Åtkomst till AIP-etiketter i Outlook VBA: En omfattande guide

Åtkomst till AIP-etiketter i Outlook VBA: En omfattande guide
Åtkomst till AIP-etiketter i Outlook VBA: En omfattande guide
Raphael Thomas
Fredag 3 maj 2024 21:06:08

Utforska AIP Label Inspection i Outlook via VBA

I moderna affärsmiljöer är möjligheten att programmatiskt komma åt e-postegenskaper avgörande för att upprätthålla datasäkerhet och efterlevnad. Microsoft Outlook, när det paras ihop med Visual Basic for Applications (VBA), möjliggör omfattande anpassning och automatisering. En särskild utmaning uppstår när användare behöver inspektera Azure Information Protection (AIP)-etiketter som är kopplade till inkommande e-postmeddelanden för att upprätthålla säkerhetspolicyer eller utlösa specifika arbetsflöden.

Outlook VBA stöder dock inte inbyggt åtkomst till egenskapen "SensitivityLabel", som är lättillgänglig i Excel VBA och den nyare JavaScript-baserade tilläggsmodellen. Denna begränsning föranleder ett behov av alternativa metoder för att hämta AIP-etikettinformation utan att direkt analysera e-postrubriker, vilket kan vara besvärligt och felbenäget.

Kommando Beskrivning
Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Väljer det första objektet i det aktuella urvalet i Outlook. Används vanligtvis i VBA för att arbeta med den för närvarande valda e-posten.
PropertyAccessor.GetProperty() Hämtar en specifik egenskap från ett Outlook-postobjekt med hjälp av MAPI-egenskapstaggen. Används här för att komma åt e-postrubriker.
Office.onReady() Initierar en funktion när Office-tillägget är laddat och klart, vilket säkerställer att värdprogrammet är redo att köra Office.js-skript.
loadCustomPropertiesAsync() Asynkront laddar anpassade egenskaper som är kopplade till ett e-postobjekt i Outlook, med hjälp av Office.js. Nyckel för att komma åt icke-standardiserade e-postdata som AIP-etiketter i tillägg.
console.log() Matar ut information till webbkonsolen, användbar för felsökning av JavaScript-applikationer. Här loggar den den hämtade etiketten.
Chr(10) Returnerar tecknet som motsvarar ASCII-koden 10, vilket är tecknet för radmatning (LF), som används här för att hitta radbrytningar i e-postrubriker.

Fördjupad analys av skriptfunktionalitet för AIP-etiketthämtning

De tillhandahållna skripten erbjuder en praktisk lösning för att komma åt Azure Information Protection (AIP)-etiketter i e-postmeddelanden, en funktion som inte är direkt tillgänglig via Outlook VBA men som är avgörande för efterlevnad och säkerhetsåtgärder. Det första skriptet använder VBA i Outlook, där det utnyttjar Application.ActiveExplorer.Selection.Item kommando för att välja ett e-postmeddelande som markerats av användaren. Det här skriptet använder PropertyAccessor.GetProperty metod med en fördefinierad MAPI-egenskapstagg för att hämta alla e-postrubriker där känslig etikettinformation kan lagras.

Det andra skriptet belyser användningen av Office.js-ramverket för att förbättra funktionaliteten i moderna Outlook-miljöer. Här, den Office.onReady funktionen säkerställer att skriptet endast körs när Office-värdapplikationen är helt laddad, vilket säkerställer kompatibilitet och tillförlitlighet. Den använder sedan loadCustomPropertiesAsync metod för att asynkront hämta anpassade egenskaper, eventuellt inklusive AIP-etiketter, bifogade till ett e-postmeddelande. Denna metod är särskilt användbar i miljöer där förbättrad datahantering krävs utan att det påverkar användarupplevelsen med synkrona samtal.

Skripta AIP-etiketthämtning i Outlook

Använder VBA för extrahering av e-postmetadata

Dim oMail As Outlook.MailItem
Dim oHeaders As Outlook.PropertyAccessor
Const PR_TRANSPORT_MESSAGE_HEADERS As String = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x007D001E"
Dim labelHeader As String
Dim headerValue As String

Sub RetrieveAIPLabel()
    Set oMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set oHeaders = oMail.PropertyAccessor
    headerValue = oHeaders.GetProperty(PR_TRANSPORT_MESSAGE_HEADERS)
    labelHeader = ExtractLabel(headerValue)
    MsgBox "The AIP Label ID is: " & labelHeader
End Sub

Function ExtractLabel(headers As String) As String
    Dim startPos As Integer
    Dim endPos As Integer
    startPos = InStr(headers, "MSIP_Label_")
    If startPos > 0 Then
        headers = Mid(headers, startPos)
        endPos = InStr(headers, Chr(10)) 'Assuming line break marks the end
        ExtractLabel = Trim(Mid(headers, 1, endPos - 1))
    Else
        ExtractLabel = "No label found"
    End If
End Function

Bygga ett JavaScript-tillägg för etikettinspektion

Använder Office JS API för förbättrad e-posthantering

Office.onReady((info) => {
    if (info.host === Office.HostType.Outlook) {
        retrieveLabel();
    }
});

function retrieveLabel() {
    Office.context.mailbox.item.loadCustomPropertiesAsync((result) => {
        if (result.status === Office.AsyncResultStatus.Succeeded) {
            var customProps = result.value;
            var label = customProps.get("MSIP_Label");
            if (label) {
                console.log("AIP Label: " + label);
            } else {
                console.log("No AIP Label found.");
            }
        } else {
            console.error("Failed to load custom properties: " + result.error.message);
        }
    });
}

Förbättra säkerheten genom e-postmetadataanalys

E-postmetadata inom företagsmiljöer kan spela en avgörande roll för att upprätthålla säkerhet och säkerställa efterlevnad av regelverk. Tillgång till dessa data, särskilt om etiketter för känslig information som AIP, kan ge IT-avdelningar möjlighet att automatisera och skräddarsy säkerhetsåtgärder effektivt. Denna åtkomst är avgörande för att förhindra dataläckor och för att säkerställa att känslig information är korrekt kategoriserad och skyddad under hela dess livscykel.

I miljöer där äldre system som Outlook VBA används kräver åtkomst av sådan metadata kreativa lösningar på grund av bristen på direkt stöd för nyare egenskaper som SensitivityLabel. Denna lucka kräver ofta användning av ytterligare programmering eller tredjepartsverktyg för att överbrygga funktionaliteten mellan äldre och nyare teknologier inom företagsinställningar.

Vanliga frågor om hantering av e-postetiketter i Outlook

  1. Vad är en AIP-etikett?
  2. Azure Information Protection (AIP)-etiketter används för att klassificera och skydda dokument och e-postmeddelanden genom att använda etiketter.
  3. Kan Outlook VBA komma åt AIP-etiketter direkt?
  4. Nej, Outlook VBA stöder inte direkt SensitivityLabel egenskap som används för att komma åt AIP-etiketter. Alternativa metoder som att tolka rubriker krävs.
  5. Vad gör PropertyAccessor.GetProperty kommando gör?
  6. Detta kommando hämtar en specifik egenskap från ett objekt, till exempel ett e-postmeddelande i Outlook, med hjälp av dess MAPI-egenskapstagg.
  7. Finns det en JavaScript-baserad lösning för moderna Outlook-versioner?
  8. Ja, den moderna JavaScript-baserade tilläggsmodellen för Outlook ger åtkomst till dessa egenskaper via Office.js-biblioteket.
  9. Hur kan de anpassade egenskaperna för ett e-postmeddelande nås asynkront i Outlook?
  10. Använda loadCustomPropertiesAsync metod i Office.js, som hämtar anpassade egenskaper utan att blockera användargränssnittet.

Sista tankar om att förbättra e-postsäkerheten i Outlook

Även om den direkta hanteringen av AIP-etiketter i äldre Outlook med VBA är komplex, ger de diskuterade strategierna effektiva lösningar. Genom att utnyttja både Outlook VBA för headerparsing och Office.js för hantering av anpassade egenskaper i moderna miljöer kan organisationer säkerställa att deras e-postsäkerhetsprotokoll förblir robusta och anpassningsbara till förändrade efterlevnadskrav. Detta dubbla tillvägagångssätt understryker behovet av flexibilitet vid hantering av e-postsäkerhet inom olika tekniska ekosystem.