ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨਾ

ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨਾ
Gerald Girard
ਸ਼ਨਿੱਚਰਵਾਰ, 13 ਅਪ੍ਰੈਲ 2024 10:33:57 ਬਾ.ਦੁ.
SharePoint

SharePoint ਵਿੱਚ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀਆਂ ਲਈ ਸਵੈਚਾਲਤ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾਵਾਂ

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਵਰਗੇ ਆਟੋਮੇਟਿਡ ਟੂਲਸ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਅੰਦਰ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। SharePoint ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਮਿਤੀ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਡੇਟਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਅਕਸਰ ਸਾਰੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਰੱਖਣ ਲਈ ਨਿਰਧਾਰਤ ਮਿਤੀਆਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜਣ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਹ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਤੋਂ 60 ਅਤੇ 30 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਸਵੈਚਲਿਤ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਈਮੇਲਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਾਧਾ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਕੋਈ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਖੁੰਝ ਨਾ ਜਾਵੇ।

ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਹਨਾਂ ਰੀਮਾਈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਕਈ ਵਾਰ ਇੱਕ ਤਕਨੀਕੀ ਚੁਣੌਤੀ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਵਾਹ ਦੇ ਅੰਦਰ ਸਥਿਤੀਆਂ ਉਮੀਦ ਅਨੁਸਾਰ ਚਾਲੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਵੇਰੀਏਬਲ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਫਾਰਮੈਟਾਂ ਨਾਲ ਮੁਸ਼ਕਲਾਂ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿ ਸਹਿਯੋਗ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ, ਨਿਰਾਸ਼ਾਜਨਕ ਗਲਤੀਆਂ ਵੱਲ ਅਗਵਾਈ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਉਦੇਸ਼ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਤੋਂ ਮੌਜੂਦਾ ਮਿਤੀ ਨਾਲ ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਮਿਤੀਆਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨਾ ਹੈ ਜੋ ਵਰਕਫਲੋ ਨਿਰੰਤਰਤਾ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਨੂੰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ।

ਹੁਕਮ ਵਰਣਨ
Trigger: When an item is created or modified ਜਦੋਂ ਵੀ SharePoint ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਆਈਟਮ ਬਣਾਈ ਜਾਂ ਸੋਧੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਪ੍ਰਵਾਹ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
Initialize variable ਡੇਟਾ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਹ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਵੇਰੀਏਬਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਫਾਰਮੈਟ ਕੀਤੇ ਮਿਤੀ ਮੁੱਲ।
formatDateTime ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਟ੍ਰਿੰਗ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਿਤੀ ਮੁੱਲ ਨੂੰ ਫਾਰਮੈਟ ਕਰਦਾ ਹੈ।
utcNow UTC ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦਾ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ।
addDays ਇੱਕ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਦਿਨ ਜੋੜਦਾ ਜਾਂ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ ਮਿਤੀ ਵਾਪਸ ਕਰਦਾ ਹੈ।
Send an email (V2) ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਵਿਸ਼ੇ ਅਤੇ ਸਰੀਰ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦਾ ਹੈ।
Connect-PnPOnline ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣ ਪੱਤਰਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸਾਈਟ ਨਾਲ ਜੁੜਦਾ ਹੈ।
Get-PnPListItem ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਆਈਟਮਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
$item["DueDate"] ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਆਈਟਮ ਦੀ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਸੰਪੱਤੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਦਾ ਹੈ।
Get-Date ਮੌਜੂਦਾ ਸਿਸਟਮ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।

SharePoint ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਸੈੱਟਅੱਪ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ

ਉੱਪਰ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀਆਂ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਅਤੇ ਪਾਵਰਸ਼ੇਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਈਮੇਲਾਂ ਭੇਜਣ ਦੇ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦ੍ਰਿਸ਼ਾਂ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਪਹਿਲੀ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਚਾਲੂ ਕਰਨ ਲਈ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਸੋਧਿਆ ਜਾਂ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਅਤੇ ਅੱਜ ਦੀ ਮਿਤੀ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਫਾਰਮੈਟ ਕਰਨ ਲਈ ਵੇਰੀਏਬਲਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਤਰਕ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਅੱਜ ਦੀ ਮਿਤੀ ਦੇ ਮੁਕਾਬਲੇ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਸਹੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਤੋਂ 60 ਅਤੇ 30 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਮਿਤੀਆਂ ਦੀ ਗਣਨਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਕਿ ਕੀ ਅੱਜ ਦੀ ਮਿਤੀ ਇਹਨਾਂ ਗਣਿਤ ਕੀਤੀਆਂ ਮਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸੈੱਟਅੱਪ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਨਾਜ਼ੁਕ ਸਮਿਆਂ 'ਤੇ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਣ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਵਧਾਉਂਦੇ ਹੋਏ।

ਦੂਜੀ ਸਕ੍ਰਿਪਟ SharePoint ਨਾਲ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਨ ਲਈ PowerShell ਨੂੰ ਨਿਯੁਕਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਸਮਾਨ ਤਾਰੀਖ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਟ੍ਰਿਗਰਿੰਗ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸਾਈਟ ਨਾਲ ਜੁੜਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚੋਂ ਆਈਟਮਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਹਰੇਕ ਆਈਟਮ ਦੁਆਰਾ ਦੁਹਰਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਮੌਜੂਦਾ ਮਿਤੀ ਹਰੇਕ ਆਈਟਮ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਤੋਂ 60 ਜਾਂ 30 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀ ਹੈ। ਵਰਗੇ ਹੁਕਮ ਕਨੈਕਟ ਕਰੋ-ਪੀਐਨਪੀਓਨਲਾਈਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ-PnPListItem SharePoint ਡਾਟਾ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ, ਜਦਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ-ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਆਈਟਮ ਪ੍ਰਾਪਰਟੀ ਐਕਸੈਸਰ ਵਰਗੇ $item["DueDate"] ਤਾਰੀਖਾਂ ਨੂੰ ਹੇਰਾਫੇਰੀ ਅਤੇ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਉਦਾਹਰਨ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਕਿਵੇਂ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਦੇ ਅੰਦਰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਕਰਨਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਕਿ ਖੁੰਝੀਆਂ ਰੀਮਾਈਂਡਰਾਂ ਕਾਰਨ ਕੋਈ ਵੀ ਕੰਮ ਦਰਾੜਾਂ ਵਿੱਚ ਨਾ ਪਵੇ।

ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੁਆਰਾ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ

ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਫਲੋ ਸਕ੍ਰਿਪਟ

Trigger: When an item is created or modified
Action: Initialize variable - Type: String, Name: DueDate, Value: formatDateTime(items('Apply_to_each')?['DueDate'], 'yyyy-MM-dd')
Action: Initialize variable - Type: String, Name: TodayDate, Value: utcNow('yyyy-MM-dd')
Condition: Check if DueDate is greater than TodayDate
If yes:
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -60, 'yyyy-MM-dd')
    Action: Compose - Inputs: addDays(variables('DueDate'), -30, 'yyyy-MM-dd')
    Condition: Is today 60 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 60 days before due', Body: 'There are 60 days left until the due date.'
    Condition: Is today 30 days before due?
    If yes:
        Action: Send an email (V2) - To: UserEmail, Subject: 'Reminder: 30 days before due', Body: 'There are 30 days left until the due date.'
If no:
    Terminate: Status - Cancelled

SharePoint ਵਿੱਚ ਮਿਤੀ ਤੁਲਨਾ ਲਈ ਬੈਕਐਂਡ ਤਰਕ

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਏਕੀਕਰਣ ਲਈ ਪਾਵਰਸ਼ੇਲ ਸਕ੍ਰਿਪਟ

$SiteURL = "Your SharePoint Site URL"
$ListName = "Your List Name"
$Creds = Get-Credential
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials $Creds
$Items = Get-PnPListItem -List $ListName
foreach ($item in $Items)
{
    $dueDate = [datetime]$item["DueDate"]
    $daysAhead60 = $dueDate.AddDays(-60)
    $daysAhead30 = $dueDate.AddDays(-30)
    $currentDate = Get-Date
    if ($daysAhead60 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 60 days reminder
    }
    if ($daysAhead30 -eq $currentDate.Date)
    {
        # Send Email Logic for 30 days reminder
    }
}

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨਾਲ ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨੂੰ ਇਕੱਠੇ ਵਰਤਣ ਦਾ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਪਹਿਲੂ ਵਰਕਫਲੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਵਿੱਚ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ ਹੈ। ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਆਂ ਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਮੈਟਾਡੇਟਾ ਦੇ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਵਿਆਪਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀਆਂ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨੂੰ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਕੇ, ਉਪਭੋਗਤਾ ਇਹਨਾਂ ਮੈਟਾਡੇਟਾ ਖੇਤਰਾਂ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਭੇਜਣਾ। ਇਹ ਸਮਰੱਥਾ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੀ ਬਿਹਤਰ ਪਾਲਣਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜਣ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹੱਥੀਂ ਯਤਨਾਂ ਨੂੰ ਵੀ ਘਟਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੌਰ 'ਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਘੱਟ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਸੰਚਾਲਨ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਦਾ ਏਕੀਕਰਣ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਵਿੱਚ ਵਧੇਰੇ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਅਤੇ ਲਚਕਤਾ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਉਪਭੋਗਤਾ ਉਹਨਾਂ ਪ੍ਰਵਾਹਾਂ ਨੂੰ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜੋ ਖਾਸ ਸਥਿਤੀਆਂ ਦੇ ਅਧੀਨ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਈਮੇਲਾਂ ਭੇਜਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਅਪਵਾਦਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਦੇਰੀ ਵਾਲੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਜਾਂ ਬਦਲੀਆਂ ਗਈਆਂ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀਆਂ। ਇਹ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਉਹਨਾਂ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਜੋ ਤੰਗ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਦੇ ਅਧੀਨ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਲਈ ਅਕਸਰ ਅੱਪਡੇਟ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਸਾਧਨਾਂ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾ ਕੇ, ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਟੀਮ ਦਾ ਹਰੇਕ ਮੈਂਬਰ ਆਗਾਮੀ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੀਲਪੱਥਰਾਂ ਬਾਰੇ ਦਸਤੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਸੂਚਿਤ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਢੰਗ ਨਾਲ ਚਲਾਉਣ ਅਤੇ ਟੀਮ ਦੇ ਤਾਲਮੇਲ ਨੂੰ ਵਧਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

SharePoint ਮਿਤੀ ਰੀਮਾਈਂਡਰ 'ਤੇ ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ

  1. ਸਵਾਲ: ਮੈਂ SharePoint ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਕਿਵੇਂ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਾਂ?
  2. ਜਵਾਬ: ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਹ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਵਿੱਚ ਮਿਤੀ ਕਾਲਮ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਚਾਲੂ ਕਰਦਾ ਹੈ।
  3. ਸਵਾਲ: ਕੀ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ?
  4. ਜਵਾਬ: ਹਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਕਾਲਮ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਕੁਝ ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਕੌਂਫਿਗਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
  5. ਸਵਾਲ: ਜੇਕਰ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਦਾ ਪ੍ਰਵਾਹ ਚਾਲੂ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ ਤਾਂ ਕੀ ਹੋਵੇਗਾ?
  6. ਜਵਾਬ: ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਫਾਰਮੈਟ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਕਿ ਪ੍ਰਵਾਹ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਤਾਰੀਖ ਦੇ ਅੰਤਰਾਂ ਦਾ ਸਹੀ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਲਈ ਸੈੱਟ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ।
  7. ਸਵਾਲ: ਕੀ ਮੈਂ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੁਆਰਾ ਭੇਜੀ ਗਈ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
  8. ਜਵਾਬ: ਬਿਲਕੁਲ, ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫਲੋ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਦੇ ਹਿੱਸੇ ਵਜੋਂ ਈਮੇਲ ਬਾਡੀ, ਵਿਸ਼ੇ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
  9. ਸਵਾਲ: SharePoint ਵਿੱਚ ਮਿਤੀ ਫਾਰਮੈਟਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ ਕੀ ਹੈ?
  10. ਜਵਾਬ: ਗਣਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਤੁਲਨਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਖੇਤਰੀ ਫਾਰਮੈਟ ਮੁੱਦਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ISO 8601 ਫਾਰਮੈਟ (YYYY-MM-DD) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਮੁੱਖ ਉਪਾਅ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਦਮ

ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਵਿੱਚ ਸਵੈਚਲਿਤ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਵਿਹਾਰਕ ਹੱਲ ਹੈ ਜੋ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਕੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਵਾਧਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਾਰੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਤੋਂ ਜਾਣੂ ਹਨ। ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਪੂਰਵ-ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਸੰਰਚਿਤ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਤੋਂ 60 ਅਤੇ 30 ਦਿਨ ਪਹਿਲਾਂ। ਇਹ ਸਿਸਟਮ ਮਿਸਡ ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਬਿਹਤਰ ਸਮਾਂ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਗਲਤ ਮਿਤੀ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਜਾਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਪੂਰੀਆਂ ਨਾ ਹੋਣ ਵਰਗੀਆਂ ਚੁਣੌਤੀਆਂ ਪ੍ਰਵਾਹ ਦੀ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ੀਲਤਾ ਵਿੱਚ ਰੁਕਾਵਟ ਪਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਲਈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਮਿਤੀ ਫਾਰਮੈਟ ਇਕਸਾਰ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਵਾਹ ਦੀ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਕਿ ਇਹ ਉਮੀਦ ਅਨੁਸਾਰ ਚਾਲੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਸੈੱਟਅੱਪਾਂ ਨਾਲ ਸੰਘਰਸ਼ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਲਈ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸਲਾਹ ਲੈਣਾ ਜਾਂ ਫੋਰਮਾਂ ਤੋਂ ਮਦਦ ਮੰਗਣਾ ਵਾਧੂ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਸਵੈਚਲਿਤ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਵਧੇਰੇ ਸੁਚਾਰੂ ਕਾਰਜਾਂ ਅਤੇ ਬਿਹਤਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨਤੀਜਿਆਂ ਵਿੱਚ ਯੋਗਦਾਨ ਪਾਉਂਦਾ ਹੈ।