ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟਿਕਟ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਲਈ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲਿਤ ਕਰਨਾ

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨਾਲ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ

ਇੱਕ ਮਜਬੂਤ IT ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟਿਕਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕੁਸ਼ਲ ਸੰਚਾਰ ਚੈਨਲਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਾਤਾਵਰਣ ਵਿੱਚ ਜਿੱਥੇ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਅਤੇ ਮੁੱਦੇ ਦੀ ਟਰੈਕਿੰਗ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ, ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਨਾਲ ਮਿਲ ਕੇ, ਅਜਿਹੇ ਸਿਸਟਮ ਲਈ ਇੱਕ ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਨੀਂਹ ਪੇਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਸੈੱਟਅੱਪ ਦੇ ਇੱਕ ਨਾਜ਼ੁਕ ਹਿੱਸੇ ਵਿੱਚ "ਟਿਕਟਾਂ" ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਉਪਭੋਗਤਾ ਦੁਆਰਾ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕੀਤੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਟਿਕਟਾਂ ਲਈ ਕੇਂਦਰੀ ਭੰਡਾਰ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਟੀਚਾ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟੀਮ ਵਿਚਕਾਰ ਅੱਪਡੇਟ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਆਦਾਨ-ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਮਾਧਿਅਮ ਵਜੋਂ ਸੂਚੀ ਆਈਟਮਾਂ ਦੀ ਬਿਲਟ-ਇਨ "ਟਿੱਪਣੀਆਂ" ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾਉਣਾ ਹੈ, ਰਵਾਇਤੀ ਈਮੇਲ ਸੰਚਾਰ ਵਿਧੀ ਤੋਂ ਦੂਰ ਹੋ ਕੇ।

ਚੁਣੌਤੀ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਦੀ ਸੀਮਾ ਤੋਂ ਪੈਦਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਜ਼ਿਕਰ ਦੇ ਟਿਕਟ 'ਤੇ ਨਵੀਂ ਟਿੱਪਣੀ ਪੋਸਟ ਕੀਤੇ ਜਾਣ 'ਤੇ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟੀਮ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਕੋਈ ਸਿੱਧੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਸ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਲਈ, ਇੱਕ ਆਵਰਤੀ ਪ੍ਰਵਾਹ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਹੱਲ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਇਹ ਪ੍ਰਵਾਹ ਸਾਰੀਆਂ ਟਿਕਟਾਂ ਵਿੱਚ ਨਵੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਹਰ 15 ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਚਾਲੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਵਾਲੀ ਕੋਈ ਟਿੱਪਣੀ ਨਹੀਂ ਮਿਲਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਟਿਕਟ ਦੇ ਸਾਰੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ IT ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਹ ਹੱਲ, ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਹੋਣ ਦੇ ਬਾਵਜੂਦ, ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਵੱਡੀ ਮਾਤਰਾ ਵੱਲ ਖੜਦਾ ਹੈ, ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਵਧੇਰੇ ਸੁਚਾਰੂ ਪਹੁੰਚ ਲਈ ਖੋਜ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਵਰਕਫਲੋ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਸਮੱਗਰੀ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀਆਂ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ

ਉੱਪਰ ਦੱਸੀ ਗਈ ਪਹਿਲੀ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੇ ਅੰਦਰ ਇੱਕ ਸਵੈਚਲਿਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਬਲੂਪ੍ਰਿੰਟ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਦੀ ਮੂਲ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲਤਾ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸੀਮਾ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ। ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸੂਚੀ ਆਈਟਮ ਦੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਲਈ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜਣ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿਕਰ ਨਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਵਰਤੋਂ ਦੇ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਸਮੱਸਿਆ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇੱਕ IT ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟਿਕਟਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ, ਜਿੱਥੇ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਜਵਾਬ ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਮੁੱਦੇ ਦੇ ਹੱਲ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਸੂਡੋਕੋਡ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਇੱਕ ਆਵਰਤੀ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਹਰ 15 ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਚੱਲਣ ਦਾ ਇਰਾਦਾ ਹੈ, ਜੋ "ਟਿਕਟ" ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਹਰੇਕ ਟਿਕਟ ਦੁਆਰਾ ਦੁਹਰਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤੇ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਉਦੇਸ਼ ਜ਼ਰੂਰੀ ਵੇਰਵਿਆਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਟਿਕਟ ਆਈਡੀ, ਨਾਮ, ਉਪਭੋਗਤਾ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਅਤੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਹਰੇਕ ਟਿਕਟ ਲਈ ਆਖਰੀ ਟਿੱਪਣੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਇਹ ਵਿਧੀ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਹਰੇਕ ਸੰਬੰਧਿਤ ਟਿੱਪਣੀ ਨੂੰ ਕੈਪਚਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਅਗਲੇ ਪੜਾਅ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ, ਵਿਆਪਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕੰਪਾਇਲ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।

ਦੂਜੀ ਸਕ੍ਰਿਪਟ, ਜਾਵਾ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਵਿੱਚ ਲਿਖੀ ਗਈ, ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੁਆਰਾ ਇਕੱਤਰ ਕੀਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਲੈਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਈਮੇਲ ਸਮੱਗਰੀ ਲਈ ਢੁਕਵੇਂ HTML ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਫਾਰਮੈਟ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਕੱਚੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਲਈ ਬੁਨਿਆਦੀ ਹੈ ਜੋ ਟਿਕਟ ਅਪਡੇਟਾਂ ਬਾਰੇ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੇ ਗਏ ਡੇਟਾ ਐਰੇ ਤੋਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਤਿਆਰ ਕਰਕੇ, ਇਹ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਬਾਡੀ ਬਣਾਉਣ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਟਿਕਟ ਆਈਡੀ ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤੇ ਨਵੀਨਤਮ ਟਿੱਪਣੀ ਵਰਗੇ ਵੇਰਵੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਪਹੁੰਚ ਇੱਕ ਵਧੇਰੇ ਸੁਚਾਰੂ ਸੰਚਾਰ ਚੈਨਲ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, ਜਿੱਥੇ IT ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਸਟਾਫ ਨੂੰ ਹਰ 15 ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਸਾਰੀਆਂ ਤਾਜ਼ਾ, ਸੰਬੰਧਿਤ ਟਿਕਟ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋਏ। ਇਹ ਹਰੇਕ ਟਿੱਪਣੀ ਲਈ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਸੂਚਨਾ ਭੇਜਣ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਨੂੰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਟਿਕਟਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦੇ ਸੰਚਾਲਨ ਦੀ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਵਾਧਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

SharePoint ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਲਈ ਸਵੈਚਲਿਤ ਈਮੇਲ ਸੂਚਨਾਵਾਂ

ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਲਈ ਸੂਡੋਕੋਡ

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

ਡਾਇਨਾਮਿਕ ਡੇਟਾ ਨਾਲ ਈਮੇਲ ਸਮੱਗਰੀ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ

ਈਮੇਲ ਸਮੱਗਰੀ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਲਈ JavaScript

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਟਿਕਟਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਵਿੱਚ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ IT ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟਿਕਟਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਠੋਸ ਨੀਂਹ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਫਿਰ ਵੀ ਜਦੋਂ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤੇ ਨਵੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਗੱਲ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹ ਘੱਟ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਕਸਟਮ ਹੱਲ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਜਦੋਂ ਵੀ ਕੋਈ ਟਿੱਪਣੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਮਦਦ ਡੈਸਕ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਚੇਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤੇਜ਼ ਜਵਾਬਾਂ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਅਤੇ ਸਮੁੱਚੀ ਸਹਾਇਤਾ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ। ਅਜਿਹੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦਾ ਸਾਰ "ਟਿਕਟਾਂ" ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੇ ਇਕੱਤਰੀਕਰਨ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਅੰਤਰਾਲਾਂ 'ਤੇ ਭੇਜੇ ਗਏ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ, ਵਿਆਪਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕੰਪਾਇਲ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ ਵਿੱਚ ਹੈ। ਇਹ ਪਹੁੰਚ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਵਿਚਕਾਰ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਭੇਜੀਆਂ ਗਈਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਨੂੰ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਨਾਲ ਬਦਲਦਾ ਹੈ।

ਇਸ ਹੱਲ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਆਵਰਤੀ ਪ੍ਰਵਾਹ ਬਣਾਉਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਜੋ ਹਰ 15 ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਨਵੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰਵਾਹ ਸਾਰੀਆਂ ਟਿਕਟਾਂ ਨੂੰ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਫਿਲਟਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਫਿਰ ਇਹਨਾਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕੰਪਾਇਲ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਨੂੰ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਵਿਧੀ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਮੁੱਖ ਮੁੱਦੇ ਨੂੰ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਉਪਭੋਗਤਾ ਦੇ ਫੀਡਬੈਕ ਅਤੇ ਸਵਾਲਾਂ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਡਾਇਨਾਮਿਕ ਅਡੈਪਟਿਵ ਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਵਧੇਰੇ ਸੰਗਠਿਤ ਅਤੇ ਇੰਟਰਐਕਟਿਵ ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਨਾਲ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਸਟਾਫ ਲਈ ਟਿਕਟਾਂ ਨੂੰ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਤਰਜੀਹ ਅਤੇ ਸੰਬੋਧਿਤ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਟਿਕਟਿੰਗ ਸੰਚਾਰ 'ਤੇ ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਂਦੇ ਸਵਾਲ

1. ਸਵਾਲ: ਕੀ SharePoint ਔਨਲਾਈਨ ਹਰ ਨਵੀਂ ਟਿੱਪਣੀ ਲਈ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ?
2. ਜਵਾਬ: ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਬਿਨਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤੇ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਲਈ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜਣ ਦਾ ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸਮਰਥਨ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਪ੍ਰਵਾਹ ਵਰਗੇ ਕਸਟਮ ਹੱਲ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ।
3. ਸਵਾਲ: ਮੈਂ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਤੋਂ ਸੂਚਨਾ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਘਟਾ ਸਕਦਾ ਹਾਂ?
4. ਜਵਾਬ: ਈਮੇਲ ਕਲਟਰ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਲਈ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਨਿਯਮਿਤ ਅੰਤਰਾਲਾਂ 'ਤੇ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਈਮੇਲ ਭੇਜੋ।
5. ਸਵਾਲ: ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਟਿਕਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੀ ਕੀ ਭੂਮਿਕਾ ਹੈ?
6. ਜਵਾਬ: ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਉਹਨਾਂ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਸਵੈਚਲਿਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠਾ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਭੇਜਣਾ, ਜੋ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਦੁਆਰਾ ਮੂਲ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਸਮਰਥਿਤ ਨਹੀਂ ਹਨ।
7. ਸਵਾਲ: ਕੀ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੁਆਰਾ ਭੇਜੀਆਂ ਗਈਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਅਨੁਕੂਲ ਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ?
8. ਜਵਾਬ: ਹਾਂ, ਅਡੈਪਟਿਵ ਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਗਤੀਸ਼ੀਲ ਅਤੇ ਇੰਟਰਐਕਟਿਵ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਪੇਸ਼ ਕਰਨ ਲਈ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪੜ੍ਹਨਯੋਗਤਾ ਅਤੇ ਉਪਭੋਗਤਾ ਦੀ ਸ਼ਮੂਲੀਅਤ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣਾ।
9. ਸਵਾਲ: ਨਵੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਲਈ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਜਾਂਚ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?
10. ਜਵਾਬ: ਲੋੜਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਬਾਰੰਬਾਰਤਾ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ 'ਤੇ ਹਾਵੀ ਹੋਏ ਬਿਨਾਂ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹਰ 15 ਮਿੰਟ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਅੰਤਰਾਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣਾ

IT ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਟਿਕਟਿੰਗ ਲਈ ਪਾਵਰ ਆਟੋਮੇਟ ਦੇ ਨਾਲ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ ਔਨਲਾਈਨ ਨੂੰ ਏਕੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਯਾਤਰਾ ਉਪਭੋਗਤਾ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀਆਂ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਅਤੇ ਪੁੱਛਗਿੱਛਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤਰੱਕੀ ਨੂੰ ਰੇਖਾਂਕਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਏਕੀਕਰਣ ਇੱਕ ਭਵਿੱਖ ਵੱਲ ਇਸ਼ਾਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੇਟਿਵ ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਸਮਰੱਥਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵੱਲ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਛਾਲ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਟਿੱਪਣੀ ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਇਕਵਚਨ, ਵਿਆਪਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਜੋੜ ਕੇ, ਅਸੀਂ ਹੈਲਪ ਡੈਸਕ ਸਟਾਫ ਦੇ ਭਾਰੀ ਹੋਣ ਦੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਘੱਟ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਉਪਭੋਗਤਾ ਸਵਾਲਾਂ ਨੂੰ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਹੱਲ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪਹੁੰਚ ਨਾ ਸਿਰਫ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਮੌਜੂਦਾ ਸਾਧਨਾਂ ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾਉਣ ਵਿੱਚ ਨਵੀਨਤਾ ਦੀ ਉਦਾਹਰਣ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਬਲਕਿ ਤਕਨਾਲੋਜੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਵਿੱਚ ਨਿਰੰਤਰ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਦੇ ਮਹੱਤਵ ਨੂੰ ਵੀ ਉਜਾਗਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਲਈ ਯਤਨ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਜਿਹੇ ਕਸਟਮ ਹੱਲ ਇਹ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਵੇਂ ਲਚਕਤਾ ਅਤੇ ਰਚਨਾਤਮਕਤਾ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨੂੰ ਦੂਰ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਡਿਜੀਟਲ ਵਰਕਸਪੇਸ ਦੇ ਅੰਦਰ ਵਧੇ ਹੋਏ ਸੰਚਾਰ ਅਤੇ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਲਈ ਰਾਹ ਪੱਧਰਾ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।