ઇમેઇલ દ્વારા હેલ્પ ડેસ્ક ટિકિટ સૂચનાઓ માટે શેરપોઈન્ટને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવું

શેરપોઈન્ટ અને પાવર ઓટોમેટ સાથે હેલ્પ ડેસ્ક કોમ્યુનિકેશનને વધારવું

મજબૂત IT હેલ્પ ડેસ્ક ટિકિટિંગ સિસ્ટમ બનાવવા માટે કાર્યક્ષમ સંદેશાવ્યવહાર ચેનલોની જરૂર છે, ખાસ કરીને એવા વાતાવરણમાં જ્યાં તાત્કાલિક પ્રતિભાવ અને ઇશ્યૂ ટ્રેકિંગ નિર્ણાયક છે. પાવર ઓટોમેટ સાથે સંયુક્ત શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન, આવી સિસ્ટમ માટે આશાસ્પદ પાયો પ્રદાન કરે છે. આ સેટઅપના નિર્ણાયક ઘટકમાં "ટિકિટ" સૂચિનો સમાવેશ થાય છે, જે વપરાશકર્તા દ્વારા સબમિટ કરેલી તમામ ટિકિટો માટે કેન્દ્રીય ભંડાર તરીકે સેવા આપે છે. ધ્યેય પરંપરાગત ઈમેઈલ સંચાર પદ્ધતિથી દૂર જઈને વપરાશકર્તાઓ અને હેલ્પ ડેસ્ક ટીમ વચ્ચે અપડેટ્સ અને માહિતીની આપલે માટે પ્રાથમિક માધ્યમ તરીકે યાદી વસ્તુઓની બિલ્ટ-ઈન "ટિપ્પણીઓ" સુવિધાનો લાભ લેવાનો છે.

આ પડકાર શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન ની મર્યાદાથી ઉદભવે છે: કોઈ ઉલ્લેખ વિના ટિકિટ પર નવી ટિપ્પણી પોસ્ટ કરવામાં આવે ત્યારે ઈમેલ દ્વારા હેલ્પ ડેસ્ક ટીમને સૂચિત કરવાની કોઈ સીધી સુવિધા નથી. આ ગેપને સંબોધવા માટે, રિકરન્ટ ફ્લો બનાવવા માટે પાવર ઓટોમેટનો ઉપયોગ કરીને વર્કઅરાઉન્ડ લાગુ કરવામાં આવ્યો હતો. આ પ્રવાહ દર 15 મિનિટે તમામ ટિકિટો પર નવી ટિપ્પણીઓ તપાસવા માટે ટ્રિગર થાય છે. જો કોઈ ઉલ્લેખ વિનાની ટિપ્પણી જોવા મળે છે, તો તમામ જરૂરી ટિકિટ વિગતો સાથે IT હેલ્પ ડેસ્ક પર એક ઈમેલ મોકલવામાં આવે છે. જો કે, આ સોલ્યુશન, અસરકારક હોવા છતાં, ઇમેલના જબરજસ્ત વોલ્યુમ તરફ દોરી જાય છે, જે સૂચનાઓ માટે વધુ સુવ્યવસ્થિત અભિગમ માટે શોધને પ્રોત્સાહિત કરે છે.

વર્કફ્લો અને ઈમેલ સામગ્રી તૈયારી સ્ક્રિપ્ટને સમજવું

ઉપર દર્શાવેલ પ્રથમ સ્ક્રિપ્ટ પાવર ઓટોમેટમાં સ્વયંસંચાલિત પ્રક્રિયાને સેટ કરવા માટે એક બ્લુપ્રિન્ટ તરીકે કામ કરે છે, જે શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈનની મૂળ કાર્યક્ષમતામાં નોંધપાત્ર મર્યાદાને સંબોધવા માટે રચાયેલ છે. શેરપોઈન્ટ સૂચિ આઇટમ ટિપ્પણીઓ માટે સૂચનાઓ મોકલવાનું સહજપણે સમર્થન કરતું નથી સિવાય કે વિશિષ્ટ રીતે ઉલ્લેખિત હોય. આઇટી હેલ્પ ડેસ્ક ટિકિટિંગ સિસ્ટમ જેવા ઉપયોગના કેસોમાં આ દૃશ્ય સમસ્યારૂપ બને છે, જ્યાં અસરકારક ઇશ્યુ રિઝોલ્યુશન માટે ટિપ્પણીઓના સમયસર પ્રતિભાવો નિર્ણાયક છે. સ્યુડોકોડ સ્ક્રિપ્ટ પુનરાવર્તિત પ્રવાહને દર્શાવે છે, જેનો હેતુ દર 15 મિનિટે ચલાવવાનો છે, જે "ટિકિટ" સૂચિમાં દરેક ટિકિટ દ્વારા પુનરાવર્તિત થાય છે, ઉલ્લેખ વિના ટિપ્પણીઓ માટે તપાસે છે અને આ માહિતીને એકીકૃત કરે છે. આનો હેતુ ટિકિટ ID, નામ, વપરાશકર્તાની માહિતી અને માપદંડને અનુરૂપ દરેક ટિકિટ માટેની છેલ્લી ટિપ્પણી જેવી જરૂરી વિગતો એકત્રિત કરવાનો છે. આ પદ્ધતિ સુનિશ્ચિત કરે છે કે દરેક સંબંધિત ટિપ્પણી કેપ્ચર કરવામાં આવી છે અને પ્રક્રિયાના આગલા પગલા માટે તૈયાર છે, જેમાં આ માહિતીને એક, વ્યાપક ઇમેઇલમાં સંકલિત કરવાનો સમાવેશ થાય છે.

બીજી સ્ક્રિપ્ટ, જાવાસ્ક્રિપ્ટમાં લખાયેલી, પાવર ઓટોમેટ સ્ક્રિપ્ટ દ્વારા એકત્રિત કરવામાં આવેલી માહિતી લે છે અને તેને ઈમેલ સામગ્રી માટે યોગ્ય HTML સ્ટ્રક્ચરમાં ફોર્મેટ કરે છે. આ સ્ક્રિપ્ટ કાચા ડેટાને વાંચી શકાય તેવા અને સંગઠિત ફોર્મેટમાં રૂપાંતરિત કરવામાં મૂળભૂત છે જે ટિકિટ અપડેટ્સ વિશે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત માહિતી પ્રદાન કરે છે. પ્રદાન કરેલ ડેટા એરેમાંથી ટિપ્પણીઓની સૂચિ ગતિશીલ રીતે જનરેટ કરીને, આ સ્ક્રિપ્ટ ઈમેલ બોડી બનાવવાની ખાતરી કરે છે જેમાં ટિકિટ ID અને ઉલ્લેખ વિના નવીનતમ ટિપ્પણી જેવી વિગતો શામેલ હોય. આ અભિગમ વધુ સુવ્યવસ્થિત સંચાર ચેનલ માટે પરવાનગી આપે છે, જ્યાં IT હેલ્પ ડેસ્ક સ્ટાફને દર 15 મિનિટે એક સંકલિત ઇમેઇલ પ્રાપ્ત થાય છે, જે તમામ તાજેતરની, સંબંધિત ટિકિટ ટિપ્પણીઓનો સારાંશ આપે છે. દરેક ટિપ્પણી માટે અલગ સૂચના મોકલવાની સરખામણીમાં આનાથી ઈમેઈલની માત્રામાં નોંધપાત્ર ઘટાડો થાય છે, જેનાથી ટિકિટિંગ સિસ્ટમની કામગીરીની કાર્યક્ષમતામાં વધારો થાય છે.

SharePoint ટિપ્પણીઓ માટે સ્વચાલિત ઇમેઇલ સૂચનાઓ

પાવર ઓટોમેટ સ્ક્રિપ્ટ માટે સ્યુડોકોડ

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

ડાયનેમિક ડેટા સાથે ઈમેઈલ કન્ટેન્ટ જનરેટ કરવું

ઈમેલ સામગ્રીની તૈયારી માટે JavaScript

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

શેરપોઈન્ટ ટિકિટિંગ સિસ્ટમ્સમાં સંચાર વધારવો

શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન અને પાવર ઓટોમેટ આઈટી હેલ્પ ડેસ્ક ટિકિટિંગ સિસ્ટમ બનાવવા માટે એક નક્કર પાયો પૂરો પાડે છે, તેમ છતાં ઉલ્લેખ વિના નવી ટિપ્પણીઓ વિશે વપરાશકર્તાઓને સૂચિત કરવાની વાત આવે ત્યારે તેઓ ઓછા પડે છે. આ ગેપને સુનિશ્ચિત કરવા માટે કસ્ટમ સોલ્યુશનની આવશ્યકતા છે કે જ્યારે પણ કોઈ ટિપ્પણી કરવામાં આવે ત્યારે હેલ્પ ડેસ્કના કર્મચારીઓને ચેતવણી આપવામાં આવે છે, ઝડપી પ્રતિસાદની સુવિધા આપે છે અને એકંદર સપોર્ટ પ્રક્રિયાને વધારે છે. આવી સિસ્ટમનો સાર "ટિકિટ" સૂચિમાંથી ટિપ્પણીઓના એકત્રીકરણને સ્વચાલિત કરવાની અને નિયમિત અંતરાલ પર મોકલવામાં આવતા એકલ, વ્યાપક ઇમેઇલમાં કમ્પાઇલ કરવાની તેની ક્ષમતામાં રહેલો છે. આ અભિગમ વપરાશકર્તાઓ અને હેલ્પ ડેસ્ક વચ્ચેના સંચારને સુવ્યવસ્થિત કરે છે એટલું જ નહીં પણ મોકલેલા ઈમેઈલના જથ્થાને પણ નોંધપાત્ર રીતે ઘટાડે છે, કારણ કે તે વ્યક્તિગત સૂચનાઓને સામયિક સારાંશ સાથે બદલે છે.

આ સોલ્યુશનના અમલીકરણમાં પાવર ઓટોમેટમાં રિકરન્ટ ફ્લો બનાવવાનો સમાવેશ થાય છે જે દર 15 મિનિટે નવી ટિપ્પણીઓ માટે તપાસે છે. ફ્લો તમામ ટિકિટો પુનઃપ્રાપ્ત કરે છે, તેમની ટિપ્પણીઓની તપાસ કરે છે અને ઉલ્લેખ વિનાની ટિકિટોને ફિલ્ટર કરે છે. તે પછી આ ટિપ્પણીઓની સંબંધિત વિગતોને એક જ ઇમેઇલમાં કમ્પાઇલ કરે છે, જે હેલ્પ ડેસ્કને મોકલવામાં આવે છે. હેલ્પ ડેસ્ક વપરાશકર્તાના પ્રતિસાદ અને પ્રશ્નો વિશે માહિતગાર રહે છે તેની ખાતરી કરતી વખતે આ પદ્ધતિ અતિશય ઇમેઇલ્સના મુખ્ય મુદ્દાને સંબોધિત કરે છે. વધુમાં, ઈમેલમાં ગતિશીલ અનુકૂલનશીલ કાર્ડનો ઉપયોગ માહિતીની વધુ વ્યવસ્થિત અને અરસપરસ પ્રસ્તુતિ માટે પરવાનગી આપે છે, જે હેલ્પ ડેસ્ક સ્ટાફ માટે ટિકિટોને કાર્યક્ષમ રીતે પ્રાથમિકતા આપવા અને સંબોધવામાં સરળ બનાવે છે.

શેરપોઈન્ટ ટિકિટિંગ કોમ્યુનિકેશન પર વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

1. પ્રશ્ન: શું SharePoint Online દરેક નવી ટિપ્પણી માટે સૂચનાઓ મોકલી શકે છે?
2. જવાબ: શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈન ઉલ્લેખ વિના ટિપ્પણીઓ માટે સૂચનાઓ મોકલવાનું મૂળ સમર્થન કરતું નથી. પાવર ઓટોમેટ ફ્લો જેવા કસ્ટમ સોલ્યુશન્સ જરૂરી છે.
3. પ્રશ્ન: હું શેરપોઈન્ટમાંથી સૂચના ઈમેલની સંખ્યા કેવી રીતે ઘટાડી શકું?
4. જવાબ: ઈમેઈલની અવ્યવસ્થિતતાને ઘટાડવા માટે પાવર ઓટોમેટનો ઉપયોગ કરીને નિયમિત અંતરાલો પર ટિપ્પણીઓ એકત્રિત કરો અને સારાંશ ઈમેઈલ મોકલો.
5. પ્રશ્ન: શેરપોઈન્ટ ટિકિટિંગ સિસ્ટમમાં પાવર ઓટોમેટની ભૂમિકા શું છે?
6. જવાબ: પાવર ઓટોમેટ, ટિપ્પણીઓને એકત્રિત કરવા અને સૂચનાઓ મોકલવા જેવા કાર્યોને સ્વચાલિત કરી શકે છે, જે શેરપોઈન્ટ દ્વારા મૂળ રીતે સમર્થિત નથી.
7. પ્રશ્ન: શું પાવર ઓટોમેટ દ્વારા મોકલવામાં આવેલ ઈમેલમાં અનુકૂલનશીલ કાર્ડનો ઉપયોગ કરી શકાય છે?
8. જવાબ: હા, માહિતીને ગતિશીલ અને અરસપરસ પ્રસ્તુત કરવા માટે, વાંચનક્ષમતા અને વપરાશકર્તાની સંલગ્નતામાં વધારો કરવા માટે અનુકૂલનશીલ કાર્ડ્સને ઇમેઇલ્સમાં શામેલ કરી શકાય છે.
9. પ્રશ્ન: નવી ટિપ્પણીઓ માટે પાવર ઓટોમેટ ફ્લો કેટલી વાર તપાસવી જોઈએ?
10. જવાબ: જરૂરિયાતોને આધારે આવર્તન બદલાઈ શકે છે, પરંતુ હેલ્પ ડેસ્ક પર ભાર મૂક્યા વિના સમયસર સૂચનાઓ સુનિશ્ચિત કરવા માટે દર 15 મિનિટ એક સામાન્ય અંતરાલ છે.

શેરપોઈન્ટ કોમ્યુનિકેશનને સુવ્યવસ્થિત કરવું

IT હેલ્પ ડેસ્ક ટિકિટિંગ માટે પાવર ઓટોમેટ સાથે શેરપોઈન્ટ ઓનલાઈનને એકીકૃત કરવાની સફર વપરાશકર્તા દ્વારા જનરેટ કરેલી ટિપ્પણીઓ અને પૂછપરછના સંચાલનમાં મહત્ત્વપૂર્ણ પ્રગતિને રેખાંકિત કરે છે. આ એકીકરણ એવા ભવિષ્ય તરફ નિર્દેશ કરે છે જ્યાં ઓટોમેશન મૂળ સોફ્ટવેર ક્ષમતાઓમાં અંતરને દૂર કરે છે, જે ઓપરેશનલ કાર્યક્ષમતા તરફ નોંધપાત્ર કૂદકો દર્શાવે છે. ટિપ્પણી સૂચનાઓને એકવચન, વ્યાપક ઈમેલમાં એકીકૃત કરીને, અમે હેલ્પ ડેસ્કના જબરજસ્ત સ્ટાફના જોખમને ઘટાડીએ છીએ અને ખાતરી કરીએ છીએ કે વપરાશકર્તાના પ્રશ્નો સમયસર સંબોધવામાં આવે છે. આ અભિગમ જટિલ સમસ્યાઓના નિરાકરણ માટે હાલના સાધનોનો લાભ લેવા માટે નવીનતાનું ઉદાહરણ આપે છે પરંતુ ટેક્નોલોજીના ઉપયોગમાં સતત અનુકૂલનનું મહત્વ પણ દર્શાવે છે. સંસ્થાઓ કાર્યક્ષમતા માટે પ્રયત્નશીલ હોવાથી, આવા કસ્ટમ સોલ્યુશન્સ ઉદાહરણ આપે છે કે કેવી રીતે લવચીકતા અને સર્જનાત્મકતા મર્યાદાઓને દૂર કરી શકે છે, જે ડિજિટલ વર્કસ્પેસમાં ઉન્નત સંચાર અને ઉત્પાદકતા માટે માર્ગ મોકળો કરે છે.