ईमेलद्वारे हेल्प डेस्क तिकिट सूचनांसाठी शेअरपॉईंट ऑप्टिमाइझ करणे

SharePoint आणि Power Automate सह हेल्प डेस्क कम्युनिकेशन्स वाढवणे

एक मजबूत IT हेल्प डेस्क तिकीट प्रणाली तयार करण्यासाठी कार्यक्षम संप्रेषण चॅनेल आवश्यक आहेत, विशेषत: अशा वातावरणात जेथे त्वरित प्रतिसाद आणि समस्या ट्रॅकिंग महत्त्वपूर्ण आहे. SharePoint Online, Power Automate सह एकत्रित, अशा प्रणालीसाठी एक आशादायक पाया प्रदान करते. या सेटअपच्या महत्त्वपूर्ण घटकामध्ये "तिकीटे" सूची समाविष्ट असते, जी वापरकर्त्याने सबमिट केलेल्या सर्व तिकिटांसाठी केंद्रीय भांडार म्हणून काम करते. पारंपारिक ईमेल संप्रेषण पद्धतीपासून दूर जात वापरकर्ते आणि हेल्प डेस्क टीम यांच्यात अपडेट्स आणि माहितीची देवाणघेवाण करण्यासाठी प्राथमिक माध्यम म्हणून सूची आयटमच्या अंगभूत "टिप्पण्या" वैशिष्ट्याचा लाभ घेणे हे ध्येय आहे.

SharePoint Online च्या मर्यादेमुळे हे आव्हान उद्भवते: तिकिटावर उल्लेख न करता नवीन टिप्पणी पोस्ट केल्यावर मदत डेस्क टीमला ईमेलद्वारे सूचित करण्याचे कोणतेही थेट वैशिष्ट्य नाही. ही तफावत दूर करण्यासाठी, आवर्ती प्रवाह तयार करण्यासाठी पॉवर ऑटोमेट वापरून एक वर्कअराउंड लागू करण्यात आला. हा प्रवाह प्रत्येक 15 मिनिटांनी सर्व तिकिटांवर नवीन टिप्पण्या तपासण्यासाठी ट्रिगर करतो. उल्लेख नसलेली टिप्पणी आढळल्यास, सर्व आवश्यक तिकीट तपशीलांसह एक ईमेल आयटी हेल्प डेस्कवर पाठविला जातो. तथापि, हा उपाय, प्रभावी असतानाही, अधिसूचनांसाठी अधिक सुव्यवस्थित दृष्टीकोन शोधण्यास प्रवृत्त करून ईमेल्सची प्रचंड संख्या वाढवते.

वर्कफ्लो आणि ईमेल सामग्री तयार करण्याच्या स्क्रिप्ट समजून घेणे

वर वर्णन केलेली पहिली स्क्रिप्ट पॉवर ऑटोमेटमध्ये स्वयंचलित प्रक्रिया सेट करण्यासाठी ब्लूप्रिंट म्हणून काम करते, शेअरपॉईंट ऑनलाइनच्या मूळ कार्यक्षमतेतील महत्त्वपूर्ण मर्यादा दूर करण्यासाठी डिझाइन केलेली आहे. शेअरपॉईंट विशिष्टपणे नमूद केल्याशिवाय सूची आयटम टिप्पण्यांसाठी सूचना पाठवण्यास मूळतः समर्थन देत नाही. आयटी हेल्प डेस्क टिकीटिंग सिस्टीम सारख्या वापराच्या प्रकरणांमध्ये ही परिस्थिती समस्याप्रधान बनते, जेथे प्रभावी समस्येचे निराकरण करण्यासाठी टिप्पण्यांना वेळेवर प्रतिसाद देणे महत्वाचे आहे. स्यूडोकोड स्क्रिप्ट एक आवर्ती प्रवाह दर्शवते, ज्याचा हेतू प्रत्येक 15 मिनिटांनी चालतो, जो "तिकीट" सूचीमधील प्रत्येक तिकिटाद्वारे पुनरावृत्ती होतो, उल्लेख न करता टिप्पण्या तपासते आणि ही माहिती एकत्रित करते. तिकिट आयडी, नाव, वापरकर्ता माहिती आणि निकषांमध्ये बसणाऱ्या प्रत्येक तिकिटासाठी शेवटची टिप्पणी यासारखे आवश्यक तपशील गोळा करणे हा उद्देश आहे. ही पद्धत सुनिश्चित करते की प्रत्येक संबंधित टिप्पणी कॅप्चर केली गेली आहे आणि प्रक्रियेच्या पुढील चरणासाठी तयार आहे, ज्यामध्ये ही माहिती एका, सर्वसमावेशक ईमेलमध्ये संकलित करणे समाविष्ट आहे.

दुसरी स्क्रिप्ट, JavaScript मध्ये लिहिलेली आहे, पॉवर ऑटोमेट स्क्रिप्टद्वारे एकत्रित केलेली माहिती घेते आणि ईमेल सामग्रीसाठी योग्य असलेल्या HTML संरचनेत त्याचे स्वरूपन करते. ही स्क्रिप्ट कच्च्या डेटाचे वाचनीय आणि संघटित स्वरूपात रूपांतर करण्यासाठी मूलभूत आहे जी तिकीट अद्यतनांबद्दल स्पष्ट आणि संक्षिप्त माहिती प्रदान करते. प्रदान केलेल्या डेटा ॲरेमधून डायनॅमिकपणे टिप्पण्यांची सूची तयार करून, ही स्क्रिप्ट ईमेल बॉडी तयार करण्याची खात्री देते ज्यामध्ये तिकीट आयडी आणि उल्लेख न करता नवीनतम टिप्पणी सारख्या तपशीलांचा समावेश आहे. हा दृष्टीकोन अधिक सुव्यवस्थित संप्रेषण चॅनेलला अनुमती देतो, जिथे IT हेल्प डेस्क कर्मचाऱ्यांना दर 15 मिनिटांनी एक एकत्रित ईमेल प्राप्त होतो, सर्व अलीकडील, संबंधित तिकीट टिप्पण्यांचा सारांश. हे प्रत्येक टिप्पणीसाठी स्वतंत्र सूचना पाठवण्याच्या तुलनेत ईमेलचे प्रमाण लक्षणीयरीत्या कमी करते, ज्यामुळे तिकीट प्रणालीच्या कार्यक्षमतेत वाढ होते.

SharePoint टिप्पण्यांसाठी स्वयंचलित ईमेल सूचना

पॉवर ऑटोमेट स्क्रिप्टसाठी स्यूडोकोड

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

डायनॅमिक डेटासह ईमेल सामग्री तयार करणे

ईमेल सामग्री तयार करण्यासाठी JavaScript

१

SharePoint Ticketing Systems मध्ये संप्रेषण वाढवणे

शेअरपॉईंट ऑनलाइन आणि पॉवर ऑटोमेट IT हेल्प डेस्क तिकीट प्रणाली तयार करण्यासाठी एक भक्कम पाया प्रदान करतात, तरीही वापरकर्त्यांना उल्लेख न करता नवीन टिप्पण्यांबद्दल सूचित करण्याच्या बाबतीत ते कमी पडतात. जेव्हा जेव्हा एखादी टिप्पणी केली जाते तेव्हा हेल्प डेस्कच्या कर्मचाऱ्यांना सतर्क केले जाते याची खात्री करण्यासाठी या अंतरासाठी एक सानुकूल उपाय आवश्यक आहे, जलद प्रतिसाद सुलभ करणे आणि एकूण समर्थन प्रक्रिया वाढवणे. अशा प्रणालीचे सार "तिकीट" सूचीमधील टिप्पण्यांचे एकत्रीकरण स्वयंचलित करण्याच्या आणि नियमित अंतराने पाठविलेल्या एकल, सर्वसमावेशक ईमेलमध्ये संकलित करण्याच्या क्षमतेमध्ये आहे. हा दृष्टीकोन वापरकर्ते आणि हेल्प डेस्क यांच्यातील संवाद सुव्यवस्थित करत नाही तर पाठवलेल्या ईमेलचे प्रमाण देखील लक्षणीयरीत्या कमी करते, कारण ते वैयक्तिक सूचनांना नियतकालिक सारांशाने बदलते.

या सोल्यूशनच्या अंमलबजावणीमध्ये पॉवर ऑटोमेटमध्ये एक आवर्ती प्रवाह तयार करणे समाविष्ट आहे जे दर 15 मिनिटांनी नवीन टिप्पण्या तपासते. प्रवाह सर्व तिकिटे पुनर्प्राप्त करतो, त्यांच्या टिप्पण्या तपासतो आणि उल्लेख नसलेल्या टिप्पण्या फिल्टर करतो. ते नंतर या टिप्पण्यांचे संबंधित तपशील एकाच ईमेलमध्ये संकलित करते, जे हेल्प डेस्कला पाठवले जाते. हेल्प डेस्क वापरकर्त्याच्या फीडबॅक आणि प्रश्नांबद्दल माहिती राहील याची खात्री करून ही पद्धत अत्यधिक ईमेलच्या मुख्य समस्येचे निराकरण करते. शिवाय, ईमेलमध्ये डायनॅमिक ॲडॉप्टिव्ह कार्ड्सचा वापर केल्याने माहितीचे अधिक संघटित आणि परस्परसंवादी सादरीकरण करता येते, ज्यामुळे हेल्प डेस्क कर्मचाऱ्यांना तिकिटांना प्राधान्य देणे आणि कार्यक्षमतेने संबोधित करणे सोपे होते.

SharePoint Ticketing Communication वर वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

1. प्रश्न: SharePoint Online प्रत्येक नवीन टिप्पणीसाठी सूचना पाठवू शकतो का?
2. उत्तर: शेअरपॉईंट ऑनलाइन उल्लेख न करता टिप्पण्यांसाठी सूचना पाठवण्यास मूळ समर्थन देत नाही. पॉवर ऑटोमेट फ्लोसारखे सानुकूल उपाय आवश्यक आहेत.
3. प्रश्न: मी SharePoint वरून सूचना ईमेलची संख्या कशी कमी करू शकतो?
4. उत्तर: ईमेलमधील गोंधळ कमी करण्यासाठी पॉवर ऑटोमेट वापरून नियमित अंतराने टिप्पण्या एकत्रित करा आणि सारांश ईमेल पाठवा.
5. प्रश्न: शेअरपॉईंट तिकीट प्रणालीमध्ये पॉवर ऑटोमेटची भूमिका काय आहे?
6. उत्तर: पॉवर ऑटोमेट हे कार्य स्वयंचलित करू शकते जसे की टिप्पण्या एकत्रित करणे आणि सूचना पाठवणे, जे शेअरपॉईंटद्वारे मूळपणे समर्थित नाहीत.
7. प्रश्न: पॉवर ऑटोमेटने पाठवलेल्या ईमेलमध्ये अडॅप्टिव्ह कार्ड वापरले जाऊ शकतात?
8. उत्तर: होय, वाचनीयता आणि वापरकर्ता प्रतिबद्धता वाढवून, गतिशील आणि परस्परसंवादीपणे माहिती सादर करण्यासाठी अनुकूली कार्ड ईमेलमध्ये समाविष्ट केले जाऊ शकतात.
9. प्रश्न: नवीन टिप्पण्यांसाठी पॉवर ऑटोमेट फ्लो किती वेळा तपासले पाहिजे?
10. उत्तर: वारंवारता गरजेनुसार बदलू शकते, परंतु हेल्प डेस्कवर जबरदस्ती न करता वेळेवर सूचना सुनिश्चित करण्यासाठी दर 15 मिनिटांनी एक सामान्य मध्यांतर आहे.

SharePoint संप्रेषणे सुव्यवस्थित करणे

आयटी हेल्प डेस्क टिकीटिंगसाठी पॉवर ऑटोमेटसह शेअरपॉईंट ऑनलाइन एकत्रित करण्याचा प्रवास वापरकर्त्याने व्युत्पन्न केलेल्या टिप्पण्या आणि चौकशी व्यवस्थापित करण्यासाठी महत्त्वपूर्ण प्रगती अधोरेखित करतो. हे एकत्रीकरण अशा भविष्याकडे निर्देश करते जिथे ऑटोमेशन नेटिव्ह सॉफ्टवेअर क्षमतांमधील अंतर भरून काढते, ऑपरेशनल कार्यक्षमतेकडे लक्षणीय झेप दर्शवते. टिप्पणी सूचनांना एकवचन, सर्वसमावेशक ईमेलमध्ये एकत्रित करून, आम्ही जबरदस्त हेल्प डेस्क स्टाफचा धोका कमी करतो आणि वापरकर्त्याच्या शंकांचे वेळेवर निराकरण केले जाईल याची खात्री करतो. हा दृष्टीकोन केवळ जटिल समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी अस्तित्वात असलेल्या साधनांचा वापर करण्याच्या नाविन्यपूर्णतेचे उदाहरण देत नाही तर तंत्रज्ञानाच्या वापरामध्ये सतत अनुकूलतेचे महत्त्व देखील अधोरेखित करतो. संस्था कार्यक्षमतेसाठी प्रयत्नशील असताना, अशी सानुकूल उपाय उदाहरणे देतात की लवचिकता आणि सर्जनशीलता मर्यादांवर कशी मात करू शकते, ज्यामुळे डिजिटल कार्यक्षेत्रांमध्ये वर्धित संप्रेषण आणि उत्पादकतेचा मार्ग मोकळा होतो.