SAP ERP-യിലെ PO, PR മൂല്യനിർണ്ണയങ്ങൾക്കുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകളുടെ ഓട്ടോമേഷൻ

SAP ERP-യിലെ PO, PR മൂല്യനിർണ്ണയങ്ങൾക്കുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകളുടെ ഓട്ടോമേഷൻ
Gerald Girard
2024, ഫെബ്രുവരി 9, വെള്ളിയാഴ്‌ച 2:16:46 PM
എസ്എപി

SAP പ്രോസസ് ഒപ്റ്റിമൈസേഷൻ: ഓട്ടോമേറ്റഡ് അറിയിപ്പുകൾ

SAP ERP-യിലെ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകളുടെ ഓട്ടോമേഷൻ, പ്രത്യേകിച്ച് പർച്ചേസ് ഓർഡറുകൾ (PO), പർച്ചേസ് അഭ്യർത്ഥനകൾ (PR) എന്നിവയുടെ പ്രസിദ്ധീകരണത്തിന്, കമ്പനികൾക്കുള്ളിലെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിൽ ഒരു സുപ്രധാന ചുവടുവെപ്പ് പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു. ഈ പ്രവർത്തനം വാങ്ങൽ പ്രക്രിയയിൽ വ്യത്യസ്ത കളിക്കാർക്കിടയിൽ സുഗമവും കാര്യക്ഷമവുമായ ആശയവിനിമയം ഉറപ്പാക്കുക മാത്രമല്ല, അംഗീകാര സമയം കുറയ്ക്കാനും പിശകിൻ്റെ സാധ്യത കുറയ്ക്കാനും സഹായിക്കുന്നു. സ്വയമേവയുള്ള അറിയിപ്പുകൾ സമന്വയിപ്പിക്കുന്നതിലൂടെ, കമ്പനികൾക്ക് അവരുടെ പ്രതികരണശേഷിയും തത്സമയം വാങ്ങൽ അഭ്യർത്ഥനകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള കഴിവും മെച്ചപ്പെടുത്താനാകും.

എസ്എപി വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് സംവിധാനം രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌തിരിക്കുന്നത് PO-കളുടെയും PR-കളുടെയും നിലയിലേക്ക് ഉടനടി ദൃശ്യപരത നൽകാനാണ്, അങ്ങനെ വേഗത്തിലുള്ളതും വിവരമുള്ളതുമായ തീരുമാനമെടുക്കൽ സുഗമമാക്കുന്നു. ഈ സമീപനം ആവർത്തിച്ചുള്ളതും സമയമെടുക്കുന്നതുമായ ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് സാധ്യമാക്കുന്നു, ഉയർന്ന മൂല്യവർദ്ധിത പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ ജീവനക്കാർക്ക് അവസരം നൽകുന്നു. ചുരുക്കത്തിൽ, വാങ്ങൽ പ്രക്രിയകളിലേക്ക് ഈ സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ സംയോജനം കാര്യക്ഷമതയും സുതാര്യതയും ഗണ്യമായി മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു, അതേസമയം ആന്തരികവും ബാഹ്യവുമായ സഹകരണം ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നു.

മുങ്ങൽ വിദഗ്ധർ എല്ലായ്പ്പോഴും പിന്നിലേക്ക് മുങ്ങുന്നതും ഒരിക്കലും മുന്നോട്ട് പോകാത്തതും എന്തുകൊണ്ടാണെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാമോ? കാരണം അല്ലാത്തപക്ഷം അവർ എപ്പോഴും ബോട്ടിൽ വീഴുന്നു!

ഓർഡർ ചെയ്യുക വിവരണം
SMTP_SEND SAP-ലെ SMTP പ്രോട്ടോക്കോൾ വഴി ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നു.
SO_DOCUMENT_SEND_API1 ഇമെയിൽ വഴി പ്രമാണങ്ങൾ അയക്കുന്നതിനുള്ള SAP സ്റ്റാൻഡേർഡ് API.
SWW_WI_CREATE_VIA_EVENT ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ഇവൻ്റിൽ നിന്ന് ഒരു SAP വർക്ക്ഫ്ലോ ട്രിഗർ ചെയ്യുന്നു.

SAP ERP-യിൽ PO, PR എന്നിവയ്‌ക്കായുള്ള ഇമെയിൽ അലേർട്ടുകളുടെ ഓട്ടോമേഷൻ

എസ്എപി ഇആർപിയിൽ പർച്ചേസ് ഓർഡർ (പിഒ), പർച്ചേസ് റിക്വിസിഷൻ (പിആർ) മാനേജ്‌മെൻ്റ് എന്നിവയ്‌ക്കായുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിൻ്റെ പ്രാധാന്യം അമിതമായി പ്രസ്താവിക്കാനാവില്ല. സുഗമമായ വാങ്ങലുകളും വിൽപ്പന പ്രവർത്തനങ്ങളും നിലനിർത്തുന്നതിന് നിർണായകമായ ഓർഡറുകളുടെയും അഭ്യർത്ഥനകളുടെയും തത്സമയ അപ്‌ഡേറ്റുകൾ നൽകിക്കൊണ്ട് ബിസിനസ്സ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ ഈ പ്രക്രിയ സഹായിക്കുന്നു. ഓട്ടോമേഷൻ വഴി, വാങ്ങൽ അഭ്യർത്ഥനകളുടെ അംഗീകാരം അല്ലെങ്കിൽ ഓർഡറുകളുടെ സ്ഥിരീകരണം പോലുള്ള നടപടികൾ ആവശ്യമായി വരുമ്പോൾ, അറിയിപ്പുകൾ പ്രസക്തമായ കക്ഷികൾക്ക് ഉടനടി അയയ്ക്കുന്നു, അതുവഴി കാലതാമസം കുറയ്ക്കുകയും പ്രവർത്തനക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ വർദ്ധിച്ച പ്രതികരണം കമ്പനികൾക്ക് വിപണി ആവശ്യങ്ങളോട് വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കാനും അതിനനുസരിച്ച് അവരുടെ വാങ്ങൽ തന്ത്രങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കാനും കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

കൂടാതെ, സ്വയമേവയുള്ള അറിയിപ്പുകൾ SAP വർക്ക്ഫ്ലോയിലേക്ക് സംയോജിപ്പിക്കുന്നത് മാനുഷിക പിശകുകൾ കുറയ്ക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു, ഇത് പലപ്പോഴും വാങ്ങൽ പ്രക്രിയയിൽ കാലതാമസമോ പ്രശ്നങ്ങളോ ഉണ്ടാക്കുന്നു. സ്റ്റാറ്റസ് അപ്‌ഡേറ്റുകളുടെ മറ്റ് കക്ഷികളെ സ്വമേധയാ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും അറിയിക്കാനുമുള്ള ജീവനക്കാരുടെ ആവശ്യം ഇല്ലാതാക്കുന്നതിലൂടെ, ബിസിനസുകൾക്ക് അവരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്താനാകും. ഇത് സമയവും വിഭവങ്ങളും ലാഭിക്കുക മാത്രമല്ല, കൂടുതൽ സ്ഥിരവും വിശ്വസനീയവുമായ ആശയവിനിമയത്തിലൂടെ വിതരണക്കാരനെയും ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തിയെയും മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു. എസ്എപി ഇആർപിയിൽ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് PO, PR മാനേജ്‌മെൻ്റുകൾ ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു പ്രധാന ഘടകമാണ്, ഇത് കൂടുതൽ ചടുലവും സുസ്ഥിരവുമായ വിതരണ ശൃംഖലയിലേക്ക് സംഭാവന ചെയ്യുന്നു.

SAP-ൽ PO, PR എന്നിവയ്ക്കുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പിൻ്റെ ഉദാഹരണം

ABAP, SAP-യുടെ പ്രോഗ്രാമിംഗ് ഭാഷ

DATA: lv_subject TYPE so_obj_des.
DATA: lv_recipient TYPE somlreci1.
DATA: lv_sender TYPE soextreci1.
DATA: lt_attachment TYPE STANDARD TABLE OF solisti1.
DATA: lv_message_body TYPE STRING.
lv_subject = 'Notification de PO/PR'.
lv_recipient = 'email@destinataire.com'.
lv_sender = 'noreply@societe.com'.
lv_message_body = 'Votre demande a été approuvée'.
CALL FUNCTION 'SO_DOCUMENT_SEND_API1'
  EXPORTING
    document_data              = lv_subject
    sender_address             = lv_sender
    sender_address_type        = 'U'
  IMPORTING
    sent_to_all                =
  TABLES
    object_content             = lt_attachment
    recipients                 = lv_recipient
  EXCEPTIONS
    too_many_recipients        = 1
    document_not_sent          = 2
    document_type_not_exist    = 3
    operation_no_authorization = 4
    parameter_error            = 5
    x_error                    = 6
    enqueue_error              = 7.
IF sy-subrc <> 0.
  MESSAGE 'Error sending email' TYPE 'I'.
ELSE.
  MESSAGE 'Email successfully sent' TYPE 'I'.
ENDIF.

SAP ERP-ൽ നോട്ടിഫിക്കേഷൻ ഓട്ടോമേഷൻ്റെ കീകൾ

ബിസിനസ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമതയും ഫലപ്രാപ്തിയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന് SAP ERP-യിൽ വാങ്ങൽ ഓർഡറുകൾക്കും (PO), പർച്ചേസ് റിക്വിസിഷനുകൾ (PR) പ്രക്രിയകൾക്കുമുള്ള ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ സമന്വയിപ്പിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. വാങ്ങൽ പ്രക്രിയയുടെ നിർണായക ഘട്ടങ്ങളെ കുറിച്ച് ഓഹരി ഉടമകൾക്ക് തത്സമയ അലേർട്ടുകൾ ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്ന, അംഗീകാര ചക്രങ്ങൾ വേഗത്തിലാക്കുന്നതിലും ടേൺറൗണ്ട് സമയം കുറയ്ക്കുന്നതിലും ഈ ഓട്ടോമേഷൻ നിർണായക പങ്ക് വഹിക്കുന്നു. ഈ സാങ്കേതികവിദ്യ സ്വീകരിക്കുന്നത് സ്ഥിരമായ വർക്ക്ഫ്ലോ നിലനിർത്താനും തടസ്സങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാനും വകുപ്പുകൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്താനും ബിസിനസുകളെ അനുവദിക്കുന്നു.

മികച്ച സമയ മാനേജുമെൻ്റ് പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിന് പുറമേ, ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് വാങ്ങൽ പ്രക്രിയകളിൽ പാലിക്കലും സുതാര്യതയും വർദ്ധിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. വിശദമായ ഡോക്യുമെൻ്റേഷനും തൽക്ഷണ അപ്‌ഡേറ്റുകളും നൽകുന്നതിലൂടെ, കമ്പനികൾക്ക് അവരുടെ വാങ്ങൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾ മികച്ച രീതിയിൽ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും വിശകലനം ചെയ്യാനും കഴിയും, ഇത് ഓഡിറ്റിംഗിനും ആന്തരികവും ബാഹ്യവുമായ നയങ്ങൾ പാലിക്കുന്നതിനും അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. ഈ സമീപനം വ്യക്തവും സമയബന്ധിതവുമായ ആശയവിനിമയം ഉറപ്പാക്കിക്കൊണ്ട് വിതരണക്കാരുമായുള്ള ബന്ധം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു, ഇത് ശക്തമായ, ദീർഘകാല പങ്കാളിത്തം കെട്ടിപ്പടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.

SAP അറിയിപ്പ് ഓട്ടോമേഷൻ പതിവ് ചോദ്യങ്ങൾ

  1. ചോദ്യം: SAP ERP-യിലെ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് ഓട്ടോമേഷൻ എന്താണ്?
  2. ഉത്തരം: PO അല്ലെങ്കിൽ PR-ൻ്റെ അംഗീകാരം പോലെയുള്ള SAP വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ ഒരു നിർദ്ദിഷ്‌ട ഇവൻ്റ് സംഭവിക്കുമ്പോൾ, പ്രസക്തമായ പങ്കാളികൾക്ക് സ്വയമേവ ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കുന്ന ഒരു പ്രക്രിയയാണിത്.
  3. ചോദ്യം: SAP-ൽ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ എങ്ങനെ കോൺഫിഗർ ചെയ്യാം?
  4. ഉത്തരം: കോൺഫിഗറേഷന് SAP-ൽ SMTP ക്രമീകരണങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുകയും ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന വർക്ക്ഫ്ലോ സാഹചര്യങ്ങൾ നിർവചിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.
  5. ചോദ്യം: ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിൻ്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
  6. ഉത്തരം: ഇത് പ്രവർത്തനക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു, മനുഷ്യ പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുന്നു, അംഗീകാര പ്രക്രിയകൾ വേഗത്തിലാക്കുന്നു, പങ്കാളികൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
  7. ചോദ്യം: SAP അയച്ച ഇമെയിലുകൾ നമുക്ക് വ്യക്തിഗതമാക്കാനാകുമോ?
  8. ഉത്തരം: അതെ, നിർദ്ദിഷ്‌ട ബിസിനസ് ആവശ്യങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഉള്ളടക്കം, ഫോർമാറ്റ്, സ്വീകർത്താക്കൾ എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഇമെയിലുകൾ ഇഷ്‌ടാനുസൃതമാക്കാനാകും.
  9. ചോദ്യം: SAP-ൽ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ കോൺഫിഗർ ചെയ്യുന്നതിന് പ്രോഗ്രാമിംഗ് കഴിവുകൾ ആവശ്യമാണോ?
  10. ഉത്തരം: ABAP-നെ കുറിച്ചുള്ള അടിസ്ഥാന ധാരണ സഹായകരമാകുമെങ്കിലും, കോൺഫിഗറേഷൻ ടൂളുകളും വിസാർഡുകളും ആഴത്തിലുള്ള പ്രോഗ്രാമിംഗ് കഴിവുകളില്ലാതെ അറിയിപ്പുകൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നത് പലപ്പോഴും സാധ്യമാക്കുന്നു.
  1. ചോദ്യം: SAP അല്ലാത്ത ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ അയയ്ക്കാനാകുമോ?
  2. ഉത്തരം: അതെ, വിതരണക്കാരുമായും മറ്റ് ബാഹ്യ കക്ഷികളുമായും ആശയവിനിമയം സുഗമമാക്കുന്നതിന്, ഏത് ഇമെയിൽ വിലാസത്തിലേക്കും ഇമെയിലുകൾ അയയ്‌ക്കാൻ കോൺഫിഗർ ചെയ്യാനാകും.
  3. ചോദ്യം: ഇമെയിൽ വഴി അയക്കുന്ന വിവരങ്ങളുടെ സുരക്ഷ എങ്ങനെ ഉറപ്പാക്കാം?
  4. ഉത്തരം: ഇമെയിലുകൾ എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റ പരിരക്ഷിക്കുന്നതിനും TLS പോലുള്ള സുരക്ഷാ പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് നിർണായകമാണ്.
  5. ചോദ്യം: ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ SAP ERP പ്രകടനത്തെ ബാധിക്കുമോ?
  6. ഉത്തരം: ശരിയായി കോൺഫിഗർ ചെയ്യുമ്പോൾ, അറിയിപ്പുകൾ സിസ്റ്റം പ്രകടനത്തിൽ കുറഞ്ഞ സ്വാധീനം ചെലുത്തും.
  7. ചോദ്യം: SAP-ൽ അയച്ച അറിയിപ്പുകളുടെ നില നമുക്ക് ട്രാക്ക് ചെയ്യാനാകുമോ?
  8. ഉത്തരം: അതെ, ഇമെയിലുകൾ അയച്ചതും സ്വീകരിച്ചതും ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന ട്രാക്കിംഗ് ടൂളുകൾ SAP നൽകുന്നു.
  9. ചോദ്യം: SAP-ൽ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള മികച്ച രീതികൾ ഏതൊക്കെയാണ്?
  10. ഉത്തരം: സ്വീകർത്താവിൻ്റെ ലിസ്റ്റ് കാലികമായി നിലനിർത്താനും അറിയിപ്പ് സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ പ്രകടനം പതിവായി നിരീക്ഷിക്കാനും അവർ ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ പരിശോധിക്കാനും ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.

എസ്എപി ഇആർപിയിലെ ഓട്ടോമേഷൻ്റെ ഉദ്ദേശ്യവും സാധ്യതകളും

എസ്എപി ഇആർപിയിൽ ഇമെയിൽ അറിയിപ്പ് ഓട്ടോമേഷൻ സ്വീകരിക്കുന്നത് ബിസിനസ് പ്രോസസ് ഒപ്റ്റിമൈസേഷനിലേക്കുള്ള ഒരു സുപ്രധാന ചുവടുവയ്പ്പാണ്. ഈ സമീപനം വാങ്ങൽ ഓർഡറുകളുടെയും വാങ്ങൽ അഭ്യർത്ഥനകളുടെയും മികച്ച മാനേജ്മെൻ്റ് സുഗമമാക്കുക മാത്രമല്ല, പ്രകടനത്തിലും കാര്യക്ഷമതയിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്ന ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് സംസ്കാരത്തെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ലീഡ് സമയം കുറയ്ക്കുന്നതിലൂടെയും ആശയവിനിമയ കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെയും, ശക്തവും പ്രതികരണശേഷിയുള്ളതുമായ പ്രവർത്തന അടിത്തറയുടെ പിന്തുണയോടെ ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് കൂടുതൽ അഭിലഷണീയമായ വളർച്ചാ തന്ത്രങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ കഴിയും. വിപണിയിലെ മാറ്റങ്ങളുമായി വേഗത്തിൽ പൊരുത്തപ്പെടാനും ഉപഭോക്താവിൻ്റെയും വിതരണക്കാരുടെയും ആവശ്യങ്ങളോട് ഫലപ്രദമായി പ്രതികരിക്കാനുള്ള കഴിവ് ഇപ്പോൾ കൈയ്യെത്തും ദൂരത്തുതന്നെയാണ്, ഇന്നത്തെ ചലനാത്മകമായ ബിസിനസ്സ് പരിതസ്ഥിതിയിൽ നവീകരണത്തിനും മത്സരക്ഷമതയ്ക്കും പുതിയ അവസരങ്ങൾക്ക് വഴിയൊരുക്കുന്നു.ഇന്ന്.