ईमेल के माध्यम से हेल्प डेस्क टिकट अधिसूचनाओं के लिए SharePoint को अनुकूलित करना

SharePoint और Power Automate के साथ हेल्प डेस्क संचार बढ़ाना

एक मजबूत आईटी हेल्प डेस्क टिकटिंग प्रणाली के निर्माण के लिए कुशल संचार चैनलों की आवश्यकता होती है, खासकर ऐसे वातावरण में जहां तत्काल प्रतिक्रिया और समस्या ट्रैकिंग महत्वपूर्ण है। SharePoint Online, Power Automate के साथ मिलकर, ऐसी प्रणाली के लिए एक आशाजनक आधार प्रदान करता है। इस सेटअप के एक महत्वपूर्ण घटक में "टिकट" सूची शामिल है, जो उपयोगकर्ता द्वारा सबमिट किए गए सभी टिकटों के लिए केंद्रीय भंडार के रूप में कार्य करती है। लक्ष्य पारंपरिक ईमेल संचार पद्धति से हटकर, उपयोगकर्ताओं और हेल्प डेस्क टीम के बीच अपडेट और सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए प्राथमिक माध्यम के रूप में सूची आइटम की अंतर्निहित "टिप्पणियाँ" सुविधा का लाभ उठाना है।

चुनौती SharePoint Online की सीमा से उत्पन्न होती है: जब किसी टिकट पर बिना किसी उल्लेख के कोई नई टिप्पणी पोस्ट की जाती है तो ईमेल के माध्यम से हेल्प डेस्क टीम को सूचित करने की कोई सीधी सुविधा नहीं है। इस अंतर को संबोधित करने के लिए, आवर्ती प्रवाह बनाने के लिए पावर ऑटोमेट का उपयोग करके एक समाधान लागू किया गया था। यह प्रवाह सभी टिकटों पर नई टिप्पणियों की जाँच करने के लिए हर 15 मिनट में चालू हो जाता है। यदि कोई उल्लेखित टिप्पणी नहीं मिलती है, तो सभी आवश्यक टिकट विवरणों के साथ आईटी सहायता डेस्क को एक ईमेल भेजा जाता है। हालाँकि, यह समाधान, प्रभावी होते हुए भी, भारी मात्रा में ईमेल की ओर ले जाता है, जिससे सूचनाओं के लिए अधिक सुव्यवस्थित दृष्टिकोण की खोज को बढ़ावा मिलता है।

वर्कफ़्लो और ईमेल सामग्री तैयारी स्क्रिप्ट को समझना

ऊपर उल्लिखित पहली स्क्रिप्ट Power Automate के भीतर एक स्वचालित प्रक्रिया स्थापित करने के लिए एक ब्लूप्रिंट के रूप में कार्य करती है, जिसे SharePoint Online की मूल कार्यक्षमता में एक महत्वपूर्ण सीमा को संबोधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। जब तक विशेष रूप से उल्लेख न किया गया हो, SharePoint स्वाभाविक रूप से सूची आइटम टिप्पणियों के लिए सूचनाएं भेजने का समर्थन नहीं करता है। यह परिदृश्य आईटी हेल्प डेस्क टिकटिंग प्रणाली जैसे उपयोग के मामलों में समस्याग्रस्त हो जाता है, जहां प्रभावी समस्या समाधान के लिए टिप्पणियों पर समय पर प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण होती है। छद्मकोड स्क्रिप्ट एक आवर्ती प्रवाह को दर्शाती है, जिसे हर 15 मिनट में चलाने का इरादा है, जो "टिकट" सूची में प्रत्येक टिकट के माध्यम से पुनरावृत्त होता है, बिना उल्लेख के टिप्पणियों की जांच करता है, और इस जानकारी को एकत्रित करता है। इसका उद्देश्य मानदंड के अनुरूप प्रत्येक टिकट के लिए टिकट आईडी, नाम, उपयोगकर्ता जानकारी और अंतिम टिप्पणी जैसे आवश्यक विवरण एकत्र करना है। यह विधि सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक प्रासंगिक टिप्पणी को कैप्चर कर लिया जाए और प्रक्रिया के अगले चरण के लिए तैयार किया जाए, जिसमें इस जानकारी को एक एकल, व्यापक ईमेल में संकलित करना शामिल है।

जावास्क्रिप्ट में लिखी गई दूसरी स्क्रिप्ट, पावर ऑटोमेट स्क्रिप्ट द्वारा एकत्रित की गई जानकारी लेती है और इसे ईमेल सामग्री के लिए उपयुक्त HTML संरचना में प्रारूपित करती है। यह स्क्रिप्ट कच्चे डेटा को पढ़ने योग्य और व्यवस्थित प्रारूप में बदलने में मौलिक है जो टिकट अपडेट के बारे में स्पष्ट और संक्षिप्त जानकारी प्रदान करती है। प्रदान किए गए डेटा सरणी से टिप्पणियों की एक सूची गतिशील रूप से उत्पन्न करके, यह स्क्रिप्ट एक ईमेल बॉडी का निर्माण सुनिश्चित करती है जिसमें टिकट आईडी और बिना उल्लेख के नवीनतम टिप्पणी जैसे विवरण शामिल होते हैं। यह दृष्टिकोण अधिक सुव्यवस्थित संचार चैनल की अनुमति देता है, जहां आईटी सहायता डेस्क के कर्मचारियों को हर 15 मिनट में एक समेकित ईमेल प्राप्त होता है, जिसमें सभी हालिया, प्रासंगिक टिकट टिप्पणियों का सारांश होता है। यह प्रत्येक टिप्पणी के लिए एक अलग अधिसूचना भेजने की तुलना में ईमेल की मात्रा को काफी कम कर देता है, जिससे टिकटिंग प्रणाली के संचालन की दक्षता बढ़ जाती है।

SharePoint टिप्पणियों के लिए ईमेल सूचनाओं को स्वचालित करना

पावर ऑटोमेट स्क्रिप्ट के लिए स्यूडोकोड

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

डायनामिक डेटा के साथ ईमेल सामग्री तैयार करना

ईमेल सामग्री तैयार करने के लिए जावास्क्रिप्ट

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

SharePoint टिकटिंग सिस्टम में संचार बढ़ाना

शेयरपॉइंट ऑनलाइन और पावर ऑटोमेट आईटी हेल्प डेस्क टिकटिंग सिस्टम के निर्माण के लिए एक ठोस आधार प्रदान करते हैं, फिर भी जब उपयोगकर्ताओं को बिना उल्लेख के नई टिप्पणियों के बारे में सूचित करने की बात आती है तो वे कम पड़ जाते हैं। इस अंतर के लिए एक कस्टम समाधान की आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि जब भी कोई टिप्पणी की जाती है तो हेल्प डेस्क कर्मियों को सतर्क किया जाता है, जिससे त्वरित प्रतिक्रिया की सुविधा मिलती है और समग्र समर्थन प्रक्रिया में वृद्धि होती है। ऐसी प्रणाली का सार "टिकट" सूची से टिप्पणियों के एकत्रीकरण को स्वचालित करने और इन्हें नियमित अंतराल पर भेजे गए एकल, व्यापक ईमेल में संकलित करने की क्षमता में निहित है। यह दृष्टिकोण न केवल उपयोगकर्ताओं और हेल्प डेस्क के बीच संचार को सुव्यवस्थित करता है, बल्कि भेजे गए ईमेल की मात्रा को भी काफी कम कर देता है, क्योंकि यह व्यक्तिगत सूचनाओं को समय-समय पर सारांश से बदल देता है।

इस समाधान को लागू करने में पावर ऑटोमेट में एक आवर्ती प्रवाह बनाना शामिल है जो हर 15 मिनट में नई टिप्पणियों की जांच करता है। प्रवाह सभी टिकटों को पुनः प्राप्त करता है, उनकी टिप्पणियों की जांच करता है, और बिना उल्लेख के उन्हें फ़िल्टर करता है। इसके बाद यह इन टिप्पणियों के प्रासंगिक विवरण को एक ईमेल में संकलित करता है, जिसे हेल्प डेस्क पर भेजा जाता है। यह विधि अत्यधिक ईमेल के मुख्य मुद्दे को संबोधित करती है और यह सुनिश्चित करती है कि हेल्प डेस्क उपयोगकर्ता की प्रतिक्रिया और प्रश्नों के बारे में सूचित रहे। इसके अलावा, ईमेल में गतिशील अनुकूली कार्ड का उपयोग जानकारी की अधिक व्यवस्थित और इंटरैक्टिव प्रस्तुति की अनुमति देता है, जिससे सहायता डेस्क कर्मचारियों के लिए टिकटों को प्राथमिकता देना और कुशलतापूर्वक संबोधित करना आसान हो जाता है।

SharePoint टिकटिंग संचार पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

1. सवाल: क्या SharePoint Online प्रत्येक नई टिप्पणी के लिए सूचनाएँ भेज सकता है?
2. उत्तर: SharePoint Online बिना उल्लेख के टिप्पणियों के लिए मूल रूप से सूचनाएं भेजने का समर्थन नहीं करता है। पावर ऑटोमेट प्रवाह जैसे कस्टम समाधान आवश्यक हैं।
3. सवाल: मैं SharePoint से अधिसूचना ईमेल की संख्या कैसे कम कर सकता हूँ?
4. उत्तर: ईमेल अव्यवस्था को कम करने के लिए पावर ऑटोमेट का उपयोग करके नियमित अंतराल पर टिप्पणियाँ एकत्र करें और एक सारांश ईमेल भेजें।
5. सवाल: SharePoint टिकटिंग प्रणाली में Power Automate की क्या भूमिका है?
6. उत्तर: Power Automate टिप्पणियों को एकत्रित करने और सूचनाएं भेजने जैसे कार्यों को स्वचालित कर सकता है, जो मूल रूप से SharePoint द्वारा समर्थित नहीं हैं।
7. सवाल: क्या पावर ऑटोमेट द्वारा भेजे गए ईमेल में एडाप्टिव कार्ड का उपयोग किया जा सकता है?
8. उत्तर: हां, जानकारी को गतिशील और इंटरैक्टिव ढंग से प्रस्तुत करने, पठनीयता और उपयोगकर्ता जुड़ाव बढ़ाने के लिए ईमेल में अनुकूली कार्ड शामिल किए जा सकते हैं।
9. सवाल: नई टिप्पणियों के लिए पावर ऑटोमेट प्रवाह को कितनी बार जांचना चाहिए?
10. उत्तर: ज़रूरतों के आधार पर आवृत्ति अलग-अलग हो सकती है, लेकिन हेल्प डेस्क पर दबाव डाले बिना समय पर सूचनाएं सुनिश्चित करने के लिए हर 15 मिनट का एक सामान्य अंतराल है।

SharePoint संचार को सुव्यवस्थित करना

आईटी हेल्प डेस्क टिकटिंग के लिए पावर ऑटोमेट के साथ शेयरपॉइंट ऑनलाइन को एकीकृत करने की यात्रा उपयोगकर्ता-जनित टिप्पणियों और पूछताछ को प्रबंधित करने में एक महत्वपूर्ण प्रगति को रेखांकित करती है। यह एकीकरण एक ऐसे भविष्य की ओर इशारा करता है जहां स्वचालन देशी सॉफ्टवेयर क्षमताओं में अंतराल को पाटता है, जो परिचालन दक्षता की दिशा में एक महत्वपूर्ण छलांग दर्शाता है। टिप्पणी सूचनाओं को एक एकल, व्यापक ईमेल में समेकित करके, हम हेल्प डेस्क कर्मचारियों की भारी भीड़ के जोखिम को कम करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि उपयोगकर्ता के प्रश्नों का समय पर समाधान किया जाए। यह दृष्टिकोण न केवल जटिल समस्याओं को हल करने के लिए मौजूदा उपकरणों का लाभ उठाने में नवाचार का उदाहरण देता है बल्कि प्रौद्योगिकी के उपयोग में निरंतर अनुकूलन के महत्व पर भी प्रकाश डालता है। जैसे-जैसे संगठन दक्षता के लिए प्रयास करते हैं, ऐसे कस्टम समाधान उदाहरण देते हैं कि कैसे लचीलापन और रचनात्मकता सीमाओं को पार कर सकती है, जिससे डिजिटल कार्यक्षेत्रों के भीतर बेहतर संचार और उत्पादकता का मार्ग प्रशस्त होता है।