Kaip pridėti PDF ir kopijuoti Xero sąskaitos faktūros el

Kaip pridėti PDF ir kopijuoti Xero sąskaitos faktūros el
Kaip pridėti PDF ir kopijuoti Xero sąskaitos faktūros el
Mia Chevalier
2024 m. gegužės 13 d., pirmadienis 20:32:26

Sąskaitų faktūrų su priedais siuntimas el. paštu naudojant Xero API

Sąskaitų faktūrų siuntimas naudojant „Xero“ API siūlo supaprastintą atsiskaitymo valdymo metodą, tačiau pažangių funkcijų, pvz., PDF priedų ir kopijų integravimas siuntėjams tiesiogiai per API, gali padidinti efektyvumą. Daugelis vartotojų siekia atkartoti intuityvias funkcijas, esančias Xero vartotojo sąsajoje, kur paprasta pridėti sąskaitos faktūros PDF kopiją ir išsiųsti ją sąskaitos faktūros iniciatoriui.

Kūrėjo dokumentacijoje pateikiama tam tikrų įžvalgų, kaip tvarkyti užklausas ir atsakymus į sąskaitas faktūras, tačiau joje trūksta konkrečių PDF failų pridėjimo siunčiant el. laišką gairių. Šiame straipsnyje nagrinėjami galimi metodai ir API galutiniai taškai, kaip atlikti šias užduotis, daugiausia dėmesio skiriant API galimybių išplėtimui, kad būtų galima atspindėti vartotojo sąsajos funkcijas.

komandą apibūdinimas
requests.post Atlieka HTTP POST užklausą, kad išsiųstų duomenis į serverį, o tai šiuo atveju apima sąskaitos faktūros el. laiško siuntimą per Xero API.
requests.get Atlieka HTTP GET užklausą, kad gautų duomenis iš serverio, čia naudojama sąskaitos faktūros PDF priedui atsisiųsti iš Xero.
json() Konvertuoja JSON atsakymą iš HTTP užklausos į Python žodyną.
headers Žodynas, skirtas siųsti konkrečias antraštes su HTTP užklausomis (pvz., „Prieigos prieigos raktų įgaliojimas“ ir „Priimti“ atsakymo formatams).
files Žodynas, naudojamas POST užklausoje failams siųsti į serverį. Jame nurodomas failo formatas ir turinys, kuris turi būti įtrauktas kaip el. laiško priedai.
raise Exception Sukelia „Python“ išimtį, čia naudojama tvarkyti klaidas, jei nepavyksta atsisiųsti PDF.

Išsamus Xero API scenarijaus funkcijų paaiškinimas

Mano pateikti scenarijai yra skirti automatizuoti sąskaitų faktūrų su PDF priedais siuntimo el. paštu procesą per Xero API. Pirmasis scenarijus tvarko el. laiškų siuntimą tiesiai iš API, naudodamas requests.post metodas. Šis metodas yra labai svarbus, nes jis palaiko ryšį su Xero galutiniu tašku, kad inicijuotų el. pašto operaciją, nešdamas reikiamą informaciją, pvz., gavėjo ir CC el. pašto adresus. The headers žodynas čia atlieka gyvybiškai svarbų vaidmenį, jame yra autentifikavimo prieigos raktai ir turinio tipo specifikacijos, užtikrinančios, kad API užklausa būtų tinkamai apdorota.

Antrasis scenarijus skirtas gauti sąskaitos faktūros PDF versiją ir pridėti ją prie el. laiško. Tai naudoja requests.get norėdami gauti PDF iš „Xero“ serverių, o norint pasiekti failą reikia tinkamų prieigos teisių antraščių. Jei pasiseks, turinys tvarkomas naudojant files parametras requests.post būdas pridėti PDF prie siunčiamo el. laiško. Šis metodas užtikrina, kad priedas būtų tinkamai suformatuotas ir įtrauktas į naudingą el. laiško apkrovą, o API netiesiogiai tvarko kelių dalių / formos duomenų kodavimą, taip supaprastinant sudėtingus failų priedų procesus.

Automatinis sąskaitos faktūros PDF priedo ir siuntėjo kopijos per Xero API

Backend scenarijus naudojant Python ir užklausų biblioteką

import requests
import json
def send_invoice_with_pdf(api_url, invoice_id, access_token, email_address, cc_email=None):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Content-Type': 'application/json',
        'Accept': 'application/json'
    }
    data = {
        "To": email_address,
        "Cc": cc_email if cc_email else None,
        "EmailWhenSent": True,
        "Attachments": [{
            "IncludeOnline": True
        }]
    }
    response = requests.post(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Email', headers=headers, json=data)
    return response.json()

Scenarijus, skirtas gauti ir pridėti sąskaitą faktūrą kaip PDF API skambutyje

Python scenarijus, naudojant HTTP skambučių užklausas

import requests
def get_invoice_pdf(api_url, invoice_id, access_token):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Accept': 'application/pdf'
    }
    pdf_response = requests.get(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Attachments/Invoice.pdf', headers=headers)
    if pdf_response.status_code == 200:
        return pdf_response.content
    else:
        raise Exception("Failed to download PDF.")
def attach_pdf_to_email(api_url, invoice_id, access_token, email_address, pdf_content):
    headers = {
        'Authorization': f'Bearer {access_token}',
        'Content-Type': 'application/json',
        'Accept': 'application/json'
    }
    files = {'file': ('Invoice.pdf', pdf_content, 'application/pdf')}
    data = {
        "To": email_address,
        "EmailWhenSent": True
    }
    response = requests.post(f'{api_url}/api.xro/2.0/Invoices/{invoice_id}/Email', headers=headers, data=data, files=files)
    return response.json()

Išplėstinių sąskaitų faktūrų išrašymo „Xero“ API funkcijų tyrinėjimas

Vienas iš svarbiausių aspektų naudojant Xero API sąskaitoms faktūroms išrašyti, kuris nebuvo išsamiai aptartas, yra galimybė konfigūruoti pranešimus ir sekti el. pašto būsenas. Kai sąskaitos faktūros siunčiamos per API, įmonės turi patvirtinti, kad šie el. laiškai pasiekia numatytus gavėjus. „Xero“ API galima sukonfigūruoti taip, kad būtų pateikta būsenos informacija, kurią galima kritiškai analizuoti, siekiant užtikrinti, kad el. laiškai būtų ne tik siunčiami, bet ir gaunami bei atidaromi. Ši funkcija yra gyvybiškai svarbi siekiant išlaikyti skaidrumą ir pagerinti klientų aptarnavimą, teikiant sąskaitos faktūros būsenos atnaujinimus realiuoju laiku.

Be to, labai svarbu suprasti, kaip tvarkyti klaidas ir išimtis API sąveikos metu. Tinkamas klaidų tvarkymas užtikrina, kad programa gali gražiai valdyti situacijas, kai API neveikia taip, kaip tikėtasi, pvz., dėl tinklo problemų arba neteisingų duomenų įvesties. Įdiegę patikimus klaidų registravimo ir tvarkymo mechanizmus, kūrėjai gali greitai diagnozuoti ir išspręsti problemas, sumažinti prastovos laiką ir pagerinti automatizuotų sąskaitų faktūrų išrašymo procesų patikimumą.

Dažni klausimai apie Xero API naudojimą sąskaitų faktūrų tvarkymui

  1. Ar galiu prie sąskaitos faktūros el. laiško pridėti kelis failus naudodamas Xero API?
  2. Taip, Xero API palaiko kelių failų pridėjimą. Jums reikės modifikuoti files žodyną, kad būtų įtraukti keli failų įrašai.
  3. Ar galima automatizuoti pasikartojančias sąskaitas faktūras naudojant Xero API?
  4. Taip, Xero API leidžia nustatyti ir valdyti pasikartojančias sąskaitas faktūras, automatizuoti įprastų mokesčių atsiskaitymo procesą.
  5. Ar saugu siųsti sąskaitas per Xero API?
  6. „Xero“ naudoja standartinius OAuth 2.0 protokolus, kad užtikrintų saugią API prieigą, išlaikytų duomenų perdavimo konfidencialumą ir vientisumą.
  7. Kokie yra API iškvietimų apribojimai siunčiant sąskaitas faktūras naudojant „Xero“?
  8. „Xero“ nustato greičio apribojimus, kad apsaugotų API nuo pervargimo, kuriuos galite rasti išsamiai jų kūrėjo dokumentacijoje.
  9. Ar galiu gauti el. paštu išsiųstos sąskaitos faktūros būseną per API?
  10. Taip, API suteikia galinių taškų, kurie leidžia patikrinti išsiųstų el. laiškų būseną, padeda stebėti sąskaitų faktūrų pristatymą ir skaitymo būseną.

Galutinės įžvalgos apie API integravimą, skirtą „Xero“ sąskaitoms faktūroms

Sėkmingas PDF priedų ir siuntėjų kopijų integravimas į sąskaitų faktūrų el. laiškus naudojant Xero API pagerina Xero apskaitos programinės įrangos funkcionalumą ir naudotojo patirtį. Naudodami Python Requests biblioteką, kūrėjai gali efektyviai automatizuoti šias užduotis ir užtikrinti, kad įmonės galėtų palaikyti tvirtus ryšio kanalus su savo klientais. Šis pritaikymas ne tik supaprastina sąskaitų faktūrų išrašymo procesą, bet ir atitinka šiuolaikinių verslų skaitmeninius lūkesčius, suteikiant tiek mastelio, tiek patikimumo tvarkant finansines operacijas.