Kako priložiti PDF in kopirati na Xero Invoice Email

Kako priložiti PDF in kopirati na Xero Invoice Email
Kako priložiti PDF in kopirati na Xero Invoice Email
Mia Chevalier
Ponedeljek, 13. maj 2024 20:50:24

Pošiljanje računov s prilogami po e-pošti v Xero API

Pošiljanje računov prek API-ja Xero ponuja poenostavljen pristop k upravljanju zaračunavanja, vendar lahko integracija naprednih funkcij, kot so priloge PDF in kopije pošiljateljem neposredno prek API-ja, izboljša učinkovitost. Številni uporabniki si prizadevajo ponoviti intuitivne funkcije, ki jih najdemo v uporabniškem vmesniku Xero, kjer je pripenjanje PDF kopije računa in pošiljanje iniciatorju računa preprosto.

Dokumentacija za razvijalce ponuja nekaj vpogledov v obravnavanje zahtev in odgovorov za račune, vendar nima posebnih smernic o prilaganju PDF-jev med postopkom pošiljanja e-pošte. Ta članek raziskuje možne metode in končne točke API-ja za doseganje teh nalog, pri čemer se osredotoča na razširitev zmogljivosti API-ja za zrcaljenje funkcionalnosti uporabniškega vmesnika.

Ukaz Opis
requests.post Izvede zahtevo HTTP POST za pošiljanje podatkov strežniku, kar v tem primeru vključuje pošiljanje e-pošte z računom prek API-ja Xero.
requests.get Izvede zahtevo HTTP GET za pridobivanje podatkov s strežnika, ki se tukaj uporablja za prenos PDF priloge računa iz Xero.
json() Pretvori odgovor JSON iz zahteve HTTP v slovar Python.
headers Slovar za pošiljanje določenih glav z zahtevami HTTP (kot je »Avtorizacija« za žetone dostopa in »Sprejmi« za oblike odgovorov).
files Slovar, uporabljen v zahtevi POST za pošiljanje datotek na strežnik. Določa obliko datoteke in vsebino, ki bo vključena kot priloge v e-poštno sporočilo.
raise Exception Sproži izjemo v Pythonu, ki se tukaj uporablja za obravnavo napak, če prenos PDF ne uspe.

Podrobna razlaga skriptnih funkcij za Xero API

Skripti, ki sem jih posredoval, so zasnovani za avtomatizacijo postopka pošiljanja računov po e-pošti s prilogami PDF prek API-ja Xero. Prvi skript obravnava pošiljanje e-pošte neposredno iz API-ja, pri čemer izkorišča requests.post metoda. Ta metoda je ključnega pomena, saj komunicira s končno točko Xero za začetek e-poštne transakcije, ki vsebuje potrebne podrobnosti, kot sta e-poštni naslov prejemnika in CC. The headers slovar ima tu ključno vlogo, saj vsebuje žetone za preverjanje pristnosti in specifikacije vrste vsebine, da se zagotovi pravilna obdelava zahteve API.

Druga skripta je namenjena pridobivanju PDF različice računa in priponki k e-pošti. Uporablja se requests.get za pridobitev PDF-ja s strežnikov Xero, kar zahteva ustrezne avtorizacijske glave za dostop do datoteke. Če je uspešno, se vsebina nato upravlja z uporabo files parameter v requests.post način za pripenjanje PDF-ja odhodnemu e-poštnemu sporočilu. Ta metoda zagotavlja, da je priponka pravilno oblikovana in vključena v e-poštni tovor, pri čemer API implicitno obravnava večdelno kodiranje podatkov/podatkov obrazca, s čimer poenostavi zapletene postopke pripenjanja datotek.

Avtomatizacija priponke PDF računa in kopije pošiljatelja prek API-ja Xero

Zaledni skript, ki uporablja Python in knjižnico zahtev

import requests
import json
def send_invoice_with_pdf(api_url, invoice_id, access_token, email_address, cc_email=None):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Content-Type': 'application/json',
        'Accept': 'application/json'
    }
    data = {
        "To": email_address,
        "Cc": cc_email if cc_email else None,
        "EmailWhenSent": True,
        "Attachments": [{
            "IncludeOnline": True
        }]
    }
    response = requests.post(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Email', headers=headers, json=data)
    return response.json()

Skript za pridobivanje in prilaganje računa kot PDF v klicu API

Skript Python, ki uporablja zahteve za klice HTTP

import requests
def get_invoice_pdf(api_url, invoice_id, access_token):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Accept': 'application/pdf'
    }
    pdf_response = requests.get(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Attachments/Invoice.pdf', headers=headers)
    if pdf_response.status_code == 200:
        return pdf_response.content
    else:
        raise Exception("Failed to download PDF.")
def attach_pdf_to_email(api_url, invoice_id, access_token, email_address, pdf_content):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Content-Type': 'application/json',
        'Accept': 'application/json'
    }
    files = {'file': ('Invoice.pdf', pdf_content, 'application/pdf')}
    data = {
        "To": email_address,
        "EmailWhenSent": True
    }
    response = requests.post(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Email', headers=headers, data=data, files=files)
    return response.json()

Raziskovanje naprednih funkcij API-ja Xero za izdajanje računov

Eden ključnih vidikov uporabe API-ja Xero za fakturiranje, ki ni bil podrobneje obravnavan, je možnost konfiguriranja obvestil in sledenja statusom e-pošte. Ko so računi poslani prek API-ja, je nujno, da podjetja potrdijo, da ta e-poštna sporočila dosežejo predvidene prejemnike. API Xero je mogoče konfigurirati tako, da vrne informacije o stanju, ki jih je mogoče kritično analizirati, da se zagotovi, da e-poštna sporočila niso samo poslana, ampak tudi prejeta in odprta. Ta funkcija je ključnega pomena za ohranjanje preglednosti in izboljšanje storitev za stranke z zagotavljanjem posodobitev statusov računov v realnem času.

Poleg tega je najpomembnejše razumevanje, kako obravnavati napake in izjeme med interakcijo API-ja. Ustrezno obravnavanje napak zagotavlja, da lahko aplikacija elegantno upravlja situacije, ko API ne deluje po pričakovanjih, kot so težave z omrežjem ali nepravilni vnosi podatkov. Implementacija robustnega beleženja napak in mehanizmov za obravnavanje lahko razvijalcem pomaga pri hitrem diagnosticiranju in reševanju težav, zmanjšanju izpadov in izboljšanju zanesljivosti avtomatiziranih procesov izdajanja računov.

Pogosta vprašanja o uporabi API-ja Xero za upravljanje računov

  1. Ali lahko e-pošti z računom priložim več datotek z uporabo Xero API?
  2. Da, Xero API podpira pripenjanje več datotek. Morali bi spremeniti files slovar, ki vključuje več vnosov datotek.
  3. Ali je mogoče avtomatizirati ponavljajoče se račune prek API-ja Xero?
  4. Da, Xero API omogoča nastavitev in upravljanje ponavljajočih se računov, kar avtomatizira postopek zaračunavanja rednih stroškov.
  5. Kako varno je pošiljanje računov prek API-ja Xero?
  6. Xero uporablja standardne protokole OAuth 2.0 za zagotavljanje varnega dostopa API, ohranjanje zaupnosti in celovitosti prenosa podatkov.
  7. Kakšne so omejitve klicev API-ja za pošiljanje računov v Xero?
  8. Xero nalaga omejitve hitrosti, da zaščiti API pred preobremenitvijo, kar lahko najdete podrobno v njihovi dokumentaciji za razvijalce.
  9. Ali lahko prek API-ja pridobim status e-poštnega računa?
  10. Da, API ponuja končne točke, ki vam omogočajo preverjanje statusa poslanih e-poštnih sporočil, pomagajo pri sledenju dostave in branju statusa računov.

Končni vpogled v integracijo API-ja za izdajanje računov Xero

Uspešna integracija prilog PDF in kopij pošiljateljev v e-poštna sporočila z računi prek API-ja Xero izboljša funkcionalnost in uporabniško izkušnjo, ki jo ponuja računovodska programska oprema Xero. Z uporabo knjižnice Python Requests lahko razvijalci te naloge učinkovito avtomatizirajo in tako zagotovijo, da lahko podjetja vzdržujejo robustne komunikacijske kanale s svojimi strankami. Ta prilagoditev ne le poenostavi postopek izdajanja računov, ampak se tudi uskladi z digitalnimi pričakovanji sodobnih podjetij, saj zagotavlja tako razširljivost kot zanesljivost pri upravljanju finančnih transakcij.