கேள்வி: ஹைப்பர்லிங்க் மூலம் பகிரக்கூடிய கோப்பு அல்லது கோப்புறையின் அளவிற்கு வரம்பு உள்ளதா?
பதில்: இல்லை, கோப்பு அல்லது கோப்புறைக்கு அளவு வரம்பு இல்லை, ஆனால் பெறுநருக்கு கோப்பு இருப்பிடத்திற்கான அணுகல் இருக்க வேண்டும்.

சுருக்கம் மற்றும் முன்னோக்குகள்

ஆவணங்களுக்கு ஹைப்பர்லிங்க்களைப் பகிர Outlook ஐப் பயன்படுத்துவது மேம்பட்ட தகவல் தொடர்பு உத்தியைக் குறிக்கிறது, இது தகவல் மேலாண்மை மற்றும் ஒத்துழைப்பின் அடிப்படையில் குறிப்பிடத்தக்க நன்மைகளை வழங்குகிறது. கோப்புகளை இணைப்புகளாக அனுப்ப வேண்டிய அவசியத்தைக் குறைப்பதன் மூலம், இந்த அணுகுமுறை ஆவணங்களின் தற்போதைய பதிப்புகளுக்கான அணுகலை எளிதாக்குகிறது மற்றும் அதன் சேமிப்பகத்தை மையப்படுத்துவதன் மூலம் தரவு பாதுகாப்பிற்கு பங்களிக்கிறது. இருப்பினும், இதற்கு ஒரு குறிப்பிட்ட தொழில்நுட்ப தேர்ச்சி தேவைப்படுகிறது, குறிப்பாக பொருத்தமான இணைப்புகளை உருவாக்குதல் மற்றும் அணுகல் அனுமதிகளை நிர்வகித்தல். சிறப்பாகச் செயல்படுத்தப்பட்டால், நிறுவனங்களுக்குள் தகவல் பகிரப்படும் மற்றும் அணுகப்படும் விதத்தை மாற்றியமைத்து, பணிப்பாய்வுகளை மிகவும் திறமையாகவும் பாதுகாப்பாகவும் மாற்றும். Outlook இல் பகிர்வதற்கான இந்த முறையை ஏற்றுக்கொள்வது, அனுப்புநர்கள் மற்றும் பெறுநர்கள் இருவருக்கும் தழுவல் தேவைப்படுகிறது, ஆனால் இந்த முயற்சியை நியாயப்படுத்துவதை விட உற்பத்தித்திறன் மற்றும் தகவல் பாதுகாப்பின் அடிப்படையில் நன்மைகள் அதிகம்.

ஒரு விரிதாளுக்கு ஹைப்பர்லிங்கை அனுப்ப Outlook ஐப் பயன்படுத்தவும்