শেয়ারপয়েন্ট

Arthur Petit

শনিবার, ১৪ ডিসেম্বর, ২০২৪ ৭:২০:২২ PM

SharePoint-লিঙ্কড এক্সেল টেমপ্লেটগুলিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপ ট্র্যাক করা

একটি ব্যস্ত অফিস কল্পনা করুন যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী তাদের ফর্ম জমা দেওয়ার জন্য একই SharePoint টেমপ্লেট অ্যাক্সেস করে৷ 🖥️ চ্যালেঞ্জ দেখা দেয় যখন একজন অডিটরকে শনাক্ত করতে হয় যে কে একটি নির্দিষ্ট ফর্ম পূরণ করেছে এবং জমা দিয়েছে। SharePoint এই তথ্যটিকে "সৃষ্টিকর্তা" কলামের অধীনে লগ করার সময়, এক্সেল শীটের ফুটারে ব্যবহারকারীর নামের সাথে একটি হার্ড কপি প্রিন্ট করার প্রয়োজনীয়তা অপূর্ণ থেকে যায়।

ডিফল্ট VBA ফাংশন মত কারণ এই কাজ trickier হয়ে ওঠে অ্যাপ্লিকেশন।ব্যবহারকারীর নাম এবং পরিবেশ("ব্যবহারকারীর নাম") প্রায়শই আসল টেমপ্লেট নির্মাতা বা স্থানীয় মেশিন ব্যবহারকারীর দিকে নির্দেশ করে, পরিবর্তে প্রকৃত ব্যবহারকারী ফর্মটি সম্পাদনা করে। যেমন, গতিশীলভাবে সঠিক ব্যবহারকারীর নাম সন্নিবেশ করার জন্য একটি নির্ভরযোগ্য পদ্ধতি খুঁজে পাওয়া গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।

বাস্তব-বিশ্বের পরিস্থিতিতে, এই অসঙ্গতি অডিটিং এবং ট্র্যাকিংয়ে ভুলের দিকে নিয়ে যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আমার পূর্ববর্তী ভূমিকায়, আমাদের একটি সমস্যা ছিল যেখানে বহিরাগত ঠিকাদারদের দ্বারা সম্পূর্ণ করা ফর্মগুলি সর্বদা প্রিন্টআউটে প্রশাসকের ব্যবহারকারীর নাম প্রদর্শন করে, যা অডিটের সময় উল্লেখযোগ্য বিভ্রান্তির সৃষ্টি করে।

এই নিবন্ধটি কীভাবে আপনি VBA, SharePoint ইন্টিগ্রেশন, এবং কিছু স্মার্ট পরিবর্তন ব্যবহার করে এই বাধাগুলিকে বাইপাস করতে পারেন তা নিয়ে আলোচনা করে। শেষ পর্যন্ত, আপনার কাছে একটি বাস্তব সমাধান থাকবে যা নিশ্চিত করে যে প্রতিটি মুদ্রিত ফর্ম সঠিকভাবে জমা দেওয়া ব্যবহারকারীর প্রতিফলন করে। এর মধ্যে ডুব দেওয়া যাক! 🔍

আদেশ	ব্যবহারের উদাহরণ
ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter	এক্সেলে সক্রিয় ওয়ার্কশীটের ফুটার কাস্টমাইজ করতে ব্যবহৃত হয়। এই প্রসঙ্গে, এটি গতিশীলভাবে ফুটারে একটি ব্যবহারকারীর নাম এবং তারিখ সন্নিবেশ করায়।
ListObjects.Add	ওয়ার্কশীট এবং একটি বহিরাগত ডেটা উত্সের মধ্যে একটি সংযোগ তৈরি করে, যেমন একটি SharePoint নথি লাইব্রেরি, "সৃষ্টিকর্তা" ক্ষেত্রের মতো মেটাডেটা আনার জন্য।
CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")	API কল করার জন্য একটি HTTP অনুরোধ অবজেক্ট শুরু করে। এই ক্ষেত্রে, এটি একটি SharePoint REST API থেকে মেটাডেটা পুনরুদ্ধার করে।
InStr	একটি স্ট্রিং এর মধ্যে একটি সাবস্ট্রিং এর অবস্থান খুঁজে বের করে। এখানে, এটি SharePoint API থেকে JSON প্রতিক্রিয়াতে "সৃষ্টিকর্তা" ক্ষেত্রটি সনাক্ত করতে ব্যবহৃত হয়।
Mid	একটি প্রারম্ভিক অবস্থান এবং দৈর্ঘ্যের উপর ভিত্তি করে একটি স্ট্রিং থেকে একটি সাবস্ট্রিং বের করে। SharePoint API এর JSON প্রতিক্রিয়া থেকে ব্যবহারকারীর নাম পার্স করতে ব্যবহৃত হয়।
BuiltinDocumentProperties	এক্সেল ওয়ার্কবুকের মেটাডেটা বৈশিষ্ট্যগুলি অ্যাক্সেস করে, যেমন "স্রষ্টা" বৈশিষ্ট্য, যে ব্যবহারকারী নথিটি সংরক্ষণ করেছেন তাকে গতিশীলভাবে সনাক্ত করতে।
Range("A1")	শেয়ারপয়েন্ট মেটাডেটার মতো বাহ্যিক উত্স থেকে পুনরুদ্ধার করা ডেটা রাখার জন্য শুরুর ঘরটি নির্দিষ্ট করে৷
On Error Resume Next	মেটাডেটা আনার সময় ক্র্যাশ প্রতিরোধ করতে এখানে ব্যবহৃত ত্রুটি ঘটলেও কোডটিকে কার্যকর করা চালিয়ে যাওয়ার অনুমতি দেয়৷
responseText	একটি API কল থেকে HTTP প্রতিক্রিয়ার মূল অংশটি বের করে। এই ক্ষেত্রে, এটি SharePoint REST API দ্বারা প্রত্যাবর্তিত JSON ডেটা ধারণ করে৷
ParseJSONForCreator	একটি JSON প্রতিক্রিয়া স্ট্রিং থেকে "স্রষ্টা" ক্ষেত্রের মান বের করার জন্য একটি কাস্টম ফাংশন।

ডাইনামিক শেয়ারপয়েন্ট ইউজারনেম সহ এক্সেল ফুটার কাস্টমাইজ করা

উপস্থাপিত সমাধানগুলির লক্ষ্য গতিশীলভাবে আনয়ন এবং প্রদর্শন করা শেয়ারপয়েন্ট "স্রষ্টা" একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটের ফুটারে ব্যবহারকারীর নাম। এই প্রয়োজনীয়তা এমন পরিস্থিতিতে দেখা দেয় যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী শেয়ারপয়েন্টে সংরক্ষিত একটি শেয়ার্ড টেমপ্লেটের উপর ভিত্তি করে ফর্ম জমা দেন এবং অডিটরদের স্পষ্ট অ্যাট্রিবিউশন প্রয়োজন। প্রথম স্ক্রিপ্টটি এক্সেলের নেটিভ ব্যবহার করে পৃষ্ঠা সেটআপ গতিশীলভাবে ফুটার কাস্টমাইজ করার কার্যকারিতা। SharePoint মেটাডেটা অ্যাক্সেসের সাথে VBA পদ্ধতিগুলিকে একত্রিত করে, এই স্ক্রিপ্টটি নিশ্চিত করে যে ফুটারটি সেই ব্যবহারকারীর ব্যবহারকারীর নাম প্রতিফলিত করে যে ফর্মটি পূরণ করেছে, আসল নির্মাতার নয়।

উদাহরণস্বরূপ, প্রথম সমাধান লিভারেজ ListObjects.Add SharePoint এর ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে একটি লাইভ সংযোগ স্থাপন করতে। এই কমান্ডটি ওয়ার্কবুকের মধ্যে মেটাডেটা টেনে আনে, এটি সারিগুলির মাধ্যমে পুনরাবৃত্তি করা এবং "সৃষ্টিকর্তা" ক্ষেত্রটি বের করা সম্ভব করে তোলে। কল্পনা করুন যে একটি বিভাগ সম্মতি ফর্ম জমা দিচ্ছে—প্রতিটি জমা দেওয়ার পাদচরণ স্পষ্টভাবে দায়ী কর্মচারীকে চিহ্নিত করবে, অডিটের অস্পষ্টতা দূর করবে। এই পদ্ধতিটি নমনীয়তা নিশ্চিত করে এবং ফর্ম অবদানকারীদের সনাক্তকরণে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ প্রতিরোধ করে। 🚀

দ্বিতীয় পদ্ধতিটি SharePoint এর REST API এর সুবিধা নেয়। ব্যবহার করে CreateObject("MSXML2.XMLHTTP") কমান্ড, স্ক্রিপ্ট সরাসরি মেটাডেটা আনার জন্য একটি HTTP অনুরোধ শুরু করে। এই পদ্ধতিটি এমন পরিবেশে বিশেষভাবে উপযোগী যেখানে SharePoint লাইব্রেরিগুলি জটিল বা অনেকগুলি ক্ষেত্র রয়েছে৷ যেমন ফাংশন সঙ্গে JSON প্রতিক্রিয়া পার্সিং InStr এবং মাঝামাঝি "স্রষ্টা" ক্ষেত্রের সুনির্দিষ্ট নিষ্কাশনের অনুমতি দেয়। আমার অতীতের ভূমিকায়, একটি অনুরূপ স্ক্রিপ্ট স্ট্রিমলাইন ফর্ম ট্র্যাকিং, প্রতি মাসে ম্যানুয়াল পুনর্মিলনের ঘন্টা সংরক্ষণ করে। 🖋️

চূড়ান্ত স্ক্রিপ্টটি ব্যবহার করে Office 365 বৈশিষ্ট্যগুলিকে একীভূত করে বিল্টিন ডকুমেন্ট প্রোপার্টি ওয়ার্কবুকের মেটাডেটা সরাসরি অ্যাক্সেস করার জন্য কমান্ড। এই স্ক্রিপ্টটি সেই সংস্থাগুলির জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত যেগুলি ব্যাপকভাবে Office 365 ব্যবহার করে এবং REST API জটিলতা ছাড়াই একটি হালকা সমাধানের প্রয়োজন৷ প্রতিটি স্ক্রিপ্টে মডুলার বৈশিষ্ট্য রয়েছে, যা সেগুলিকে অন্যান্য SharePoint-ইন্টিগ্রেটেড ওয়ার্কফ্লোগুলির জন্য পুনরায় ব্যবহারযোগ্য করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি জমা দেওয়ার টাইমস্ট্যাম্প বা এমনকি বিভাগের নাম অন্তর্ভুক্ত করার জন্য তাদের মানিয়ে নিতে পারেন, তাদের অডিট ইউটিলিটি আরও উন্নত করতে পারেন।

সমাধান 1: শেয়ারপয়েন্ট মেটাডেটার মাধ্যমে ব্যবহারকারীর নাম বের করা

SharePoint মেটাডেটা থেকে "সৃষ্টিকর্তা" ক্ষেত্রটি গতিশীলভাবে আনতে এবং এটিকে Excel ফুটারে যুক্ত করতে VBA ব্যবহার করে৷

Sub AddUsernameFromSharePoint()
    Dim ws As Worksheet
    Dim sharePointUsername As String
    Dim listObj As Object
    Dim spURL As String
    Dim row As Object
    On Error Resume Next
    ' Set your SharePoint site and library path here
    spURL = "https://your-sharepoint-site/documents/"
    Set ws = ActiveSheet
    ' Access metadata of the current workbook in SharePoint
    Set listObj = ws.ListObjects.Add(
        SourceType:=xlSrcExternal,
        Source:=spURL,
        Destination:=Range("A1")
    )
    ' Loop through rows to find "creator"
    For Each row In listObj.ListRows
        If row.Range(1, 1).Value = "creator" Then
            sharePointUsername = row.Range(1, 2).Value
            Exit For
        End If
    Next row
    ' Update footer with username
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & sharePointUsername & " on " & Date
    On Error GoTo 0
End Sub

সমাধান 2: SharePoint REST API ব্যবহার করে ব্যবহারকারীর নাম আনা

"স্রষ্টা" ক্ষেত্র থেকে ব্যবহারকারীর নাম পুনরুদ্ধার করতে SharePoint এর REST API-এর সাথে Excel VBA একীভূত করা।

Sub FetchUsernameWithAPI()
    Dim http As Object
    Dim jsonResponse As String
    Dim username As String
    Dim ws As Worksheet
    Set http = CreateObject("MSXML2.XMLHTTP")
    Set ws = ActiveSheet
    ' API endpoint to fetch metadata
    apiURL = "https://your-sharepoint-site/_api/web/lists/getbytitle('Documents')/items"
    ' Make GET request
    http.Open "GET", apiURL, False
    http.setRequestHeader "Accept", "application/json;odata=verbose"
    http.Send
    ' Parse response for "creator" field
    jsonResponse = http.responseText
    username = ParseJSONForCreator(jsonResponse)
    ' Add username to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & username & " on " & Date
End Sub

Function ParseJSONForCreator(jsonResponse As String) As String
    ' Basic parsing logic to extract "creator" value
    Dim pos As Integer
    Dim creatorValue As String
    pos = InStr(jsonResponse, """creator"":")
    creatorValue = Mid(jsonResponse, pos + 10, InStr(pos + 10, jsonResponse, ",") - pos - 10)
    ParseJSONForCreator = creatorValue
End Function

সমাধান 3: VBA ইন্টিগ্রেশন সহ Office 365 অনলাইন বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করা

একটি নির্বিঘ্ন SharePoint ইন্টিগ্রেশনের জন্য Office 365 অনলাইন বৈশিষ্ট্যের সাথে Excel এর VBA ক্ষমতার সমন্বয়।

Sub AddFooterFromO365()
    Dim ws As Worksheet
    Dim o365User As String
    Set ws = ActiveSheet
    ' Assume user is logged in to Office 365
    o365User = Application.UserName
    ' Fetch creator data from workbook properties
    If ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator") <> "" Then
        o365User = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Creator")
    End If
    ' Add to footer
    ws.PageSetup.LeftFooter = "SUBMITTED BY: " & o365User & " on " & Date
End Sub

বর্ধিত অডিটিংয়ের জন্য এক্সেল VBA এর সাথে শেয়ারপয়েন্ট ডেটা একীভূত করা

শেয়ারপয়েন্টের সাথে এক্সেলকে একীভূত করার একটি প্রায়ই উপেক্ষিত দিক হল দুটি প্ল্যাটফর্মের মধ্যে মেটাডেটার বিরামহীন প্রবাহ। VBA ব্যবহার করে, আপনি গুরুত্বপূর্ণ মেটাডেটা ক্ষেত্রগুলি বের করতে মৌলিক অটোমেশনের বাইরে যেতে পারেন, যেমন ব্যবহারকারীর নাম যে ব্যক্তি একটি টেমপ্লেট সম্পূর্ণ করছেন, এবং কাস্টম এক্সেল ফুটার বা হেডারে ব্যবহার করুন। সম্মতির মতো পরিস্থিতিতে এই কার্যকারিতা অপরিহার্য, যেখানে প্রতিটি জমা দেওয়া ফর্মের সম্পূর্ণতার জন্য দায়ী ব্যক্তির কাছে একটি স্পষ্ট বৈশিষ্ট্য প্রয়োজন।

আরেকটি দরকারী পদ্ধতির মধ্যে রয়েছে SharePoint-এর ব্যাপক মেটাডেটা ক্ষমতার ব্যবহার। উদাহরণস্বরূপ, "পরিবর্তিত দ্বারা" বা "সর্বশেষ পরিবর্তিত" এর মতো কলামগুলি ট্র্যাকিং এবং যাচাইকরণের জন্য অতিরিক্ত প্রসঙ্গ সরবরাহ করতে পারে। ভিবিএ-এর মাধ্যমে গতিশীলভাবে এই ডেটা টেনে, আপনার এক্সেল টেমপ্লেটগুলি শুধুমাত্র সঠিক ব্যবহারকারীর তথ্যই প্রতিফলিত করে না কিন্তু ম্যানুয়াল এন্ট্রি ত্রুটির সম্ভাবনাও কমিয়ে দেয়। এই বৈশিষ্ট্যটি টিম প্রকল্পগুলিতে বিশেষভাবে মূল্যবান, যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী ভাগ করা টেমপ্লেটগুলিতে সহযোগিতা করে। 🖇️

অবশেষে, সংস্থাগুলি কীভাবে SharePoint ব্যবহার করে তার সম্ভাব্য বৈচিত্রগুলির জন্য অ্যাকাউন্ট করা গুরুত্বপূর্ণ৷ কিছুতে কাস্টম কলাম বা মেটাডেটা ক্ষেত্র থাকতে পারে, যাতে মানিয়ে নেওয়া যায় এমন VBA স্ক্রিপ্টের প্রয়োজন হয়। মডুলার কোডিং অনুশীলন, যেমন API কলগুলিকে ডেটা ফর্ম্যাটিং থেকে আলাদা করা, নিশ্চিত করুন যে আপনার সমাধানটি এই ধরনের বৈচিত্রগুলির সাথে স্কেল বা সামঞ্জস্য করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি অতীত প্রকল্পে, আমরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সারসংক্ষেপ প্রতিবেদন তৈরি করতে এই পদ্ধতি ব্যবহার করেছি যা শেয়ারপয়েন্ট থেকে সরাসরি এক্সেল ওয়ার্কবুকগুলিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপকে একত্রিত করে। 🚀

SharePoint এবং VBA ইন্টিগ্রেশন সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

কিভাবে আমি VBA ব্যবহার করে এক্সেলে গতিশীলভাবে একটি ব্যবহারকারীর নাম আনতে পারি?
ব্যবহার করে CreateObject("MSXML2.XMLHTTP"), আপনি SharePoint REST API কল করতে পারেন এবং পার্স করতে পারেন "creator" মেটাডেটা ক্ষেত্র।
কেন করে Application.UserName আসল স্রষ্টার নাম ফিরিয়ে দাও?
এই কমান্ড স্থানীয় এক্সেল ইনস্টলেশনের সাথে যুক্ত ব্যবহারকারীর নাম পুনরুদ্ধার করে, যা শেয়ারপয়েন্ট টেমপ্লেট অ্যাক্সেসকারী ব্যবহারকারীর সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নাও হতে পারে।
VBA তে JSON প্রতিক্রিয়া পার্স করার সেরা উপায় কি?
এর সংমিশ্রণ ব্যবহার করে InStr এবং Mid, আপনি একটি JSON প্রতিক্রিয়া থেকে নির্দিষ্ট ডেটা ক্ষেত্র যেমন "সৃষ্টিকর্তা" বের করতে পারেন।
আমি কি এক্সেল ফুটারে "শেষ পরিবর্তিত" মত অন্যান্য SharePoint ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত করতে পারি?
হ্যাঁ, আপনি SharePoint-এর API ব্যবহার করে একাধিক মেটাডেটা ক্ষেত্র আনতে আপনার স্ক্রিপ্ট প্রসারিত করতে পারেন এবং Excel-এর মধ্যে অন্তর্ভুক্তির জন্য তাদের ফর্ম্যাট করতে পারেন। PageSetup.
একাধিক টেমপ্লেটের জন্য এই প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করা কি সম্ভব?
একেবারে। আপনি একটি স্ক্রিপ্ট ডিজাইন করতে পারেন যা SharePoint-এ সংরক্ষিত একাধিক টেমপ্লেটের মাধ্যমে লুপ করে, প্রতিটির জন্য ব্যবহারকারী-নির্দিষ্ট ডেটা সহ ফুটার আপডেট করে।

ডাইনামিক ফুটার কাস্টমাইজেশনের চূড়ান্ত চিন্তা

একটি শেয়ারপয়েন্ট টেমপ্লেট পূরণকারী ব্যক্তির ব্যবহারকারীর নামটি এক্সেল ফুটারে সঠিকভাবে প্রদর্শিত হয়েছে তা নিশ্চিত করা জবাবদিহিতা এবং সন্ধানযোগ্যতা উভয়ই উন্নত করে। ভিবিএ স্ক্রিপ্টগুলি ব্যবহার করে সমাধানগুলি এই প্রয়োজনটি মোকাবেলায় কাস্টমাইজযোগ্য এবং স্কেলযোগ্য পদ্ধতির অফার করে।

উন্নত মেটাডেটা পুনরুদ্ধার পদ্ধতিগুলিকে একীভূত করে, যেমন APIs, বা অন্তর্নির্মিত নথি বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে, সংস্থাগুলি কার্যকরভাবে কার্যপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয় করতে পারে। এটি শুধুমাত্র সময়ই বাঁচায় না বরং সুনির্দিষ্ট নিরীক্ষাও নিশ্চিত করে, যা কমপ্লায়েন্স-ভারী শিল্পে গুরুত্বপূর্ণ। 🚀

VBA এবং SharePoint ইন্টিগ্রেশনের জন্য তথ্যসূত্র এবং সংস্থান

এক্সেল ফুটারগুলিকে গতিশীলভাবে ম্যানিপুলেট করার জন্য কীভাবে VBA ব্যবহার করতে হয় সে সম্পর্কে বিশদ বিবরণ: মাইক্রোসফ্ট ভিবিএ ডকুমেন্টেশন
মেটাডেটা পুনরুদ্ধারের জন্য SharePoint এর REST API ক্ষমতা ব্যাখ্যা করে: Microsoft SharePoint REST API গাইড
শেয়ারপয়েন্ট ওয়ার্কফ্লো এবং টেমপ্লেট ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি অফার করে: শেয়ারগেট - শেয়ারপয়েন্ট মেটাডেটা সেরা অনুশীলন
উন্নত API প্রতিক্রিয়াগুলির জন্য VBA-তে JSON পার্সিং নিয়ে আলোচনা করে: এক্সেল ম্যাক্রো প্রো - JSON পার্সিং

শেয়ারপয়েন্ট টেমপ্লেট থেকে এক্সেল ফুটারে ডাইনামিক ইউজারনেম যোগ করা