Sähköpostin edelleenlähetys Apps-skriptissä tiedoston vahvistuksen kanssa

Sähköpostiautomaatio Apps Scriptillä

Sähköpostin edelleenlähetyksen automatisointi Google Apps Scriptissa voi merkittävästi virtaviivaistaa viestintä- ja tiedonsiirtoprosesseja. Tämä on erityisen hyödyllistä käytettäessä tiettyjä tunnisteita Gmailissa, jolloin sähköpostit on välitettävä edelleen ulkoisiin sovelluksiin ilman manuaalista puuttumista. Yleinen ongelma ilmenee, kun näihin edelleenlähetyksiin lisätään ei-toivottuja upotettuja kuvia, kuten allekirjoituksia ja otsikoita.

Tämä ongelma ei vain sotke eteenpäin lähetettyjä viestejä, vaan on myös haaste, kun vaaditaan vain liitteiden, kuten PDF-tiedostojen, välittämistä. Tällaisissa tilanteissa skriptin muokkaaminen liitteiden valikoivaksi edelleenlähettämiseksi sähköpostisäikeen kontekstin säilyttämiseksi on välttämätöntä. Seuraavassa artikkelissa tarkastellaan ratkaisua, jolla varmistetaan, että vain tarvittavat tiedostot lähetetään edelleen, mikä parantaa automaation tehokkuutta.

Sähköpostin edelleenlähetyksen tehostaminen Google Apps Scriptin avulla

Toimitetut Google Apps Script -esimerkit on suunniteltu vastaamaan erityistarpeeseen suodattaa ja välittää sähköpostit, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Tässä tapauksessa lähetetään vain PDF-liitteet ja jätetään pois upotetut kuvat, kuten allekirjoitukset tai otsikot. Komentosarjan ensimmäinen osa alustetaan hakemalla kaikki ennalta määritettyyn Gmail-tunnisteeseen liittyvät sähköpostisäikeet. Tämä tehdään komennolla "GmailApp.getUserLabelByName()", joka hakee tunnisteobjektin, jolloin komentosarja voi toimia kaikissa siihen liittyvissä sähköpostisäikeissä. Sitten se toistuu näiden säikeiden yli päästäkseen yksittäisiin viesteihin.

Jokainen viesti tarkastetaan liitteiden tunnistamiseksi ja suodattamiseksi käyttämällä getAttachments()-menetelmää yhdistettynä suodatustoimintoon, joka tarkistaa MIME-tyypin ja varmistaa, että vain PDF-tiedostot sisällytetään. "GmailApp.sendEmail()"-funktiota käytetään sitten näiden suodatettujen liitteiden välittämiseen. Tämä toiminto on ratkaisevan tärkeä, koska se mahdollistaa sähköpostien lähettämisen ohjelmallisesti samalla, kun liität tiedostoja ja määrität lisäparametreja, kuten HTML-tekstisisällön ja säikeen tunnuksen sähköpostisäikeen jatkuvuuden ylläpitämiseksi. Tämä varmistaa, että edelleenlähetetyt sähköpostit pysyvät osana käynnissä olevaa keskustelua, mikä täyttää käyttäjän vaatimuksen pitää sähköpostit ketjutettuina ja keskittyä vain asiaankuuluviin liitteisiin.

Sähköpostin edelleenlähetyksen tarkentaminen liitteiden suodattamiseksi Apps-skriptissä

Google Apps Script -toteutus

function filterAndForwardEmails() {
  var label = GmailApp.getUserLabelByName("ToBeForwarded");
  var threads = label.getThreads();
  for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
    var messages = threads[i].getMessages();
    var lastMessage = messages[messages.length - 1];
    var attachments = lastMessage.getAttachments();
    var filteredAttachments = attachments.filter(function(attachment) {
      return attachment.getContentType() === 'application/pdf';
    });
    if (filteredAttachments.length > 0) {
      forwardMessage(lastMessage, filteredAttachments);
    }
  }
}
function forwardMessage(message, attachments) {
  GmailApp.sendEmail(message.getTo(), message.getSubject(), "", {
    attachments: attachments,
    htmlBody: "<br> Message sent to external app <br>",
    inlineImages: {},
    threadId: message.getThread().getId()
  });
}

Sisäisten kuvien poissulkeminen sähköpostin edelleenlähetysprosessissa Apps Scriptin avulla

Komentosarjat Google Apps Scriptissa

function setupEmailForwarding() {
  var targetLabel = "ExternalForward";
  var threadsToForward = GmailApp.getUserLabelByName(targetLabel).getThreads();
  threadsToForward.forEach(function(thread) {
    var message = thread.getMessages().pop(); // get the last message
    var pdfAttachments = message.getAttachments().filter(function(file) {
      return file.getContentType() === 'application/pdf';
    });
    if (pdfAttachments.length) {
      sendFilteredEmail(message, pdfAttachments);
    }
  });
}
function sendFilteredEmail(originalMessage, attachments) {
  GmailApp.sendEmail(originalMessage.getTo(), "FWD: " + originalMessage.getSubject(),
    "Forwarded message attached.", {
      attachments: attachments,
      htmlBody: originalMessage.getBody() + "<br> Forwarded with selected attachments only.<br>",
      threadId: originalMessage.getThread().getId()
  });
}

Kehittyneet tekniikat sähköpostin käsittelyyn Apps Scriptissa

Kun käsitellään automaattista sähköpostin edelleenlähetystä Google Apps Scriptissa, sähköpostinhallinnan laajemman kontekstin ymmärtäminen voi olla ratkaisevan tärkeää. Yksi tärkeä näkökohta on MIME-tyyppien erottaminen toisistaan, mikä auttaa suodattamaan tiettyjä tiedostotyyppejä, kuten PDF-tiedostoja, upotetuista kuvista. Tämä ero on avain tehokkaiden suodattimien komentosarjassa, joka sulkee pois ei-välttämättömät liitteet. Toinen kehittynyt tekniikka sisältää sähköpostisäikeiden manipuloinnin viestinnän johdonmukaisuuden ja linkityksen pitämiseksi, mikä on elintärkeää organisoitujen sähköpostipolkujen ylläpitämisessä yritysympäristöissä.

Lisäksi Google Apps Scriptin hyödyntäminen sähköpostin automatisoinnissa mahdollistaa mukautetun toiminnan, joka menee yksinkertaista edelleenlähetystä pidemmälle. Skriptit voidaan esimerkiksi suunnitella vastaamaan automaattisesti sähköposteihin, luomaan yhteenvetoraportteja liitteistä tai jopa järjestämään sähköpostit eri tunnisteiksi niiden sisällön tai liitetyypin perusteella. Tällaiset ominaisuudet tekevät Google Apps Scriptistä tehokkaan työkalun tuottavuuden ja työnkulun tehostamiseen sähköpostien käsittelyssä.

Yleisiä kyselyitä sähköpostin edelleenlähettämisestä Apps Scriptin avulla

1. Kysymys: Kuinka aloitan Google Apps Scriptin käytön sähköpostin automatisointiin?
2. Vastaus: Voit aloittaa siirtymällä Apps Script -ympäristöön Google Driven kautta, luomalla uuden skriptin ja ohjelmoimalla sähköpostin vuorovaikutusta GmailApp-palvelun avulla.
3. Kysymys: Mikä on MIME-tyyppi ja miksi se on tärkeä?
4. Vastaus: MIME-tyyppi tai mediatyyppi on standardi, joka ilmaisee asiakirjan, tiedoston tai tavuvalikoiman luonteen ja muodon. Sähköpostin käsittelyssä on tärkeää varmistaa eri tiedostotyyppien oikea käsittely.
5. Kysymys: Voinko suodattaa sähköpostit liitetyypin mukaan Apps Scriptissa?
6. Vastaus: Kyllä, voit käyttää getAttachments()-menetelmää suodattimien kanssa tarkistaaksesi kunkin liitteen MIME-tyypin ja käsitelläksesi ne vastaavasti.
7. Kysymys: Miten edelleenlähetetyt sähköpostit säilytetään samassa säikeessä?
8. Vastaus: Käytä GmailApp.sendEmail():n threadId-vaihtoehtoa määrittääksesi alkuperäisen sähköpostiketjun, jolloin edelleenlähetetty viesti pysyy samassa keskustelussa.
9. Kysymys: Voiko Apps Script käsitellä useita liitteitä eri tavalla tyypin mukaan?
10. Vastaus: Kyllä, voit suunnitella komentosarjan erottelemaan liitteet niiden MIME-tyyppien mukaan ja käsittelemään kutakin tyyppiä eri tavalla, kuten välittämään vain PDF-tiedostoja ja jättämään muut huomioimatta.

Tärkeimmät oivallukset ja takeaways

Google Apps Scriptin avulla käyttäjät voivat automatisoida monimutkaisia ​​sähköpostin käsittelytehtäviä ja räätälöidä edelleenlähetysprosessin sisältämään vain välttämättömät liitteet, kuten PDF-tiedostot. Tämä kohdennettu lähestymistapa ei ainoastaan ​​virtaviivaista viestintää organisaatioiden sisällä ja ulkopuolella, vaan myös vähentää merkittävästi sähköpostin hallintaan liittyvää manuaalista työtä. Lisäksi kyky säilyttää keskustelusäikeet ennallaan parantaa edelleen lähetettyjen viestien kontekstuaalista ymmärtämistä, mikä on ratkaisevan tärkeää ammatillisen viestinnän jatkuvuuden ylläpitämiseksi.