एक्सेल में ईमेल लिंक

Mia Chevalier

गुरुवार, 16 मई 2024 को 10:32:44 pm

एक्सेल XLOOKUP के साथ ईमेल लिंक को स्वचालित करना

इस गाइड में, हम यह पता लगाएंगे कि आउटलुक ईमेल के मुख्य भाग में लिंक को गतिशील रूप से सम्मिलित करने के लिए एक्सेल के XLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें। यह विधि विभिन्न लोगों की ओर से वैयक्तिकृत ईमेल भेजने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

हम आपकी एक्सेल शीट सेट करने और आपके ईमेल में क्लिक करने योग्य लिंक बनाने के लिए आवश्यक वीबीए कोड लिखने की प्रक्रिया से गुजरेंगे। यह समाधान आपको कस्टम लिंक के साथ एकाधिक ईमेल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने और भेजने में मदद करेगा।

आज्ञा	विवरण
Application.WorksheetFunction.XLookup	एक्सेल में दिए गए प्रेषक के लिए संबंधित लिंक ढूंढने के लिए एक लुकअप फ़ंक्शन निष्पादित करता है।
CreateObject("Outlook.Application")	ईमेल निर्माण और भेजने की अनुमति देने के लिए आउटलुक एप्लिकेशन का एक उदाहरण बनाता है।
OutApp.CreateItem(0)	आउटलुक में एक नया मेल आइटम बनाता है।
.HTMLBody	क्लिक करने योग्य लिंक के उपयोग को सक्षम करते हुए, ईमेल बॉडी की HTML सामग्री सेट करता है।
win32.Dispatch	पायथन स्क्रिप्ट में उपयोग के लिए आउटलुक एप्लिकेशन को प्रारंभ करता है।
openpyxl.load_workbook	किसी मौजूदा एक्सेल वर्कबुक से डेटा पढ़ने के लिए उसे लोड करता है।
ws.iter_rows	डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए कार्यपत्रक की पंक्तियों के माध्यम से पुनरावृत्ति करता है।

वीबीए और पायथन लिपियों की विस्तृत व्याख्या

वीबीए स्क्रिप्ट को एक्सेल शीट से खींचे गए गतिशील लिंक के साथ आउटलुक ईमेल भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। स्क्रिप्ट मुख्य चर को परिभाषित करने और लक्ष्य वर्कशीट सेट करने से शुरू होती है। यह उपयोगकर्ता है Application.WorksheetFunction.XLookup प्रेषक के नाम से संबंधित लिंक ढूंढने के लिए। इसके बाद यह एक क्लिक करने योग्य लिंक बनाने के लिए HTML टैग के साथ ईमेल बॉडी का निर्माण करता है। का उपयोग करते हुए CreateObject("Outlook.Application"), स्क्रिप्ट आउटलुक खोलती है और एक नया ईमेल आइटम बनाती है OutApp.CreateItem(0). ईमेल बॉडी की HTML सामग्री इसके साथ सेट की गई है .HTMLBody, और ईमेल भेज दिया गया है।

पायथन लिपि इसका उपयोग करती है openpyxl और win32com.client समान कार्यक्षमता प्राप्त करने के लिए पुस्तकालय। यह एक्सेल वर्कबुक को खोलता है और निर्दिष्ट वर्कशीट का उपयोग करके डेटा पुनर्प्राप्त करता है openpyxl.load_workbook और ws.iter_rows. win32.Dispatch कमांड आउटलुक एप्लिकेशन को आरंभ करता है। प्रत्येक पंक्ति के लिए, स्क्रिप्ट HTML टैग के साथ एक ईमेल बॉडी बनाती है और आउटलुक का उपयोग करके ईमेल भेजती है mail.Send() तरीका। दोनों स्क्रिप्ट ईमेल भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करती हैं, यह सुनिश्चित करती हैं कि प्रेषक के आधार पर सही लिंक गतिशील रूप से डाले गए हैं।

आउटलुक ईमेल में डायनामिक लिंक डालने के लिए वीबीए का उपयोग करना

एक्सेल और आउटलुक के लिए वीबीए स्क्रिप्ट

Sub SendEmails()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim ws As Worksheet
    Dim Sender As String
    Dim SharefileLink As String
    Dim emailBody As String
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("LinkList")
    For i = 2 To ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
        Sender = ws.Cells(i, 1).Value
        SharefileLink = Application.WorksheetFunction.XLookup(Sender, ws.Range("A1:A9000"), ws.Range("G1:G9000"))
        emailBody = "blah blah blah. <a href='" & SharefileLink & "'>upload here</a>. Thank you"
        Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
        Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
        With OutMail
            .To = Sender
            .Subject = "Your Subject Here"
            .HTMLBody = emailBody
            .Send
        End With
        Set OutMail = Nothing
        Set OutApp = Nothing
    Next i
End Sub

एक्सेल से डायनामिक लिंक के साथ स्वचालित ईमेलिंग

Openpyxl और win32com.client का उपयोग करके पायथन स्क्रिप्ट

import openpyxl
import win32com.client as win32
def send_emails():
    wb = openpyxl.load_workbook('LinkList.xlsx')
    ws = wb['LinkList']
    outlook = win32.Dispatch('outlook.application')
    for row in ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True):
        sender = row[0]
        sharefile_link = row[6]
        email_body = f"blah blah blah. <a href='{sharefile_link}'>upload here</a>. Thank you"
        mail = outlook.CreateItem(0)
        mail.To = sender
        mail.Subject = "Your Subject Here"
        mail.HTMLBody = email_body
        mail.Send()
send_emails()

डायनामिक ईमेल लिंक के लिए उन्नत तकनीकें

ईमेल में डायनामिक लिंक को संभालने के लिए एक और शक्तिशाली दृष्टिकोण में माइक्रोसॉफ्ट फ्लो (पावर ऑटोमेट) का उपयोग करना शामिल है। पावर ऑटोमेट आपको फ़ाइलों को सिंक्रनाइज़ करने, सूचनाएं प्राप्त करने और डेटा एकत्र करने के लिए अपने पसंदीदा ऐप्स और सेवाओं के बीच स्वचालित वर्कफ़्लो बनाने की अनुमति देता है। इस कार्य के लिए, आप एक प्रवाह बना सकते हैं जो एक्सेल तालिका में एक नई पंक्ति जोड़ने पर ट्रिगर होता है। फिर प्रवाह एक डायनामिक लिंक के साथ ईमेल बनाने और भेजने के लिए एक्सेल तालिका से डेटा का उपयोग कर सकता है। यदि आप नो-कोड समाधान की तलाश में हैं तो यह विधि विशेष रूप से उपयोगी है।

पावर ऑटोमेट का उपयोग गतिशील सामग्री के साथ ईमेल को प्रबंधित करने और भेजने की प्रक्रिया को सरल बना सकता है। यह एक्सेल और आउटलुक दोनों के साथ सहजता से एकीकृत होता है, जो आपके वर्कफ़्लो को सेट करने के लिए एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफ़ेस प्रदान करता है। इसके अतिरिक्त, यह विभिन्न अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है और अधिक जटिल परिदृश्यों को संभाल सकता है, जैसे शेड्यूल पर ईमेल भेजना या आपके एक्सेल डेटा में कुछ शर्तों के आधार पर। यह दृष्टिकोण उन उपयोगकर्ताओं के लिए आदर्श है जो अपनी ईमेल प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए अधिक दृश्य और इंटरैक्टिव तरीका पसंद करते हैं।

एक्सेल और आउटलुक के साथ ईमेल लिंक को स्वचालित करने के बारे में सामान्य प्रश्न और उत्तर

मैं यह कैसे सुनिश्चित करूँ कि लिंक ईमेल के मुख्य भाग में क्लिक करने योग्य हैं?
सुनिश्चित करें कि आप इसका उपयोग करें .HTMLBody ईमेल ऑब्जेक्ट की संपत्ति और HTML एंकर टैग शामिल हैं।
क्या मैं XLOOKUP के स्थान पर किसी भिन्न फ़ंक्शन का उपयोग कर सकता हूँ?
हां, आप अन्य लुकअप फ़ंक्शंस का उपयोग कर सकते हैं जैसे VLOOKUP या INDEX(MATCH()) आपकी आवश्यकताओं के आधार पर।
मैं लुकअप फ़ंक्शन में त्रुटियों को कैसे संभालूं?
त्रुटि प्रबंधन तकनीकों का उपयोग करें जैसे On Error Resume Next वीबीए में या पायथन में ट्राई-एक्सेप्ट ब्लॉक में।
क्या मैं बिना कोड लिखे इस प्रक्रिया को स्वचालित कर सकता हूँ?
हां, माइक्रोसॉफ्ट फ्लो (पावर ऑटोमेट) जैसे टूल का उपयोग करने से आप बिना कोडिंग के प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं।
क्या ईमेल को आगे प्रारूपित करना संभव है?
हां, आप इसमें अधिक HTML और CSS शामिल कर सकते हैं .HTMLBody आपके ईमेल को स्टाइल करने की संपत्ति।
मैं एक साथ अनेक प्राप्तकर्ताओं को ईमेल कैसे भेजूँ?
अपनी स्क्रिप्ट में प्राप्तकर्ताओं की सूची को लूप करें और व्यक्तिगत रूप से ईमेल भेजें या वितरण सूची का उपयोग करें।
क्या मैं स्वचालित ईमेल में अनुलग्नक शामिल कर सकता हूँ?
हाँ, VBA में, का उपयोग करें .Attachments.Add तरीका। पायथन में, उपयोग करें mail.Attachments.Add().
मैं ईमेल भेजने से संबंधित समस्याओं को कैसे दूर करूं?
कोड में त्रुटियों की जाँच करें, सुनिश्चित करें कि आउटलुक ठीक से सेट है, और विभिन्न ईमेल पतों के साथ परीक्षण करें।
क्या ईमेल भेजना स्वचालित करना सुरक्षित है?
सुनिश्चित करें कि आप सर्वोत्तम सुरक्षा प्रथाओं का पालन करते हैं, जैसे संवेदनशील जानकारी को हार्डकोड नहीं करना और क्रेडेंशियल संग्रहीत करने के लिए सुरक्षित तरीकों का उपयोग करना।

आउटलुक लिंक को स्वचालित करने के लिए मुख्य उपाय

निष्कर्ष में, एक्सेल से आउटलुक ईमेल में डायनामिक लिंक के सम्मिलन को स्वचालित करने के लिए वीबीए और पायथन स्क्रिप्ट का उपयोग करने से दक्षता में काफी वृद्धि होती है। जैसे कार्यों का लाभ उठाकर XLOOKUP और HTML ईमेल निकायों को प्रारूपित करने के तरीकों से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रत्येक ईमेल में सही वैयक्तिकृत लिंक शामिल है। जैसे नो-कोड समाधान तलाशना Power Automate स्क्रिप्टिंग से कम परिचित लोगों के लिए एक सुलभ विकल्प प्रदान कर सकता है। चाहे कोडिंग या ऑटोमेशन टूल के माध्यम से, अपने वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने से समय की बचत हो सकती है और त्रुटियाँ कम हो सकती हैं।

एक्सेल में ईमेल लिंक के लिए XLOOKUP का उपयोग कैसे करें