ഇമെയിൽ വഴി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടിക്കറ്റ് അറിയിപ്പുകൾക്കായി ഷെയർപോയിൻ്റ് ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നു

ഷെയർപോയിൻ്റും പവർ ഓട്ടോമേറ്റും ഉപയോഗിച്ച് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ആശയവിനിമയങ്ങൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു

ശക്തമായ ഒരു ഐടി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടിക്കറ്റിംഗ് സംവിധാനം നിർമ്മിക്കുന്നതിന് കാര്യക്ഷമമായ ആശയവിനിമയ ചാനലുകൾ ആവശ്യമാണ്, പ്രത്യേകിച്ചും ഉടനടി പ്രതികരണവും ഇഷ്യൂ ട്രാക്കിംഗും നിർണായകമായ അന്തരീക്ഷത്തിൽ. SharePoint Online, പവർ ഓട്ടോമേറ്റുമായി ചേർന്ന്, അത്തരമൊരു സിസ്റ്റത്തിന് നല്ല അടിത്തറ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഈ സജ്ജീകരണത്തിൻ്റെ ഒരു നിർണായക ഘടകത്തിൽ "ടിക്കറ്റുകൾ" ലിസ്റ്റ് ഉൾപ്പെടുന്നു, അത് ഉപയോക്താക്കൾ സമർപ്പിച്ച എല്ലാ ടിക്കറ്റുകളുടെയും കേന്ദ്ര ശേഖരമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു. പരമ്പരാഗത ഇമെയിൽ ആശയവിനിമയ രീതിയിൽ നിന്ന് മാറി ഉപയോക്താക്കളും ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടീമും തമ്മിലുള്ള അപ്‌ഡേറ്റുകളും വിവരങ്ങളും കൈമാറുന്നതിനുള്ള പ്രാഥമിക മാധ്യമമായി ലിസ്റ്റ് ഇനങ്ങളുടെ ബിൽറ്റ്-ഇൻ "അഭിപ്രായങ്ങൾ" സവിശേഷത പ്രയോജനപ്പെടുത്തുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം.

ഷെയർപോയിൻ്റ് ഓൺലൈനിൻ്റെ പരിമിതിയിൽ നിന്നാണ് വെല്ലുവിളി ഉയരുന്നത്: ഒരു പരാമർശവുമില്ലാതെ ഒരു ടിക്കറ്റിൽ ഒരു പുതിയ അഭിപ്രായം പോസ്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഇമെയിൽ വഴി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടീമിനെ അറിയിക്കാനുള്ള നേരിട്ടുള്ള ഫീച്ചറുകളൊന്നുമില്ല. ഈ വിടവ് പരിഹരിക്കുന്നതിന്, പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഒരു ആവർത്തന പ്രവാഹം സൃഷ്ടിക്കാൻ ഒരു പരിഹാരമാർഗ്ഗം നടപ്പിലാക്കി. എല്ലാ ടിക്കറ്റുകളിലുമുള്ള പുതിയ കമൻ്റുകൾ പരിശോധിക്കാൻ ഈ ഫ്ലോ ഓരോ 15 മിനിറ്റിലും ട്രിഗർ ചെയ്യുന്നു. പരാമർശങ്ങളില്ലാത്ത ഒരു കമൻ്റ് കണ്ടെത്തിയാൽ, ആവശ്യമായ എല്ലാ ടിക്കറ്റ് വിശദാംശങ്ങളും അടങ്ങിയ ഒരു ഇമെയിൽ ഐടി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌കിലേക്ക് അയയ്‌ക്കും. എന്നിരുന്നാലും, ഈ പരിഹാരം, ഫലപ്രദമാണെങ്കിലും, ഇമെയിലുകളുടെ ഒരു വലിയ അളവിലേക്ക് നയിക്കുന്നു, അറിയിപ്പുകൾക്കായി കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമായ സമീപനത്തിനായി തിരയാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുന്നു.

വർക്ക്ഫ്ലോയും ഇമെയിൽ ഉള്ളടക്കം തയ്യാറാക്കൽ സ്ക്രിപ്റ്റുകളും മനസ്സിലാക്കുന്നു

മുകളിൽ വിവരിച്ചിരിക്കുന്ന ആദ്യ സ്ക്രിപ്റ്റ്, SharePoint Online-ൻ്റെ നേറ്റീവ് പ്രവർത്തനത്തിലെ ഗണ്യമായ പരിമിതി പരിഹരിക്കാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത പവർ ഓട്ടോമേറ്റിനുള്ളിൽ ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് പ്രോസസ്സ് സജ്ജീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ബ്ലൂപ്രിൻ്റ് ആയി വർത്തിക്കുന്നു. പ്രത്യേകമായി പരാമർശിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ ലിസ്റ്റ് ഇന കമൻ്റുകൾക്കായി അറിയിപ്പുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിനെ ഷെയർപോയിൻ്റ് അന്തർലീനമായി പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ല. ഐടി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടിക്കറ്റിംഗ് സംവിധാനം പോലുള്ള ഉപയോഗ സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഈ സാഹചര്യം പ്രശ്‌നകരമാണ്, ഇവിടെ അഭിപ്രായങ്ങളോടുള്ള സമയോചിതമായ പ്രതികരണങ്ങൾ ഫലപ്രദമായ പ്രശ്‌ന പരിഹാരത്തിന് നിർണായകമാണ്. സ്യൂഡോകോഡ് സ്ക്രിപ്റ്റ്, ഓരോ 15 മിനിറ്റിലും പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ള ഒരു ആവർത്തന പ്രവാഹത്തെ ചിത്രീകരിക്കുന്നു, അത് "ടിക്കറ്റുകൾ" ലിസ്റ്റിലെ ഓരോ ടിക്കറ്റിലൂടെയും ആവർത്തിക്കുന്നു, പരാമർശങ്ങളില്ലാതെ അഭിപ്രായങ്ങൾ പരിശോധിക്കുകയും ഈ വിവരങ്ങൾ സമാഹരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ടിക്കറ്റ് ഐഡി, പേര്, ഉപയോക്തൃ വിവരങ്ങൾ, മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കനുസൃതമായി ഓരോ ടിക്കറ്റിൻ്റെയും അവസാന കമൻ്റ് എന്നിവ പോലുള്ള ആവശ്യമായ വിശദാംശങ്ങൾ ശേഖരിക്കുക എന്നതാണ് ഉദ്ദേശ്യം. പ്രസക്തമായ എല്ലാ അഭിപ്രായങ്ങളും ക്യാപ്‌ചർ ചെയ്‌തിട്ടുണ്ടെന്നും പ്രക്രിയയുടെ അടുത്ത ഘട്ടത്തിന് തയ്യാറാണെന്നും ഈ രീതി ഉറപ്പാക്കുന്നു, അതിൽ ഈ വിവരങ്ങൾ ഒരൊറ്റ, സമഗ്രമായ ഇമെയിലിലേക്ക് കംപൈൽ ചെയ്യുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു.

ജാവാസ്ക്രിപ്റ്റിൽ എഴുതിയ രണ്ടാമത്തെ സ്ക്രിപ്റ്റ്, പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് സ്ക്രിപ്റ്റ് സമാഹരിച്ച വിവരങ്ങൾ എടുത്ത് ഇമെയിൽ ഉള്ളടക്കത്തിന് അനുയോജ്യമായ ഒരു HTML ഘടനയിലേക്ക് ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ടിക്കറ്റ് അപ്‌ഡേറ്റുകളെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്‌തവുമായ വിവരങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒരു റീഡബിൾ ഓർഗനൈസ്ഡ് ഫോർമാറ്റിലേക്ക് റോ ഡാറ്റയെ മാറ്റുന്നതിൽ ഈ സ്‌ക്രിപ്റ്റ് അടിസ്ഥാനപരമാണ്. നൽകിയിരിക്കുന്ന ഡാറ്റ അറേയിൽ നിന്ന് ചലനാത്മകമായി കമൻ്റുകളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിലൂടെ, ഈ സ്‌ക്രിപ്റ്റ്, ടിക്കറ്റ് ഐഡി പോലുള്ള വിശദാംശങ്ങളും പരാമർശമില്ലാതെ ഏറ്റവും പുതിയ കമൻ്റും ഉൾപ്പെടുന്ന ഒരു ഇമെയിൽ ബോഡി സൃഷ്‌ടിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഈ സമീപനം കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമായ ആശയവിനിമയ ചാനലിനെ അനുവദിക്കുന്നു, അവിടെ ഐടി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ജീവനക്കാർക്ക് ഓരോ 15 മിനിറ്റിലും ഒരു ഏകീകൃത ഇമെയിൽ ലഭിക്കുന്നു, സമീപകാല പ്രസക്തമായ എല്ലാ ടിക്കറ്റ് അഭിപ്രായങ്ങളും സംഗ്രഹിക്കുന്നു. ഓരോ അഭിപ്രായത്തിനും പ്രത്യേക അറിയിപ്പ് അയയ്‌ക്കുന്നതുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ഇത് ഇമെയിലുകളുടെ എണ്ണം ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുകയും അതുവഴി ടിക്കറ്റിംഗ് സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ പ്രവർത്തനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഷെയർപോയിൻ്റ് അഭിപ്രായങ്ങൾക്കായുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നു

പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് സ്ക്രിപ്റ്റിനുള്ള സ്യൂഡോകോഡ്

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

ഡൈനാമിക് ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിൽ ഉള്ളടക്കം സൃഷ്ടിക്കുന്നു

ഇമെയിൽ ഉള്ളടക്കം തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള ജാവാസ്ക്രിപ്റ്റ്

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

ഷെയർപോയിൻ്റ് ടിക്കറ്റിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളിൽ ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു

ഷെയർപോയിൻ്റ് ഓൺലൈനും പവർ ഓട്ടോമേറ്റും ഐടി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടിക്കറ്റിംഗ് സംവിധാനങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിന് ശക്തമായ അടിത്തറ നൽകുന്നു, എന്നിട്ടും പരാമർശങ്ങളില്ലാതെ പുതിയ അഭിപ്രായങ്ങളെക്കുറിച്ച് ഉപയോക്താക്കളെ അറിയിക്കുമ്പോൾ അവ കുറയുന്നു. ഈ വിടവ് ഒരു അഭിപ്രായം പറയുമ്പോഴെല്ലാം ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ അലേർട്ട് ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിനും വേഗത്തിലുള്ള പ്രതികരണങ്ങൾ സുഗമമാക്കുന്നതിനും മൊത്തത്തിലുള്ള പിന്തുണാ പ്രക്രിയ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും ഒരു ഇഷ്‌ടാനുസൃത പരിഹാരം ആവശ്യമാണ്. "ടിക്കറ്റുകൾ" ലിസ്റ്റിൽ നിന്നുള്ള അഭിപ്രായങ്ങളുടെ സംയോജനം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാനും കൃത്യമായ ഇടവേളകളിൽ അയയ്‌ക്കുന്ന ഒരൊറ്റ സമഗ്രമായ ഇമെയിലായി ഇവ സമാഹരിക്കാനും ഉള്ള കഴിവിലാണ് അത്തരമൊരു സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ സാരം. ഈ സമീപനം ഉപയോക്താക്കളും ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌കും തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം കാര്യക്ഷമമാക്കുക മാത്രമല്ല, വ്യക്തിഗത അറിയിപ്പുകൾക്ക് പകരം ആനുകാലിക സംഗ്രഹം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നതിനാൽ, അയച്ച ഇമെയിലുകളുടെ അളവ് ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഓരോ 15 മിനിറ്റിലും പുതിയ കമൻ്റുകൾക്കായി പരിശോധിക്കുന്ന പവർ ഓട്ടോമേറ്റിൽ ഒരു ആവർത്തന പ്രവാഹം സൃഷ്ടിക്കുന്നതാണ് ഈ പരിഹാരം നടപ്പിലാക്കുന്നത്. ഫ്ലോ എല്ലാ ടിക്കറ്റുകളും വീണ്ടെടുക്കുകയും അവരുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾ പരിശോധിക്കുകയും പരാമർശമില്ലാത്തവയെ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇത് പിന്നീട് ഈ കമൻ്റുകളുടെ പ്രസക്തമായ വിശദാംശങ്ങൾ ഒരു ഇമെയിലായി സമാഹരിക്കുന്നു, അത് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക്കിലേക്ക് അയയ്‌ക്കുന്നു. ഉപയോക്തൃ ഫീഡ്‌ബാക്കിനെയും അന്വേഷണങ്ങളെയും കുറിച്ച് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌കിനെ അറിയിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനൊപ്പം അമിതമായ ഇമെയിലുകളുടെ പ്രധാന പ്രശ്‌നത്തെ ഈ രീതി അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നു. കൂടാതെ, ഇമെയിലിലെ ഡൈനാമിക് അഡാപ്റ്റീവ് കാർഡുകളുടെ ഉപയോഗം കൂടുതൽ സംഘടിതവും സംവേദനാത്മകവുമായ വിവരങ്ങളുടെ അവതരണത്തിന് അനുവദിക്കുന്നു, ഇത് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ജീവനക്കാർക്ക് ടിക്കറ്റുകൾക്ക് മുൻഗണന നൽകാനും കാര്യക്ഷമമായി അഭിസംബോധന ചെയ്യാനും എളുപ്പമാക്കുന്നു.

ഷെയർപോയിൻ്റ് ടിക്കറ്റിംഗ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള പതിവ് ചോദ്യങ്ങൾ

1. ചോദ്യം: ഓരോ പുതിയ അഭിപ്രായത്തിനും ഷെയർപോയിൻ്റ് ഓൺലൈനിന് അറിയിപ്പുകൾ അയയ്ക്കാനാകുമോ?
2. ഉത്തരം: പരാമർശങ്ങളില്ലാതെ അഭിപ്രായങ്ങൾക്കായി അറിയിപ്പുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിനെ ഷെയർപോയിൻ്റ് ഓൺലൈൻ പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ല. പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഫ്ലോകൾ പോലുള്ള ഇഷ്‌ടാനുസൃത പരിഹാരങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്.
3. ചോദ്യം: SharePoint-ൽ നിന്നുള്ള അറിയിപ്പ് ഇമെയിലുകളുടെ എണ്ണം എനിക്ക് എങ്ങനെ കുറയ്ക്കാനാകും?
4. ഉത്തരം: ഇമെയിൽ അലങ്കോലങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നതിന് പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് കൃത്യമായ ഇടവേളകളിൽ അഭിപ്രായങ്ങൾ സമാഹരിച്ച് ഒരു സംഗ്രഹ ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുക.
5. ചോദ്യം: ഷെയർപോയിൻ്റ് ടിക്കറ്റിംഗ് സിസ്റ്റത്തിൽ പവർ ഓട്ടോമേറ്റിൻ്റെ പങ്ക് എന്താണ്?
6. ഉത്തരം: SharePoint നേറ്റീവ് പിന്തുണയ്‌ക്കാത്ത, അഭിപ്രായങ്ങൾ സമാഹരിക്കുക, അറിയിപ്പുകൾ അയയ്‌ക്കുക തുടങ്ങിയ ജോലികൾ പവർ ഓട്ടോമേറ്റിന് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.
7. ചോദ്യം: Power Automate അയച്ച ഇമെയിലുകളിൽ അഡാപ്റ്റീവ് കാർഡുകൾ ഉപയോഗിക്കാമോ?
8. ഉത്തരം: അതെ, വിവരങ്ങൾ ചലനാത്മകമായും സംവേദനാത്മകമായും അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനും വായനാക്ഷമതയും ഉപയോക്തൃ ഇടപഴകലും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും അഡാപ്റ്റീവ് കാർഡുകൾ ഇമെയിലുകളിൽ ഉൾപ്പെടുത്താം.
9. ചോദ്യം: പുതിയ അഭിപ്രായങ്ങൾക്കായി പവർ ഓട്ടോമേറ്റ് ഫ്ലോ എത്ര തവണ പരിശോധിക്കണം?
10. ഉത്തരം: ആവശ്യങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ആവൃത്തി വ്യത്യാസപ്പെടാം, എന്നാൽ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക്കിനെ അടിച്ചമർത്താതെ കൃത്യസമയത്ത് അറിയിപ്പുകൾ ഉറപ്പാക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു സാധാരണ ഇടവേളയാണ് ഓരോ 15 മിനിറ്റിലും.

ഷെയർപോയിൻ്റ് ആശയവിനിമയങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നു

ഐടി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ടിക്കറ്റിംഗിനായി Power Automate-മായി SharePoint Online-നെ സംയോജിപ്പിക്കുന്ന യാത്ര, ഉപയോക്താക്കൾ സൃഷ്‌ടിക്കുന്ന അഭിപ്രായങ്ങളും അന്വേഷണങ്ങളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലെ ഒരു സുപ്രധാന മുന്നേറ്റത്തിന് അടിവരയിടുന്നു. ഈ സംയോജനം ഭാവിയിലേക്കാണ് വിരൽ ചൂണ്ടുന്നത്, ഓട്ടോമേഷൻ നേറ്റീവ് സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ കഴിവുകളിലെ വിടവുകൾ, പ്രവർത്തന കാര്യക്ഷമതയിലേക്കുള്ള സുപ്രധാന കുതിച്ചുചാട്ടം വ്യക്തമാക്കുന്നു. അഭിപ്രായ അറിയിപ്പുകൾ ഏകീകൃതവും സമഗ്രവുമായ ഒരു ഇമെയിലായി ഏകീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ജീവനക്കാരുടെ അമിതമായ അപകടസാധ്യത ഞങ്ങൾ ലഘൂകരിക്കുകയും ഉപയോക്തൃ ചോദ്യങ്ങൾ കൃത്യസമയത്ത് പരിഹരിക്കപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ സമീപനം സങ്കീർണ്ണമായ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് നിലവിലുള്ള ഉപകരണങ്ങൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിലെ നൂതനത്വത്തെ ഉദാഹരിക്കുക മാത്രമല്ല, സാങ്കേതിക ഉപയോഗത്തിൽ തുടർച്ചയായ അനുരൂപീകരണത്തിൻ്റെ പ്രാധാന്യം എടുത്തുകാണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഓർഗനൈസേഷനുകൾ കാര്യക്ഷമതയ്ക്കായി പരിശ്രമിക്കുമ്പോൾ, അത്തരം ഇഷ്‌ടാനുസൃത പരിഹാരങ്ങൾ എങ്ങനെയാണ് വഴക്കവും സർഗ്ഗാത്മകതയും പരിമിതികളെ മറികടക്കുന്നത്, ഡിജിറ്റൽ വർക്ക്‌സ്‌പെയ്‌സുകളിൽ മെച്ചപ്പെട്ട ആശയവിനിമയത്തിനും ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയ്ക്കും വഴിയൊരുക്കുന്നു.