تحسين SharePoint لإشعارات التذاكر الخاصة بمكتب المساعدة عبر البريد الإلكتروني

تحسين اتصالات مكتب المساعدة باستخدام SharePoint وPower Automate

يتطلب إنشاء نظام قوي لإصدار التذاكر لمكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات قنوات اتصال فعالة، خاصة في البيئات التي تكون فيها الاستجابة الفورية وتتبع المشكلات أمرًا بالغ الأهمية. يوفر SharePoint Online، مع Power Automate، أساسًا واعدًا لمثل هذا النظام. يتضمن أحد العناصر المهمة في هذا الإعداد قائمة "التذاكر"، والتي تعمل بمثابة المستودع المركزي لجميع التذاكر المقدمة من قبل المستخدم. الهدف هو الاستفادة من ميزة "التعليقات" المضمنة في عناصر القائمة باعتبارها الوسيلة الأساسية لتبادل التحديثات والمعلومات بين المستخدمين وفريق مكتب المساعدة، والابتعاد عن طريقة الاتصال التقليدية عبر البريد الإلكتروني.

ينشأ التحدي من قيود SharePoint Online: لا توجد ميزة مباشرة لإخطار فريق مكتب المساعدة عبر البريد الإلكتروني عند نشر تعليق جديد على تذكرة دون الإشارة إليه. لمعالجة هذه الفجوة، تم تنفيذ حل بديل باستخدام Power Automate لإنشاء تدفق متكرر. يتم تشغيل هذا التدفق كل 15 دقيقة للتحقق من وجود تعليقات جديدة عبر جميع التذاكر. إذا تم العثور على تعليق بدون إشارة، فسيتم إرسال بريد إلكتروني إلى مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات يتضمن جميع تفاصيل التذكرة الضرورية. ومع ذلك، فإن هذا الحل، على الرغم من فعاليته، يؤدي إلى حجم هائل من رسائل البريد الإلكتروني، مما يدفع إلى البحث عن نهج أكثر بساطة للإشعارات.

فهم سير العمل والبرامج النصية لإعداد محتوى البريد الإلكتروني

يعمل البرنامج النصي الأول الموضح أعلاه كمخطط لإعداد عملية تلقائية داخل Power Automate، وهو مصمم لمعالجة القيود الكبيرة في وظائف SharePoint Online الأصلية. لا يدعم SharePoint بطبيعته إرسال إعلامات لتعليقات عناصر القائمة ما لم يتم ذكر ذلك على وجه التحديد. يصبح هذا السيناريو مشكلة في حالات الاستخدام مثل نظام التذاكر لمكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات، حيث تكون الاستجابات في الوقت المناسب للتعليقات أمرًا بالغ الأهمية لحل المشكلات بشكل فعال. يوضح البرنامج النصي للكود الزائف تدفقًا متكررًا، يهدف إلى تشغيله كل 15 دقيقة، والذي يتكرر خلال كل تذكرة في قائمة "التذاكر"، ويتحقق من التعليقات دون إشارات، ويجمع هذه المعلومات. والغرض من ذلك هو جمع التفاصيل الضرورية مثل معرف التذكرة والاسم ومعلومات المستخدم والتعليق الأخير لكل تذكرة تتوافق مع المعايير. تضمن هذه الطريقة التقاط كل تعليق ذي صلة وتجهيزه للخطوة التالية في العملية، والتي تتضمن تجميع هذه المعلومات في بريد إلكتروني واحد شامل.

يأخذ البرنامج النصي الثاني، المكتوب بلغة JavaScript، المعلومات المجمعة بواسطة البرنامج النصي Power Automate وينسقها في بنية HTML مناسبة لمحتوى البريد الإلكتروني. يعد هذا البرنامج النصي أساسيًا في تحويل البيانات الأولية إلى تنسيق قابل للقراءة ومنظم يوفر معلومات واضحة وموجزة حول تحديثات التذاكر. من خلال إنشاء قائمة تعليقات ديناميكيًا من مجموعة البيانات المتوفرة، يضمن هذا البرنامج النصي إنشاء نص بريد إلكتروني يتضمن تفاصيل مثل معرف التذكرة وآخر تعليق دون ذكره. يسمح هذا الأسلوب بقناة اتصال أكثر بساطة، حيث يتلقى موظفو مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات بريدًا إلكترونيًا موحدًا كل 15 دقيقة، يلخص جميع التعليقات الحديثة ذات الصلة بالتذاكر. وهذا يقلل بشكل كبير من حجم رسائل البريد الإلكتروني مقارنة بإرسال إشعار منفصل لكل تعليق، وبالتالي تعزيز كفاءة تشغيل نظام التذاكر.

أتمتة إشعارات البريد الإلكتروني لتعليقات SharePoint

الكود الكاذب لبرنامج Power Automate النصي

// Trigger: Schedule - Every 15 minutes
// Action: SharePoint - Get items from "Tickets" list
FOR EACH ticket IN TicketsList
    // Action: SharePoint - Get comments for current ticket item
    IF lastComment hasNoMention
        // Prepare data for aggregation
        COLLECT {TicketID, TicketName, UserName, UserEmail, LastComment, TicketLink}
END FOR
// Aggregate collected data into a single email content
// Action: Send an email with aggregated comments information

إنشاء محتوى البريد الإلكتروني باستخدام البيانات الديناميكية

جافا سكريبت لإعداد محتوى البريد الإلكتروني

const ticketsData = [...] // Array of objects from the backend script
let emailContent = '<h1>Ticket Comments Update</h1>';
emailContent += '<ul>';
ticketsData.forEach(ticket => {
    emailContent += '<li>' +
        'Ticket ID: ' + ticket.TicketID + ', ' +
        'Comment: ' + ticket.LastComment +
        '</li>';
});
emailContent += '</ul>';
// Send emailContent as the body of the email

تعزيز التواصل في أنظمة التذاكر SharePoint

يوفر كل من SharePoint Online وPower Automate أساسًا متينًا لبناء أنظمة إصدار التذاكر لمكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات، إلا أنهما يعجزان عندما يتعلق الأمر بإعلام المستخدمين بالتعليقات الجديدة دون الإشارة إليها. وتتطلب هذه الفجوة حلاً مخصصًا لضمان تنبيه موظفي مكتب المساعدة عند تقديم تعليق، مما يسهل الاستجابات السريعة ويعزز عملية الدعم الشاملة. يكمن جوهر هذا النظام في قدرته على أتمتة تجميع التعليقات من قائمة "التذاكر" وتجميعها في بريد إلكتروني واحد شامل يتم إرساله على فترات منتظمة. لا يعمل هذا الأسلوب على تبسيط الاتصال بين المستخدمين ومكتب المساعدة فحسب، بل يقلل أيضًا بشكل كبير من حجم رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، لأنه يستبدل الإشعارات الفردية بملخص دوري.

يتضمن تنفيذ هذا الحل إنشاء تدفق متكرر في Power Automate الذي يتحقق من التعليقات الجديدة كل 15 دقيقة. يقوم التدفق باسترداد جميع التذاكر، ويفحص تعليقاتها، ويصفي تلك التي لم يتم ذكرها. ثم يقوم بتجميع التفاصيل ذات الصلة بهذه التعليقات في رسالة بريد إلكتروني واحدة يتم إرسالها إلى مكتب المساعدة. تعالج هذه الطريقة المشكلة الأساسية المتمثلة في كثرة رسائل البريد الإلكتروني مع ضمان بقاء مكتب المساعدة على علم بتعليقات المستخدمين واستفساراتهم. علاوة على ذلك، يتيح استخدام البطاقات التكيفية الديناميكية في البريد الإلكتروني عرضًا أكثر تنظيمًا وتفاعلية للمعلومات، مما يسهل على موظفي مكتب المساعدة تحديد الأولويات ومعالجة التذاكر بكفاءة.

الأسئلة المتداولة حول اتصالات إصدار التذاكر في SharePoint

1. سؤال: هل يمكن لـ SharePoint Online إرسال إعلامات لكل تعليق جديد؟
2. إجابة: لا يدعم SharePoint Online بشكل أساسي إرسال إعلامات للتعليقات دون إشارات. تعتبر الحلول المخصصة مثل تدفقات Power Automate ضرورية.
3. سؤال: كيف يمكنني تقليل عدد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات من SharePoint؟
4. إجابة: قم بتجميع التعليقات وإرسال رسالة بريد إلكتروني ملخصة على فترات زمنية منتظمة باستخدام Power Automate لتقليل فوضى البريد الإلكتروني.
5. سؤال: ما هو دور Power Automate في نظام التذاكر SharePoint؟
6. إجابة: يمكن لـ Power Automate أتمتة المهام مثل تجميع التعليقات وإرسال الإشعارات، والتي لا يدعمها SharePoint أصلاً.
7. سؤال: هل يمكن استخدام البطاقات التكيفية في رسائل البريد الإلكتروني المرسلة بواسطة Power Automate؟
8. إجابة: نعم، يمكن تضمين البطاقات التكيفية في رسائل البريد الإلكتروني لتقديم المعلومات بشكل ديناميكي وتفاعلي، مما يعزز سهولة القراءة ومشاركة المستخدم.
9. سؤال: كم مرة يجب أن يقوم تدفق Power Automate بالتحقق من التعليقات الجديدة؟
10. إجابة: يمكن أن يختلف التكرار بناءً على الاحتياجات، ولكن كل 15 دقيقة هي فترة زمنية مشتركة لضمان الإشعارات في الوقت المناسب دون إرباك مكتب المساعدة.

تبسيط اتصالات SharePoint

تؤكد رحلة تكامل SharePoint Online مع Power Automate لإصدار تذاكر مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات على التقدم المحوري في إدارة التعليقات والاستفسارات التي يرسلها المستخدمون. ويشير هذا التكامل إلى مستقبل حيث تقوم الأتمتة بسد الفجوات في قدرات البرمجيات المحلية، مما يوضح قفزة كبيرة نحو الكفاءة التشغيلية. من خلال دمج إشعارات التعليقات في بريد إلكتروني فردي وشامل، فإننا نخفف من مخاطر الضغط الهائل على موظفي مكتب المساعدة ونضمن معالجة استفسارات المستخدم في الوقت المناسب. ولا يجسد هذا النهج الابتكار في الاستفادة من الأدوات الموجودة لحل المشكلات المعقدة فحسب، بل يسلط الضوء أيضًا على أهمية التكيف المستمر في استخدام التكنولوجيا. وبينما تسعى المؤسسات لتحقيق الكفاءة، فإن هذه الحلول المخصصة تجسد كيف يمكن للمرونة والإبداع التغلب على القيود، مما يمهد الطريق لتعزيز التواصل والإنتاجية داخل مساحات العمل الرقمية.