Office365 এর মধ্যে Excel অনলাইনে

Gabriel Martim

মঙ্গলবার, ১২ মার্চ, ২০২৪ ৪:৩৫:২১ AM

শেয়ার্ড এক্সেল ডকুমেন্টে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপ বোঝা

সহযোগিতামূলক কাজের পরিবেশ আধুনিক ব্যবসার মেরুদণ্ড হয়ে উঠেছে, বিভিন্ন প্ল্যাটফর্ম জুড়ে টিমওয়ার্ক এবং দক্ষতা বৃদ্ধি করে। এরকম একটি প্ল্যাটফর্ম, Office365 এর এক্সেল অনলাইন, একাধিক ব্যবহারকারীকে রিয়েল-টাইমে শেয়ার্ড স্প্রেডশীটের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করতে দেয়, যা গতিশীল ডেটা ব্যবস্থাপনা এবং বিশ্লেষণ সক্ষম করে। এই মিথস্ক্রিয়াগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা, বিশেষভাবে চিহ্নিত করা যে একটি ভাগ করা নথিতে কে পরিবর্তন করেছে, অডিট ট্রেল, জবাবদিহিতা এবং ডেটা অখণ্ডতা নিশ্চিত করার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এই ক্ষমতা এমন পরিস্থিতিতে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে যেখানে স্প্রেডশীটগুলি লেনদেন যাচাইকরণের মতো জটিল প্রক্রিয়াগুলির জন্য ব্যবহার করা হয়, যেখানে "বৈধ" এবং "বৈধ নয়" এর মধ্যে পার্থক্য উল্লেখযোগ্য প্রভাব ফেলতে পারে।

যাইহোক, স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করার সময় ব্যক্তিদের ব্যবহারকারীর নাম এবং ইমেল ক্যাপচার করা একটি চ্যালেঞ্জ তৈরি করে, বিশেষ করে যাদের প্রোগ্রামিং-এর ব্যাকগ্রাউন্ড নেই তাদের জন্য। অফিস স্ক্রিপ্ট এবং পাওয়ার অটোমেটের মতো সরঞ্জামগুলির প্রাপ্যতা সত্ত্বেও, একটি বিরামবিহীন ইন্টিগ্রেশন তৈরি করা যা সেল পরিবর্তনের পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই জাতীয় বিবরণ রেকর্ড করে এই প্ল্যাটফর্মগুলির একটি সংক্ষিপ্ত বোঝার প্রয়োজন। এই ভূমিকার লক্ষ্য হল এক্সেল অনলাইনে ব্যবহারকারীর পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার জন্য সম্ভাব্য সমাধানগুলি অন্বেষণ করা, সংযোগকারী সমস্যা, ইভেন্ট ট্রিগার এবং স্প্রেডশীটে ফিরে ডেটা এন্ট্রির স্বয়ংক্রিয়তার মতো সাধারণ বাধাগুলি সমাধান করা।

অডিট ট্রেলগুলির জন্য অফিস 365 এক্সেল অনলাইনকে স্বয়ংক্রিয় করা

আদেশ	বর্ণনা
Office Scripts API	এক্সেল অনলাইনে কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে ব্যবহৃত হয়, যেমন কোষ থেকে পড়া বা লেখা।
Power Automate	ফাইল সিঙ্ক্রোনাইজ করতে, বিজ্ঞপ্তি পেতে, ডেটা সংগ্রহ করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে আপনার প্রিয় অ্যাপ এবং পরিষেবাগুলির মধ্যে ওয়ার্কফ্লোগুলির স্বয়ংক্রিয়তা সক্ষম করে৷

আদেশ

বর্ণনা

Office Scripts API

এক্সেল অনলাইনে কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে ব্যবহৃত হয়, যেমন কোষ থেকে পড়া বা লেখা।

Power Automate

ফাইল সিঙ্ক্রোনাইজ করতে, বিজ্ঞপ্তি পেতে, ডেটা সংগ্রহ করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে আপনার প্রিয় অ্যাপ এবং পরিষেবাগুলির মধ্যে ওয়ার্কফ্লোগুলির স্বয়ংক্রিয়তা সক্ষম করে৷

অটোমেশনের মাধ্যমে এক্সেল অনলাইনে অডিট ট্রেলগুলি উন্নত করা

SharePoint-এ হোস্ট করা এক্সেল নথিগুলির সাথে ব্যবহারকারীর মিথস্ক্রিয়া ট্র্যাক করার প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করা আধুনিক অডিটিং এবং সম্মতি প্রচেষ্টার একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। অফিস স্ক্রিপ্ট এবং পাওয়ার অটোমেট-এর ক্ষমতাগুলিকে কাজে লাগিয়ে, সংস্থাগুলি একটি শেয়ার্ড ডকুমেন্টে করা প্রতিটি পরিবর্তন পর্যবেক্ষণ এবং রেকর্ড করার জন্য একটি শক্তিশালী সিস্টেম তৈরি করতে পারে, যার মধ্যে কে পরিবর্তন করেছে, কখন এটি করা হয়েছিল এবং পরিবর্তনের প্রকৃতি। এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র সংস্থার মধ্যে ডেটা পরিচালনার স্বচ্ছতা এবং জবাবদিহিতা বাড়ায় না কিন্তু এই পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার সাথে জড়িত ম্যানুয়াল কাজের চাপকে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে। এক্সেল অনলাইন এবং পাওয়ার অটোমেটের মধ্যে ইন্টিগ্রেশন স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে সহায়তা করে যা নির্দিষ্ট ইভেন্টের প্রতিক্রিয়াতে ট্রিগার করে, যেমন কোনও ব্যবহারকারী একটি শেয়ার্ড স্প্রেডশীটের মধ্যে একটি সেল মান আপডেট করে।

এই সমাধানটি বাস্তবায়নের মূল চাবিকাঠি এক্সেল থেকে প্রাসঙ্গিক ডেটা, যেমন ব্যবহারকারীর নাম এবং ইমেল ঠিকানা, যখনই একটি সেলের মান আপডেট করা হয় ক্যাপচার করতে অফিস স্ক্রিপ্টগুলিকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করার ক্ষমতার মধ্যে নিহিত। পাওয়ার অটোমেট তারপরে এই তথ্যটি প্রক্রিয়া করার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে, সেই অনুযায়ী লগ ইন করুন এবং এমনকি প্রয়োজনে স্টেকহোল্ডারদের অবহিত করতে পারেন৷ এই নির্বিঘ্ন ইন্টিগ্রেশন শুধুমাত্র নিশ্চিত করে না যে সমস্ত পরিবর্তনগুলি নিরীক্ষণের উদ্দেশ্যে সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে কিন্তু আরও অটোমেশন কাজগুলির জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম প্রদান করে, যেমন ডেটা যাচাইকরণ, সতর্কতা এবং রিপোর্টিং। ফলস্বরূপ, সংস্থাগুলি তাদের অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করার সময় উচ্চ স্তরের ডেটা অখণ্ডতা এবং নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্মতি অর্জন করতে পারে।

অফিস স্ক্রিপ্ট এবং পাওয়ার অটোমেট সহ ট্র্যাকিং সেল পরিবর্তন

অফিস স্ক্রিপ্ট এবং পাওয়ার স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ

let workbook = Excel.run(async (context) => {
    let sheet = context.workbook.worksheets.getActiveWorksheet();
    let range = sheet.getRange("C1:C100");
    range.load("values");
    await context.sync();
    return range.values;
});

workbook.then((result) => {
    console.log("Cell Values: ", result);
    // Use Power Automate to send data elsewhere
});

সেল আপডেটে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহারকারীর তথ্য ক্যাপচার করা হচ্ছে

ইন্টিগ্রেশন টেকনিক: পাওয়ার অটোমেট এবং অফিস স্ক্রিপ্ট

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
    let user = workbook.getActiveUser();
    let userEmail = user.email;
    let userName = user.displayName;
    // Log or use userEmail and userName as needed
    console.log(`User: ${userName}, Email: ${userEmail}`);
}

এক্সেল অনলাইনে ব্যবহারকারীর ডেটা ক্যাপচারের জন্য উন্নত কৌশল

যেহেতু সংস্থাগুলি অফিস 365-এর মতো ক্লাউড-ভিত্তিক সরঞ্জামগুলির তাদের ব্যবহার প্রসারিত করে চলেছে, তাই ব্যাপক অডিট ট্রেইলের প্রয়োজনীয়তা ক্রমশ সমালোচনামূলক হয়ে উঠছে। Excel Online, Office 365 স্যুটের অংশ হিসাবে, দল এবং বিভাগ জুড়ে ভাগ করা স্প্রেডশীটগুলিতে সহযোগী কাজের জন্য অনন্য ক্ষমতা প্রদান করে। যাইহোক, এই ধরনের সহযোগিতার সাথে ট্র্যাক করার চ্যালেঞ্জ আসে কে কী পরিবর্তন করেছে এবং কখন করেছে। এখানেই পাওয়ার অটোমেটের সাথে মিলিত অফিস স্ক্রিপ্টের শক্তি কার্যকর হয়। ডেটা ক্যাপচার প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার মাধ্যমে, ব্যবসাগুলি ভাগ করা এক্সেল নথিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপগুলি দক্ষতার সাথে নিরীক্ষণ করতে পারে, নিশ্চিত করে যে প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য হিসাব করা হয়েছে এবং তার উত্সে ফিরে পাওয়া যায়।

এই সমাধানগুলি বাস্তবায়নের জন্য উভয় অফিস স্ক্রিপ্টের একটি সূক্ষ্ম বোধগম্যতা প্রয়োজন, যা এক্সেল অনলাইনে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলির স্বয়ংক্রিয়তা এবং পাওয়ার অটোমেটকে অনুমতি দেয়, যা Office 365 অ্যাপ এবং পরিষেবাগুলির মধ্যে তথ্যের প্রবাহ পরিচালনা করতে পারে৷ একসাথে, তারা একটি স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করা ব্যবহারকারীদের সনাক্তকরণ সহ বিস্তারিত অডিট ট্রেলগুলি ক্যাপচার করার জন্য একটি শক্তিশালী প্রক্রিয়া প্রদান করে। এই ক্ষমতা শুধুমাত্র নিয়ন্ত্রক সম্মতি এবং অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষায় সহায়তা করে না বরং সহযোগিতামূলক পরিবেশের মধ্যে ডেটা অখণ্ডতা এবং জবাবদিহিতা বাড়ায়। ফলস্বরূপ, সংস্থাগুলি ডেটা পরিচালনার সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকিগুলি হ্রাস করতে পারে এবং তাদের ক্রিয়াকলাপগুলি স্বচ্ছ এবং সুরক্ষিত থাকে তা নিশ্চিত করতে পারে।

এক্সেল অনলাইন ব্যবহারকারী ট্র্যাকিং সম্পর্কে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

প্রশ্নঃ অফিস স্ক্রিপ্ট কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল অনলাইনে একটি সেল সম্পাদনাকারী ব্যবহারকারীর নাম এবং ইমেল ক্যাপচার করতে পারে?
উত্তর: হ্যাঁ, অফিস স্ক্রিপ্টগুলি একটি স্প্রেডশীটে পরিবর্তন করার সময় সক্রিয় ব্যবহারকারীর নাম এবং ইমেল ক্যাপচার এবং লগ করার জন্য প্রোগ্রাম করা যেতে পারে, যদিও এই তথ্যটি কার্যকরভাবে পরিচালনা এবং সংরক্ষণ করার জন্য এটি পাওয়ার অটোমেটের সাথে একীকরণের প্রয়োজন।
প্রশ্নঃ কিভাবে Power Automate এক্সেল অনলাইনে পরিবর্তন ট্র্যাক করতে অবদান রাখে?
উত্তর: পাওয়ার অটোমেট এমন ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে যা এক্সেল অনলাইনে নির্দিষ্ট ইভেন্টগুলিতে ট্রিগার করে, যেমন সেল মান পরিবর্তন, প্রাসঙ্গিক ব্যবহারকারীর ডেটা ক্যাপচার করতে এবং লগিং, সতর্কতা বা এমনকি স্টেকহোল্ডারদের ইমেল করার মতো ক্রিয়া সম্পাদন করতে।
প্রশ্নঃ এই ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্যগুলি বাস্তবায়নের জন্য কি কোডিং অভিজ্ঞতা প্রয়োজন?
উত্তর: যদিও স্ক্রিপ্টিং এবং ওয়ার্কফ্লো ডিজাইনের কিছু প্রাথমিক উপলব্ধি সহায়ক, মাইক্রোসফ্ট সংস্থান এবং টেমপ্লেটগুলি সরবরাহ করে যা এই ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্যগুলি সেট আপ করার জন্য প্রয়োজনীয় কোডিং প্রচেষ্টাকে হ্রাস করতে পারে।
প্রশ্নঃ SharePoint-এ বাহ্যিকভাবে শেয়ার করা ব্যবহারকারীদের দ্বারা করা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে এই পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে?
উত্তর: হ্যাঁ, যতক্ষণ পর্যন্ত বহিরাগত ব্যবহারকারীরা প্রমাণীকৃত হয় এবং এক্সেল ফাইলের উপযুক্ত অনুমতি দেওয়া হয়, ততক্ষণ তাদের কার্যকলাপগুলি অফিস স্ক্রিপ্ট এবং পাওয়ার অটোমেট ব্যবহার করে ট্র্যাক করা যেতে পারে।
প্রশ্নঃ এক্সেল অনলাইনে ব্যবহারকারীর ডেটা ক্যাপচার করার সাথে কি গোপনীয়তার উদ্বেগ আছে?
উত্তর: ব্যবহারকারীর ক্রিয়াকলাপগুলির যে কোনও ট্র্যাকিং প্রযোজ্য ডেটা সুরক্ষা আইন এবং প্রবিধানগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ তা নিশ্চিত করা অপরিহার্য৷ ক্যাপচার করা ডেটা এবং কীভাবে এটি ব্যবহার করা হবে সে সম্পর্কে ব্যবহারকারীদের অবহিত করা উচিত।

স্বয়ংক্রিয় ব্যবহারকারী ট্র্যাকিং সহ এক্সেল অনলাইনকে ক্ষমতায়ন করা

যেহেতু ব্যবসাগুলি ডেটা ম্যানেজমেন্ট এবং কমপ্লায়েন্সের জটিলতাগুলিকে নেভিগেট করতে থাকে, অফিস স্ক্রিপ্ট এবং পাওয়ার অটোমেটের মতো উন্নত সরঞ্জামগুলিকে কাজে লাগানোর গুরুত্বকে অতিরঞ্জিত করা যায় না। এই প্রযুক্তিগুলি শুধুমাত্র এক্সেল অনলাইনে ব্যবহারকারীর সম্পাদনাগুলি ক্যাপচার করার প্রক্রিয়াটিকেই স্বয়ংক্রিয় করে না বরং প্রতিটি ক্রিয়া স্বচ্ছ এবং বৈশিষ্ট্যযুক্ত তাও নিশ্চিত করে৷ এই ক্ষমতা আজকের ডিজিটাল যুগে সর্বাপেক্ষা গুরুত্বপূর্ণ, যেখানে তথ্য অখণ্ডতা তথ্য সিস্টেমে বিশ্বাস এবং নির্ভরযোগ্যতার মেরুদণ্ড গঠন করে। এই সমাধানগুলিকে একীভূত করার মাধ্যমে, সংস্থাগুলি অননুমোদিত বা ভুল ডেটা পরিবর্তনের সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকিগুলি হ্রাস করে, ভাগ করা নথিগুলির উপর একটি উচ্চ স্তরের তদারকি এবং নিয়ন্ত্রণ অর্জন করতে পারে। অধিকন্তু, এই পদ্ধতিটি অত্যাধুনিক অডিট ট্রেলগুলি বাস্তবায়নের ক্ষমতাকে গণতান্ত্রিক করে তোলে, যা সীমিত কোডিং দক্ষতার সাথেও এটি অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে। পরিশেষে, এক্সেল অনলাইনে এই ধরনের অটোমেশন অনুশীলনগুলি গ্রহণ করা ব্যবসাগুলিকে ডেটা গভর্নেন্সের কঠোর মান বজায় রাখতে, নথি ব্যবস্থাপনায় জবাবদিহিতার সংস্কৃতি এবং নির্ভুলতা বজায় রাখতে সক্ষম করে।

Office365 এর মধ্যে Excel অনলাইনে ব্যবহারকারীর ইন্টারঅ্যাকশন ট্র্যাক করা